Отчет агента по приобретению товара. Отчет агента по агентскому договору. Приложение

4. ПОРЯДОК ИСПОЛНЕНИЯ АГЕНТСКОГО ДОГОВОРА

Статьи 992, 1000, 1001, 1008, 1010 ГК РФ

Порядок исполнения агентского договора – это последовательность действий агента и принципала, направленных на исполнение ими своих обязательств по агентскому договору.

Исполняя агентский договор, агент должен совершить все порученные ему юридические и фактические действия и при необходимости передать все полученное в результате этого принципалу. Также он обязан подготовить отчет о совершенных действиях и направить его принципалу (п. 1 ст. 1008 ГК РФ). Кроме того, агент должен представить доказательства понесенных расходов, если в договоре не предусмотрено иное (п. 2 ст. 1008 ГК РФ).

Принципал должен принять переданное агентом, рассмотреть отчет и принять его или сообщить об имеющихся возражениях (п. 3 ст. 1008 ГК РФ).

Согласование порядка исполнения агентского договора

Для надлежащего согласования данного условия необходимо:

– установить порядок принятия исполненного принципалом;

– предусмотреть содержание отчета агента, способы и сроки его направления принципалу;

– определить порядок и срок рассмотрения принципалом отчета агента;

– установить, какими доказательствами должны подтверждаться расходы агента.

Если порядок исполнения агентского договора не определен

В этом случае агент должен совершить все юридические и фактические действия в соответствии с поручением принципала, обычаями делового оборота и обычно предъявляемыми требованиями (ст. 309 ГК РФ). По мере исполнения договора или по окончании исполнения агент обязан представить отчет (п. 1 ст. 1008 ГК РФ). Принципал должен рассмотреть его и принять или сообщить о своих возражениях (п. 3 ст. 1008 ГК РФ).

4.1. ПОРЯДОК ПРИНЯТИЯ ПРИНЦИПАЛОМ ИСПОЛНЕННОГО ПО ДОГОВОРУ

В гл. 52 ГК РФ не предусмотрен порядок принятия принципалом исполненного по договору. Обязанность принять исполненное установлена для доверителя по договору поручения (п. 3 ст. 975 ГК РФ) и для комитента по договору комиссии (ст. 1000 ГК РФ). Поскольку к агентскому договору в зависимости от того, действует агент от имени принципала или от своего имени, применяются соответственно правила о договоре поручения или о договоре комиссии (п. 1 ст. 1005, ст. 1011 ГК РФ), можно сделать вывод, что обязанность принять исполненное имеет и принципал по агентскому договору. Однако в силу особенностей выполняемых агентом действий принятие исполненного может оказаться затруднительным (например, если агенту поручено провести переговоры), поэтому представляется, что применение норм о поручении или комиссии в этом случае противоречит существу договора, что недопустимо в силу ст. 1011 ГК РФ.

Подробнее о принятии доверителем исполненного по договору поручения см. п. 5.1 Рекомендаций по заключению договора поручения, о принятии комитентом исполненного по договору комиссии – п. 4.4 Рекомендаций по заключению договора комиссии.

Для определения порядка принятия принципалом исполненного в агентском договоре рекомендуется определить:

– сроки принятия исполненного;

– порядок проверки исполненного.

4.1.1. Срок принятия исполненного

В договоре рекомендуется установить срок, в течение которого агент должен передать принципалу все полученное им в результате исполнения агентского договора. Оптимальным способом согласования срока в данном случае является указание периода времени, в течение которого он должен это сделать.

——————————–

Пример формулировки условия:

“Агент обязан передать принципалу полученные по совершенным им сделкам денежные средства в течение ___ рабочих дней с момента их поступления на расчетный счет агента”.

Агент обязан передать принципалу все полученное в результате исполнения агентского договора в течение ____ дней с момента окончания срока выполнения поручения, установленного настоящим договором”.

——————————–

Если срок передачи принципалу исполненного по агентскому договору не согласован

Агент, действующий от имени принципала, обязан будет без промедления передать все полученное в результате исполнения агентского договора (абз. 4 ст. 974, ст. 1011 ГК РФ).

Если агент действует от своего имени, то обязанность передать комитенту все исполненное возникает у него непосредственно в момент получения и подлежит исполнению в разумный срок (п. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.11.2004 N 85 “Обзор практики разрешения споров по договору комиссии”, ст. 1011 ГК РФ).

