Перенос отпуска в зуп 8.3. Оформление в «1С» отпуска в связи с болезнью. Регистрация и отпуска

В 1С 8.3 Бухгалтерия есть два варианта оформления больничного и отпуска в зависимости от настроек программы:

• Вручную – документом Начисление зарплаты;
• Автоматически – документами Отпуск и Больничный.

Выбор варианта начисления устанавливается в Настройках зарплаты из пункта Зарплата и кадры.

В настройках необходимо установить флаг Вести учёт больничных, отпусков и исполнительных документов , если предполагается автоматический учёт в 1С 8.3 и убрать флаг – если учитывается вручную:

Рассмотрим на примере:

Предположим, Иванов Иван Иванович отправляется в отпуск с 05.06.2016г. до 20.06.2016г., однако в период с 10.06.2016г. по 18.06.2016г. сотрудник болел. После выхода сотрудник предоставил больничный лист.

Автоматический учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия

Автоматический учёт в 1С 8.3 возможен при условии:

• Ведения в базе только небольших организаций до 60 сотрудников;
• График по пятидневке с совпадением с производственным календарём;
• Основное начисление – оклад.

Шаг 1. Расчёт отпуска

При автоматическом учёте в 1С 8.3 необходимо оформить документ Отпуск из раздела Зарплата и кадры, выбрав пункт Все начисления и при создании выбрать Отпуск:

В документе необходимо отразить период отпуска и основание, а также за который период предоставляется отпуск. Более подробный расчёт начисления отображается на вкладке Начисления:

Если требуется корректировка среднего заработка или НДФЛ, то можно воспользоваться редактированием данных полей сразу из документа с помощью кнопки Редактирование:

Важно! Если в базе 1С 8.3 не отражены данные для расчёта среднего заработка, то все данные по заработной плате можно занести в разделе Средний заработок. Но необходимо помнить, что при создании нового документа нужно заново занести эти данные или создать документ копированием:

Данный документ формирует типовые проводки по начислению отпуска и отражению НДФЛ:

После предоставления больничного листа, в зависимости от периода отпуска, переходит на следующий период или нет – необходимо:

• Создать сторно отпуска.

Шаг 2. Корректировка старого документа Отпуск

Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ отпуска и откорректировать даты отпуска:

Шаг 3. Сторнирование отпуска

Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо ввести документ Отпуск на период фактического отпуска.

Важно! В дате выплаты необходимо установить дату выплаты прошлого отпуска:

• В документе заполняем период болезни, а также другие данные больничного листа;
• В документе Больничный лист, как и в документе Отпуск можно откорректировать данные НДФЛ и среднего заработка, воспользовавшись кнопкой Редактирования:

Важно! Документ Больничный лист в 1С 8.3 Бухгалтерия формирует только проводки по начислению больничного и не делает сторнирующие проводки, поэтому для исключения пересечения периодов больничного и отпуска нужно или откорректировать документ Отпуск или сделать по нему сторно вручную:

Шаг 5. Контроль НДФЛ и начислений

В итоге проверить начисления можно в расчётном листке, а также НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ. Все эти отчёты в 1С 8.3 Бухгалтерия можно посмотреть из документа Начисление зарплаты или выбрав аналогичные ссылки в Отчётах по зарплате в разделе Зарплата и кадры.

Проверим начисления в расчетном листке:

Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:

Если по окончанию сумма удержанного налога превышает сумму исчисленного, то необходимо создать документ Возврат НДФЛ.

Ручной учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия

При ручном учёте больничных и отпусков в 1С 8.3 все начисления производятся в документе Начисление зарплаты и рассчитываются вручную.

Для этого необходимо создать или проверить начисления:

• Оплата основного ежегодного отпуска:

• Оплата больничного листа за счёт работодателя:

• Оплата больничного листа за счёт ФСС:

Шаг 1. Расчёт отпуска

Создаём документ Начисления зарплаты для отражения отпуска из раздела Зарплата и кадры – далее Все начисления:

• В документе подбираем сотрудника и редактируем вручную закладку Начисления;
• В начислениях необходимо выбрать Оплата ежегодного отпуска и установить количество дней отпуска;
• Сумма начисленного отпуска рассчитывается вручную;
• НДФЛ и взносы рассчитываются автоматически по введённой сумме:

Важно! Если оплата отпуска производится не в конце месяца, то необходимо откорректировать дату получения дохода на закладке НДФЛ. Для этого нужно поставить галочку Корректировать НДФЛ:

Проверим начисления в расчетном листке:

Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:

В зависимости от периода отпуска – переходит на следующий период или нет, необходимо:

• Откорректировать старый документ;
• Создать сторно начисления зарплаты (отпуска).

Шаг 2. Корректировка старого документа Начисление зарплаты

Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ Начисление зарплаты и откорректировать дни и сумму отпускных:

Шаг 3. Сторнирование отпуска

Если был переход отпуска на следующий период или была выплата отпускных заранее, то необходимо создать сторнирующие проводки документом Операция, введённая вручную с видом операции Сторно документа из раздела Операции.

При этом сторнируются не только проводки, но и движения по всем регистрам:

Шаг 4. Отражение больничного листа во время отпуска

Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо также отразить все начисления по отпуску:

На вкладке НДФЛ необходимо откорректировать даты получения дохода по прошлому отпуску:

Отражение больничного производится также документом Начисление заработной платы:

Для отражения в регламентированных отчётах больничного необходимо зарегистрировать документ Операция учёта взносов в разделе Зарплата и кадры:

Блог компании 1С GOODWILL

Нередко случается так, что сотрудник заболевает во время отпуска. Предприятие, в соответствии с трудовым кодексом и если сотрудник предоставил больничный лист, обязано перенести ему отпуск на другой срок или продлить его.

Важно! Отпуск продлевается или переносится только в случае заболевания самого сотрудника. В случае ухода за ребенком во время отпуска, отпуск не переносится и не продлевается.

Рассмотрим пошаговые действия, которые необходимо произвести в 1С ЗУП 8.3 при заболевании сотрудника организации во время отпуска.

Предположим, что сотрудник взял отпуск на 14 дней в период с 06.10.2015 по 19.10.2015 г.

Создадим документ начисления отпускных в 1С ЗУП:

Как видим из рисунка, работнику в начислено отпускных 66 512,57 руб.

Когда отпуск сотрудника заканчивается, он идет к расчетчику зарплаты и на основании больничного листа просит продлить ему отпуск на количество дней болезни.

У бухгалтера по расчету заработной платы возникает два варианта расчета. Это зависит, от того, каким периодом проводится расчет и учет больничного листа. Рассмотрим оба случая.

Когда больничный учитывается следующим месяцем

Создадим документ начисления больничного за ноябрь 2015 г. Программа сделает перерасчет за прошлый период:

То же самое, но более развернуто, по каждому из периодов, мы увидим на последней закладке:

Таким образом, программа 1С ЗУП больничным листом вытеснила (сторнировала) начисление отпуска.

Однако программа не продлит автоматически отпуск сотруднику, так как не известно, хочет ли он этого, или хочет взять отпуск в другое время.

Допустим, что сотрудник все же решил продлить себе отпуск.

Заходим в ранее созданный документ начисления отпускных. Если период уже закрыт и все выплаты произведены (напомню, что закрытие периода делается оформлением и проведением документа «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете«), то просто так документ исправить нельзя. Сначала нужно убрать (сторнировать) результаты его проведения, и создать новый документ в еще не закрытом месяце.

Для этой операции, при открытии документа, появляется кнопка «Исправить» и соответствующая предупреждающая надпись:

После нажатия ссылки «Исправить», будет создан новый документ начисления отпуска с теми же данными, но месяц расчета будет выбран уже другой. В нашем случае это ноябрь. Увеличим работнику отпуск на 7 дней болезни и система произведет перерасчет:

При этом новый, исправленный документ внизу содержит ссылку на старый документ, который уже никак не влияет на данные в базе данных. Старый документ можно только посмотреть, исправить его уже нельзя.

Когда больничный лист учитывается тем же периодом, что и начисление отпуска

Создадим документ начисления больничных, выбрав расчетный месяц октябрь. Произойдет расчет и начисление больничных без вытеснения отпускных:

Но ведь по сути это не правильно. Следует произвести пересчет документа «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете»:

Здесь мы видим, что отпуск пересчитался, и добавились строки с начислением больничных.