4.1.2. Порядок проверки переданного принципалу агентом

В договоре следует согласовать, каким образом принципал будет проверять переданные ему имущество, документы, а также в какой срок должна быть проведена проверка. Стороны свободны при определении этого порядка (ст. 421 ГК РФ), однако рекомендуется устанавливать его исходя из особенностей поручения, выданного агенту. Так, если агент заключает договоры купли-продажи на стороне покупателя и обязан передавать принципалу приобретенный товар, то могут быть применены правила об осмотре товара и его приемке по количеству и качеству, предусмотренные для договора поставки (ст. 513 ГК РФ).

Подробнее о приемке товара по договору поставки см. п. 9 “Порядок приемки товара” Рекомендаций по заключению договора поставки.

——————————–

Пример формулировки условия:

“Принимая товар, переданный агентом, принципал обязан осмотреть его и принять по количеству и качеству”.

——————————–

Если агент заключает сделку, по которой другая сторона несет перед ним денежные обязательства и агент обязан перечислять полученное принципалу, стороны агентского договора могут установить, что они с определенной периодичностью подписывают акт сверки, где отражается факт перечисления денежных средств.

——————————–

Пример формулировки условия:

“Для проверки действий агента по перечислению денежных средств, полученных от контрагентов, принципал и агент ежемесячно составляют акт сверки расчетов, который подписывается лицами, уполномоченными действовать от их имени”.

——————————–

Если в обязанности агента входят получение или подготовка документов, в договоре рекомендуется предусмотреть срок, в течение которого принципал сможет ознакомиться с ними и проверить на соответствие требованиям закона и договора.

——————————–

“Агент обязан передать принципалу документы в течение 2 рабочих дней после их составления или получения от третьих лиц. Принципал обязан проверить полученные документы на соответствие условиям договора в течение 3 рабочих дней после получения”.

——————————–

Если порядок проверки исполненного принципалом не согласован

Принципал обязан будет принять и проверить исполненное в соответствии с требованиями закона, обычаями делового оборота и обычно предъявляемыми требованиями (ст. 309 ГК РФ).

4.2. ОТЧЕТ АГЕНТА

Отчет агента – это документ, в котором агент сообщает принципалу о совершенных во исполнение договора агентирования фактических и юридических действиях.

Согласование условий о представлении отчета агентом

Обязанность представлять отчет предусмотрена ст. 1008 ГК РФ, однако в данной норме нет положений о его содержании и способах направления принципалу. В силу п. 1 ст. 1008, ст. 421 ГК РФ стороны могут сами определить сроки направления отчета и его содержание.

– форму отчета, порядок его составления и подписания;

– порядок и срок направления отчета принципалу;

– порядок заявления принципалом возражений на отчет.

Внимание! Если агент по поручению принципала совершает сделки от своего имени, он наряду с отчетом обязан представить документы, подтверждающие факт совершения сделок. В противном случае принципал будет вправе требовать от агента возмещения рыночной стоимости всех переданных ему товаров. Соответствующая позиция была выработана судами применительно к обязанности комиссионера отчитаться перед комитентом о совершенных сделках. Однако она применима и к агентскому договору, так как нормы о договоре комиссии применяются к агентскому договору, по которому агент действует от своего имени, если это не противоречит нормам об агентском договоре или его существу (п. 1 ст. 1005, ст. 1011 ГК РФ).

Если условие о представлении отчета не согласовано

Агент будет обязан представить отчет (п. 1 ст. 1008 ГК РФ), форму, содержание и способ направления которого сможет выбрать самостоятельно. Отсутствие в договоре условия об отчете не освобождает агента от его представления, так как данная обязанность предусмотрена законом (ст. 1008 ГК РФ).

4.2.1. Форма отчета агента и порядок его подписания

Форма отчета агента в законе не определена.

Тем не менее сторонам во избежание возможных споров, связанных с отказом принципала принять отчет, рекомендуется установить в договоре, что он составляется в письменной форме и подписывается лицом, уполномоченным действовать от имени агента.

——————————–

Пример формулировки условия:

“После исполнения поручения агент составляет отчет. Отчет составляется в письменной форме и подписывается лицом, уполномоченным действовать от имени агента”.

——————————–

Отчет должен быть подписан единоличным исполнительным органом агента (директором, генеральным директором), который действует от имени юридического лица без доверенности (пп. 1 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью”, абз. 3 п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”), либо физическим лицом (в том числе индивидуальным предпринимателем) от своего имени. Также отчет может быть подписан лицом, уполномоченным на это доверенностью (ст. ст. 182, 185 ГК РФ).