Запись 1С ЗУП 8.3: как продлить отпуск, если во время отпуска был больничный? впервые появилась Блог компании 1С GOODWILL.

В отпуске человек заболевает – хотя и неприятное, но вполне обыденное явление, для которого в ТК РФ есть соответствующий пункт, разъясняющий права и обязанности работника в этой ситуации. Предоставив больничный и, тем самым, подтвердив свое положение, работающий может дополнить отпуск сроком, проведенным на больничном, или такое же количество дней взять в другие даты. На практике, чаще всего, для соблюдения корпоративной этики подобные действия будут осуществляться не только исходя из интересов работающего, но и его руководства, то есть исходя из принятого в компании графика.

В этой статье мы рассмотрим на примере, что надо сделать в 1С ЗУП 8.3 для отображения описанной ситуации.

Бабочкин Б.Б. уходит в отпуск с 15 по 28 октября 2018 года. Бухгалтер рассчитывает его отпускные и выплачивает 8 октября 2018 года, соответственно, месяцем начисления отпуска в ЗУП становится октябрь 2018 года.

Во время этого Бабочкин Б.Б. простужается, обращается к врачу и 6 ноября 2018 предоставляет больничный сроком с 26 октября по 2 ноября 2018. Бухгалтер сталкивается с тем, что три дня Бабочкин Б.Б. находился на больничном в отпуске.

Бухгалтер вводит предоставленное подтверждение в 1С ЗУП 8.3 и получает сообщение, что Бабочкину Б.Б. был оформлен отпуск на совпадающие с больничным листом даты.

Когда периоды начислений для обоих событий совпадают (оба они проведены октябрем 2018 г.), в больничном листе мы видим только сумму начислений по этому листу. Начисления за отпуск здесь не сторнируются и без дополнительных манипуляций со стороны бухгалтера сотруднику будут оплачено и то, и другое за один и тот же период. Чтобы избежать этой ситуации и дать Бабочкину Б.Б. возможность на законном основании отгулять свои дни, посмотрим, как внести исправление в документ, оформленный в первую очередь, то есть в «Отпуск».

Приняв подтверждение от Бабочкина Б.Б. о том, что он будучи в отпуске заболел, бухгалтерия запрашивает у него заявление на перенос или продление в соответствии с ТК и внести эти данные, используя «Исправить» в изначальном, отпускном документе. Отметим, что перенести или продлить отпуск работающий может, когда болел непосредственно он сам, а уход за членами семьи таких возможностей не дает.

В исправленном документе отпуск будет рассчитан только за дни, в которые Бабочкин Б.Б. не болел официально. В нашем примере – за 11 дней при условии, что он еще не решил, на какие даты перенесет три дня.

Если Бабочкин Б.Б. продлевает прерванный болезнью отдых, бухгалтер в исправлении указывает новый срок окончания отдыха, и дни «Основного отпуска» будут посчитаны как все календарные между датами начала и окончания, однако на вкладе «Начислено (подробно)» будут оплачены дни за вычетом трех дней больничного.

Если расчетный период успели закрыть

Когда расчетный период (октябрь 2018 г.) уже закрыт, а больничный проведен в ноябре 2018 года, программа сторнирует начисление отпуска за пересекающийся с больничным период на вкладке «Пересчет прошлого периода», отнимая сумму за три дня, которые Бабочкин Б.Б. проболел в отпуске.

Если исправление отпуска будет проведено в периоде (ноябрь 2018 г.), не совпадающим с периодом его начисления (октябрь 2018 г.), в документе появится вкладка «Пересчет прошлого периода», где начисление отпуска будет отсторнировано за дни отпуска, не пересекающиеся с днями больничного.

Важно подчеркнуть необходимость создания исправленного отпускного документа, даже когда решение о переносе еще не принято, а излишние начисления уже отсторнированы в «Больничном», так как в личную карточку сотрудника Т2 отпуска попадают из документа «Отпуск», а без исправленного документа данные об отпуске будут отражены неверно.

На данном примере мы убедились: чтобы отразить больничный во время отпуска, в специализированной кадровой программе 1С ЗУП 8.3 имеются все инструменты, и результат будет полностью соответствовать действующему законодательству, поддерживая правильность и «прозрачность» учета.