Если форма отчета не согласована

В таком случае агент вправе составить отчет в произвольной форме. Однако ему следует учитывать, что в качестве отчета не могут быть приняты счета-фактуры по заключенным сделкам.

Кроме того, некоторые суды полагают, что представление отчета может быть заменено подписанием сторонами актов выполненных работ. Однако существует и противоположная позиция.

Положения гл. 52 ГК РФ о договоре агентирования не устанавливают требований к содержанию отчета о его выполнении.

Применительно к договору поручения существует судебная практика, согласно которой для того чтобы отчет был признан надлежащим подтверждением выполнения поручения, он должен соответствовать требованиям для первичных учетных документов и содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”. Данная позиция может быть применена и к отчету агента, поскольку нормы о договоре поручения применяются к агентскому договору, если это не противоречит нормам об агентском договоре или его существу (ст. 1011 ГК РФ).

С 1 января 2013 г. Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” утратил силу (ст. 31 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”). В настоящее время обязательные реквизиты первичного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”. К ним относятся:

– название документа (отчет агента о выполнении поручения);

– дата его составления;

– наименование экономического субъекта, составившего документ (наименование или Ф.И.О. агента);

– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни (размер понесенных агентом издержек);

– наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, и его подпись с указанием фамилии, инициалов (то есть лица, подписавшего отчет со стороны агента).

– реквизиты договора, во исполнение которого он составлен (номер, дата);

– наименование принципала;

– фамилию, инициалы, должность и основания полномочий лица, действующего от имени принципала при принятии (утверждении) отчета;

– ОГРН, ИНН, место нахождения сторон агентского договора;

– перечень доказательств, подтверждающих расходы агента.

Подробнее о доказательствах расходов см. п. 4.3.2 настоящего материала.

——————————–

Пример формулировки условия:

“Отчет агента о выполнении поручения должен содержать следующие сведения:

– название: “Отчет о выполнении поручения”;

– дата составления отчета;

– реквизиты настоящего договора (наименование, номер, дата);

– перечень совершенных юридических действий и даты их совершения;

– перечень совершенных фактических действий и даты их совершения;

– издержки, понесенные агентом в связи с исполнением договора;

– перечень документов, подтверждающих расходы агента и прилагаемых к отчету;

– реквизиты агента и принципала (наименование, ОГРН, ИНН, место нахождения);

– должность, фамилия, инициалы и подпись лица, действующего при составлении отчета от имени агента”.

——————————–

Стороны также могут самостоятельно разработать образец отчета, указав в нем, какую информацию должен предоставлять агент. Образец может являться приложением к договору.

——————————–

Пример формулировки условия:

“После выполнения поручения агент направляет принципалу отчет о выполнении поручения, составленный по образцу, согласованному в Приложении N 1, которое является неотъемлемой частью настоящего договора”.

——————————–

Если требования к содержанию отчета не согласованы

В таком случае агент вправе направить принципалу отчет произвольного содержания. Однако он в любом случае должен содержать сведения о конкретных действиях, совершенных агентом, поскольку в противном случае обязанность агента по направлению отчета не будет считаться исполненной.

Сроки направления отчета

Стороны в силу п. 4 ст. 421, п. 1 ст. 1008 ГК РФ вправе определить в договоре сроки направления отчета принципалу. Они могут согласовать, что отчет направляется периодически (каждую неделю, месяц) либо в течение определенного времени после совершения агентом определенных действий.

——————————–

Примеры формулировки условия:

“Агент направляет принципалу отчет ежемесячно. Отчет направляется не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным”.

“Агент направляет принципалу отчет в течение 3 рабочих дней после совершения сделки, порученной ему по настоящему договору”.

——————————–

Если условие о сроках направления отчета не согласовано

Отчет направляется принципалу по мере исполнения договора либо после окончания его действия (п. 1 ст. 1008 ГК РФ).

Способы направления отчета

Стороны в силу ст. 421 ГК РФ могут определить в договоре способ направления отчета принципалу. При этом они вправе выбрать любое средство доставки (по почте, курьером, по электронной почте).

Также стороны вправе определить, по какому адресу направляется отчет. В частности, можно установить, что отчет направляется по адресу, отличному от места нахождения (места жительства) принципала (ст. ст. 20, п. 2 ст. 54 ГК РФ). В этом случае обязанность агента по направлению отчета будет считаться исполненной только тогда, когда отчет будет направлен по указанному в договоре адресу.

——————————–

Пример формулировки условия:

“Агент направляет принципалу копию отчета по следующему электронному адресу: _______. Оригинал отчета агент направляет по адресу: _____________”.

——————————–

Если способ направления отчета не согласован

Агент вправе будет направить отчет любым способом, в том числе по электронной почте. Судебная практика исходит из того, что такое направление отчета может быть доказано распечатками и показаниями свидетелей. Кроме того, факт отправки отчета будет считаться признанным принципалом, если он не оспорит его (ч. 3.1 ст. 70 АПК РФ).

Если отчет направляется по почте или с курьером, надлежащим адресом доставки является место нахождения принципала.

4.2.4. Возражения принципала на отчет агента

В силу п. 4 ст. 421, п. 3 ст. 1008 ГК РФ стороны могут самостоятельно определить сроки рассмотрения отчета принципалом и порядок направления возражений на них.

——————————–

Пример формулировки условия:

“Отчет рассматривается принципалом в течение 10 рабочих дней со дня его получения. Возражения по отчету могут быть направлены агенту почтой или службой курьерской доставки”.

——————————–

Срок рассмотрения отчета начнет течь с момента его получения принципалом (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). При этом согласно абз. 2 п. 1 ст. 165.1 ГК РФ отчет будет считаться полученным, даже если фактически принципал не получит его по причинам, зависящим от него (например, если по адресу, указанному в договоре, будет отсутствовать представитель принципала или принципал не явится в отделение связи для получения корреспонденции).

Стороны, исходя из п. 4 ст. 421, п. 3 ст. 1008 ГК РФ, могут установить срок, по истечении которого отчет при отсутствии возражений принципала считается принятым. С учетом того, что принципал может направить возражения почтой, в результате чего агент получит их только через некоторое время, в интересах агента установить, что отчет считается принятым без возражений, если агент не получил их в согласованный срок.

——————————–

Пример формулировки условия:

“Отчет считается принятым без возражений, если агент не получит их в течение 10 рабочих дней со дня получения отчета принципалом”.

——————————–

При согласовании такого условия принципал должен учитывать время, необходимое для доставки корреспонденции. Соответственно, при определении срока рассмотрения отчета принципал должен убедиться, что его будет достаточно не только для собственно рассмотрения, но и для доставки замечаний агенту. При этом агенту следует иметь в виду, что возражения будут считаться доставленными, даже если фактически он не получит их по зависящим от него причинам (абз. 2 п. 1 ст. 165.1 ГК РФ).

Если срок и порядок направления возражений принципалом не согласованы

Принципал должен будет сообщить агенту о своих возражениях в течение 30 дней со дня получения отчета. Если он не направит возражения в этот срок, отчет будет считаться принятым принципалом (п. 3 ст. 1008 ГК РФ).

4.3. РАСХОДЫ АГЕНТА

В соответствии с п. 1 ст. 1005 ГК РФ агент при исполнении поручения действует за счет принципала. Это означает, что расходы, которые несет агент в связи с исполнением договора, возмещаются принципалом.

Согласование условия о расходах агента

В силу ст. 421 ГК РФ стороны могут определить в договоре:

– какие именно расходы агента возмещаются принципалом, а также (при необходимости) – каков их предельный размер;

– доказательства, которыми должны подтверждаться эти расходы.

Если условие о возмещении принципалом расходов агента не согласовано

Принципал в силу п. 1 ст. 1005 ГК РФ обязан будет возместить все расходы агента, понесенные им в связи с исполнением агентского договора. Для этого агент должен будет представить принципалу доказательства расходов (п. 2 ст. 1008 ГК РФ).

4.3.1. Виды расходов агента и ограничение их размера

Стороны с учетом принципа свободы договора (ст. 421 ГК РФ) могут установить перечень расходов, которые подлежат возмещению принципалом. В случае согласования такого перечня расходы агента, не входящие в него, могут быть признаны принципалом необоснованными и не подлежащими возмещению.

Также стороны могут установить, в каких размерах агент вправе нести те или иные расходы.