Материал актуален для слушателей курсов профессиональной переподготовки по направлениям:

Работник взяла в отпуск на 2 недели – четырнадцать дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), и во время отпуска заболела. В поликлинике ей выдали больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней, из которых 4 дня захватили отпуск).

Разбираем ситуацию:

Статья 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.) указывает, что работник может выбрать что-то одно из двух вариантов:

• продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
• выйти на работу по графику (через 14 дней), а дни по больничному перенести на другой период.

Во всех этих случаях работник должен предоставить в бухгалтерию или в кадровую службу лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный оплачиваются отдельно. Сам работник должен известить работодателя о болезни, сообщив о дальнейшем варианте оформления этих больничных: перенести или продлить отпускные дни.

Продление отпуска из-за больничных

Здесь бухгалтерам не нужно пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Продлевая отпуск в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, регистрируем невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился.

• Открываем кадровый документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)»из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников».
• В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

При выходе на работу пятого июня, предоставив больничный лист, начисляем пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует (исправляет) зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

После этого исправляем исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности.

Конец отпуска у работника выпадает на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Отпуск в мае, больничный в июне

Обратите внимание, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только тогда, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а вот больничный уже отражается в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Перенос отпуска на другой период с перерасчётом отпускных

Дни отпуска, которые совпали болезнью переносятся на другой период. Здесь необходим перерасчет отпускных. Например, сотрудница решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. Перерасчет отпуска необходим, так как отпускные дни разрываются, где меняются расчетные периоды.

В «1С: Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при оформлении данного случая предусматривает почти такие же действия, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно:

• сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист».
• Исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не нужно, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Начисление дней отпуска будет происходить в будущем периоде, соответственно в отдельном документе «Отпуск».

Переплата отпускных

Количество отпускных дней и сумма отпускных при пересчете уменьшились, следовательно, есть переплата денежных средств данному работнику. Ее можно удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Внимание! Бухгалтеры, руководители организаций могут посетить бесплатный образовательный вебинар по теме " Налоговая оптимизация". Мероприятие пройдет 3 августа 2018 года. Начало 13-00 по московскому времени. Семинар проведет Шестакова Екатерина Владимировна (кандидат юридических наук).

О чем семинар?

Слушатели узнают о практике использования законных способов налоговой оптимизации. Вы узнаете, на чем попадаются "оптимизаторы" в налоговой службе. Значение темы семинара особенно актуально на фоне повышения НДС. На семинаре слушатели рассмотрят такие темы, как:

• Налоговое планирование в организации и понятие налоговых рисков.
• Методические вопросы учетной политики для целей налогообложения.
• Учетная политика для целей налогообложения.
• Отраслевые схемы налоговой оптимизации.

Участие в вебинаре бесплатное. Количество мест ограничено. Подробности и форма заявки на странице мероприятия: .

Продление отпуска в связи с болезнью в программе "1С:Зарплата и управление персоналом 8" (редакция 3)

Пример

Сотруднику ООО «Швейная фабрика» предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 16.05.2016 по 29.05.2016 (14 календарных дней). Находясь в отпуске, сотрудник заболел, временная нетрудоспособность продолжалась с 25.05.2016 по 31.05.2016 (7 календарных дней). Отпуск был продлен на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности, в связи с чем сотрудник вышел на работу 06.06.2016.

Необходимо зарегистрировать в программе продление отпуска сотрудника в связи с болезнью.

Регистрация и начисление очередного ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудника

Согласно условиям нашего примера, сотруднику Крючкову С.М. был предоставлен очередной оплачиваемый отпуск с 16.05.2016 по 29.05.2016 (рис. 1). Регистрация отпуска сотрудника, оформление соответствующего приказа и начисление отпускных производятся с помощью документа Отпуск (раздел Кадры - Отпуска или раздел Зарплата - Отпуска ).