——————————–

Пример формулировки условия:

“Принципал возмещает агенту следующие расходы:

1) на проезд сотрудников агента до _________, но не более ____________ рублей в месяц;

2) на проживание сотрудников агента в _________, но не более _________ рублей в месяц;

3) на аренду торговых площадей, но не более _______ рублей в месяц;

4) на хранение товара, но не более _________ рублей в месяц;

——————————–

Если виды и размер расходов, возмещаемых принципалом, не согласованы

Принципал в силу п. 1 ст. 1005 ГК РФ обязан будет возместить агенту все расходы, понесенные им в связи с исполнением агентского договора. Однако если принципал сможет доказать, что расходы агента превышают разумные пределы, суд взыщет их в меньшем размере, чем указано в представленных агентом документах (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.06.2012 по делу N А56-61951/2010 (Определением ВАС РФ от 30.10.2012 N ВАС-13665/12 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора)).

4.3.2. Доказательства расходов агента

В соответствии с п. 2 ст. 1008 ГК РФ агент обязан представить доказательства расходов, если иное не предусмотрено договором. Сторонам рекомендуется предусмотреть в агентском договоре, какими именно доказательствами агент может подтвердить понесенные им расходы.

Как правило, они подтверждаются договором, заключенным агентом в целях обеспечения своей деятельности (например, аренды офиса, перевозки подлежащих продаже товаров), и документами, свидетельствующими о его исполнении (акты приемки выполненных работ, акты оказания услуг, товарные накладные).

——————————–

Пример формулировки условия:

“В подтверждение понесенных расходов агент представляет принципалу договор, заключенный агентом, документ, подтверждающий исполнение договора, и счет-фактуру, направленный агенту”.

——————————–

С учетом диспозитивности п. 2 ст. 1008 ГК РФ стороны могут согласовать в договоре, что доказательства расходов не представляются, а расходы возмещаются в фиксированном размере.

——————————-

Пример формулировки условия:

“Необходимые для выполнения поручения расходы агента стороны определяют в размере ______. Агент не обязан представлять доказательства расходов в этих пределах”.

——————————–

Внимание! Следует учитывать, что агент не обязан уведомлять принципала о необходимости несения расходов. Даже в отсутствие уведомления расходы подлежат возмещению при условии, что они документально подтверждены.

"Налоговый учет для бухгалтера", 2007, N 7

Далеко не все формы документов утверждены в нормативных актах. Некоторые участникам сделок необходимо разрабатывать самостоятельно. Законодатель дает лишь общие рекомендации, а в некоторых случаях и условия по формированию документов, например, о том, какие реквизиты обязательно должны быть указаны в документе. Рассмотрим акт на оказание услуг (акт по приемке-передаче работ).

Акт (от лат. actus - действие) - это:

1. официальный документ, имеющий юридическую силу. В зависимости от того, кем и на каком уровне управления выпускается (принимается) акт, и от его содержания принято различать государственные, ведомственные, нормативные, региональные и другие акты;
2. протокол, фиксирующий определенный факт. Например , акт ревизии, акт о недостаче товара, акт о передаче материальных ценностей.

Законодательством установлена унифицированная форма акта о приемке выполненных работ N КС-2 (утв. Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100). Но эта форма применяется только для учета строительных работ.

Форма акта приема-передачи прочих работ, а также услуг может быть установлена сторонами договора.

Составляем отчет

Для примера рассмотрим документальное оформление работ по посредническим договорам. Именно эти договоры вызывают особо пристальное внимание и наибольшее количество претензий у налоговиков. И это неудивительно, ведь в хозяйственной практике агентский договор является наиболее распространенным посредническим договором, поскольку два других договора - поручения и комиссии - не охватывают всю сферу посреднических услуг.

По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется за вознаграждение совершить по поручению другой стороны (принципала) юридические и иные действия. Сторонами агентского договора являются агент и принципал, которыми могут быть организации, индивидуальные предприниматели и граждане (ст. 1005 ГК РФ).

В соответствии со ст. 1008 Гражданского кодекса в ходе исполнения агентского договора агент обязан представлять принципалу отчеты в порядке и в сроки, которые предусмотрены договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются агентом по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Согласно законодательству принципал, имеющий возражения по отчету агента, должен сообщить о них агенту в течение 30 дней со дня получения отчета, если соглашением сторон не установлен иной срок. В противном случае отчет считается принятым принципалом.

Отчет агента является первичным документом, следовательно, его правильное заполнение гарантирует, что расходы принципала будут оформлены надлежащим образом, поэтому именно принципал заинтересован в правильности оформления акта-отчета.

Однако форма отчета (или Акта приема-передачи затрат) от агента принципалу законодательством не установлена. Поэтому отчет следует составлять (и проверять) в соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Обязательными для отражения в первичных документах являются следующие реквизиты:

а) наименование документа,

б) дата составления документа,

в) наименование организации, от имени которой составлен документ,

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении,

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления,

ж) личные подписи указанных лиц.

Для агента правильное оформление отчета имеет первостепенное значение, поскольку ему важно документально подтвердить все расходы, произведенные им по договору. Приведем для примера образец заполнения отчета агента об исполнении агентского поручения (см. пример 1).

Пример 1 .

Отчет агента об исполнении агентского поручения

г. Москва 1 марта 2007 г.

ООО "Крайгаз", именуемое "Агент", в лице исполнительного директора Мишина А.М., действующего на основании доверенности N 2 от 02.02.2005, представляет, а ОАО "Тургаз", именуемое "Принципал", в лице генерального директора Зайцева Е.К., действующего на основании Устава, принимает настоящий Отчет об исполнении агентского поручения по агентскому договору N 1 от 12.02.2005.

1. Агентом выполнены отдельные функции Заказчика при строительстве объекта газификации по адресу г. Москва, ул. Академика Жукова, д. 6 в соответствии с инвестиционным договором N 435 от 10.01.2005.

Копии договоров и актов выполненных работ прилагаются в количестве 150 с.

Всего по форме КС-3 стоимость выполненных генподрядчиком работ по инвестиционному договору N 435 от 10.01.2005 составила 590 млн руб., в т.ч. НДС - 90 млн руб.

Вознаграждение Агента составило 11,80 млн руб. (2%), в т.ч. НДС - 1,8 млн руб.

1. Затраты, произведенные Агентом и подлежащие возмещению (возмещенные) Принципалом, составили:

Всего произведено затрат на сумму 354 000 руб., в т.ч. НДС - 18 000 руб. Прилагаются копии:

1. договоров в количестве - 2,
2. накладных в количестве - 0,
3. актов выполненных работ в количестве - 1,
4. счетов-фактур в количестве - 1,
5. счетов - 1,
6. сопроводительных писем - 2.

Агент:
Исполнительный директор: Мишин А.М. Мишин
М.П. Печать
ООО "Крайгаз"

Как устранить ошибки в отчете?

Для принципала не менее важно, чтобы этот документ был оформлен правильно. Если вы (принципал) при проверке правильности составления отчета обнаружили какие-либо недочеты в его заполнении, то рекомендуем не принимать неверно заполненный документ. Самостоятельно корректировать чужой документ вы также не имеете права! Об этом сказано в п. 5 ст. 9 Закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Что делать в такой ситуации? На сегодня имеются два варианта выхода из сложившейся ситуации:

1. исправления можно внести, но только после согласования с участником хозяйственной операции (агентом). Однако это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документ (отчет), с указанием даты внесения исправлений;
2. можно заполнить протокол возражений на отчет агента. Тогда агент, исправив недочеты, представит вам новый, но уже верно оформленный документ (см. пример 2).

Пример 2 .

Протокол возражений на Отчет агента N 1 от 15 апреля 2007 г.

г. Москва 15 апреля 2007 г.

ОАО "Мишель", именуемое "Принципал", в лице директора Зарубина С.А., действующего на основании Устава, доводит до сведения, что представленный 1 марта 2007 г. ОАО "Крейзи" ("Агент") Отчет об исполнении агентского поручения по агентскому договору N 1 от 12.07.2006 содержит следующие недоработки в оформлении:

<1> В отличие от счета-фактуры, в акте обязательно следует указать должность лица, подписывающего документ. В счете-фактуре лицо, визирующее документ, всегда именуется одинаково - "руководитель".

На основании вышеизложенного ваш Отчет от 1 марта 2007 г. не принимается. Просим внести соответствующие исправления в Отчет и первичные документы, прилагаемые к Отчету.

Директор ("Агент"): Зарубин С.А. Зарубин
М.П. Печать
ООО "Мишель"

И.А.Киселева

Руководитель налоговой практики

На данной странице вы можете скачать актуальную форму/образец отчета агента по агентскому договору и узнать его особенности.

Агентский отчет или отчет агента по агентскому договору является документом, сопровождающим любую сделку по или договору, построенному на основе агентского (например, ). Стоит сразу отметить, что составление отчета комиссионера к проводится по тем же требованиям, что и оформление агентского отчета. Агентский отчет относится к типу посреднических отчетов.