Рис. 1

Регистрация невыхода на работу сотрудника после окончания отпуска

После окончания отпуска Крючков С.М. должен был выйти на работу 30.05.2016, однако, в связи с болезнью на работу не вышел. Регистрация факта отсутствия сотрудника на работе по невыясненной причине выполняется с помощью документа Прогул, неявка (раздел Кадры – Все отсутствия сотрудников - кнопка Создать - Прогул, неявка или раздел Зарплата – Все начисления - кнопка Создать - Прогул, неявка ). В документе установите переключатель в положение Отсутствие по невыясненным причинам (т.к. сотрудник листок нетрудоспособности еще не предоставил) и укажите дату начала и окончания отсутствия сотрудника на работе (для корректного расчета зарплаты за май отсутствие сотрудника нужно зарегистрировать 30.05.2016 и 31.05.2016).

Рис. 2

Обратите внимание , что регистрация факта невыхода на работу по окончании отпуска как отсутствия по невыясненной причине может и не потребоваться. Этот этап является обязательным, когда необходимо рассчитать зарплату за месяц с учетом неявки сотрудника. В нашем примере сотрудник листок нетрудоспособности еще не предоставил, зарегистрировать его временную нетрудоспособность мы не можем. Для того чтобы зарплата сотрудника за период невыхода не начислялась, этот период необходимо зарегистрировать в программе как отсутствие по невыясненной причине.

В нашем примере сотруднику Крючкову С.М. начислена заработная плата за май документом (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов - кнопка Создать - Начисление зарплаты и взносов ) за период с 01.05.2016 по 15.05.2016, т.к. сотрудник находился в отпуске с 16.05.2016 по 29.05.2016, а с 30.05.2016 отсутствовал на работе по невыясненной причине.

Начисление пособия по временной нетрудоспособности

В июне сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, из которого следует, что он болел с 25.05.2016 по 31.05.2016. Начисление пособия по временной нетрудоспособности выполняется с помощью документа Больничный лист (раздел Зарплата – Больничные листы - кнопка Создать или раздел Зарплата – Создать – Больничный лист ) (рис. 3).

При расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаты отпуска и день отсутствия по невыясненной причине, приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются, если начисление по больничному листу производится в следующем по отношению к месяцу начисления отпуска расчетном периоде, как в нашем примере (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, "закрыт") (рис. 3). Если больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, "не закрыт"), то сторнирование не производится. Необходимо только сделать перерасчет ранее введенного документа Отпуск .

Рис. 3

Начисление отпуска (регистрация продления отпуска) сотрудника

Для продления отпуска, когда расчетный период "не закрыт", необходимо зайти в первоначальный документ Отпуск и изменить в нем только дату окончания отпуска, увеличив ее на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (например, отпуск с 23.05.2016 по 29.05.2016, больничный – с 25.05.2016 по 27.05.2016, отпуск продлевается на 3 дня, т.е. с 23.05.2016 по 01.06.2016). После автоматического перерасчета отпуска проведите документ.

В нашем примере отпуск должен быть продлен на 5 дней. Дата окончания отпуска считается со следующего дня окончания больничного и увеличивается на количество дней, совпавших с периодом временной нетрудоспособности (отпуск с 16.05.2016 по 29.05.2016, больничный – с 25.05.2016 по 31.05.2016, отпуск продлевается на 5 дней, т.е. новый период отпуска - с 16.05.2016 по 05.06.2016).

Т.к. в нашем примере расчетный период "закрыт", то для продления отпуска необходимо зайти в первоначальный документ Отпуск и сделать исправление документа, нажав на ссылку Исправить . В документе - исправлении необходимо установить текущий период – июнь 2016 г. (согласно нашему примеру) и изменить дату окончания отпуска. В этом случае средний заработок для оплаты продления отпуска будет такой же, как и для оплаты основной части отпуска (за период с 16.05.2016 по 29.05.2016). Сумма начисленных отпускных в документе будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска, т.е. 43 003,38 руб. (т.к. ранее начисленный отпуск был сторнирован при расчете больничного листа в сумме 15 358,35 руб. за период 25.05.2016 по 29.05.2016 и в исправленном документе Отпуск в сумме 27 645,03 руб. за период с 16.05.2016 по 24.05.2016 (рис. 4). После автоматического перерасчета отпуска проведите документ.

Рис. 4

Если же принято решение не о продлении, а о переносе отпуска на другой период, то ясно, что это период нового отпуска, и для этого требуется ввод нового документа Отпуск .