Для чего нужен отчет агента по агентскому договору

Такой документ содержит подробное описание посредником того, куда были направлены денежные средства, выданные ему заказчиком. Либо в нем возможно отражение расходов, лично понесенных агентом в процессе исполнения заданного ему поручения (потом эти суммы возмещаются заказчиком). Также отчет должен конкретно содержать указание на определенную сумму вознаграждения, которую заказчик должен выплатить агенту.

Если Вы заказали оказание посреднической услуги, Вам будет необходим такой отчет для правильного отражения в налоговом учете всех выплаченных агенту денежных сумм. При утверждении данного документа необходимо сразу включать в расходы и агентское вознаграждение.

Как часто необходимо оформлять такой отчет?

Агентский договор с самого начала должен содержать письменное указание на то, как часто агент будет представлять отчеты (согласно статье 1008 Гражданского кодекса РФ). Решение этого вопроса осуществляется по соглашению сторон. Например, может быть месяц или квартал.

Стоит обратить внимание на то, какая система налогообложения применяется каждым из участников заключенного договора. Если не будет отчета – будет невозможен расчет налогов и авансовых платежей.

Немаловажное значение имеет и такой фактор, как частота выполнения агентом порученных заказчиком действий. Если заключенный договор содержит многочисленные операции, составление отчета может стать еженедельной обязанностью. Или даже ежедневной. Здесь все зависит от того, какое соглашение устроит обе стороны.

Если договор не содержит указаний на срок сдачи агентского отчета , то в этом случае необходимо оформление договора согласно статье 1008 Гражданского кодекса РФ. То есть по мере того, как поручение будет исполняться – например, если это партийная закупка товара. Либо после того, как завершится контракт.

Что обязательно должен содержать агентский отчет?

Унифицированная форма агентского отчета отсутствует. Поэтому возможна самостоятельная разработка бланка документа (если необходимо – то с согласия контрагента). Лучше всего это сделать на том этапе, когда будет заключаться договор, а после просто приложить к договору уже готовый отчетный бланк. Таким образом, можно избежать разногласий с другой стороной.

Так как агентский отчет является первичным документом, он должен обладать обязательными реквизитами. Их полный перечень содержит пункт 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В конце документа должны стоять подписи обеих сторон. Подписи должны быть расшифрованы.

В агентском отчете должно быть указано, сколько составляет агентское вознаграждение (и за какие конкретно правовые действия оно будет выплачено принципалом). При этом должны быть указания на договора и иные виды первичных документов, в соответствии с которыми агентом и выполнялось поручение. К примеру, если агентом проводилась закупка товаров для принципала, то необходимо указание реквизитов договора поставки, а также даты и номера товарной накладной.

Агентский отчет может содержать и другую информацию. Все зависит от того, какая сделка заключается. Если на агента возлагается обязанность по продаже товаров или услуг, то отчет должен содержать отражение суммы, полученной от клиентов-покупателей. Если же агент закупает товары, то обозначается сумма истраченных средств. Эти сведения и являются основанием для возмещения принципалом посреднику расходов (согласно ст.1001, 1011 ГК РФ).

Какие документы прикладывают к агентскому отчету?

Доказательство агентских расходов – это копии документов (тех, на которые он ссылается в своем отчете).

Стоит отметить, что условие об обязательном представлении агентом таких документов лучше прописывать при заключении агентского договора.

Исправление ошибок в отчете

И агенту, и принципалу необходимо правильное оформление отчета. У заказчика есть право не принять документ в случае обнаружения в нем каких-либо недочетов. В таком случае им должен быть составлен протокол возражений на агентский отчет, с указанием подробного перечня ошибок.

Если в течение месяца агенту не поступят возражения от принципала, считается, что отчет принят (по гражданскому законодательству). Правило является общим и действует по умолчанию. Но, возможно и установление другого срока по соглашению сторон.

При поступлении протокола возражений в отведенный срок, агент должен переделать свой отчет заново. Либо возможен вариант с внесением изменений в оба экземпляра. Далее они заверяются обеими сторонами. Также необходима фиксация даты внесения правок.

Скачать отчет агента по агентскому договору

Скачать образец агентского отчета (с физическим лицом) (в формате Doc, редактируется в Word)

На сайте всегда актуальны.
Внимание! Если заметили ошибку или неактуальность документа, сообщите в комментариях.

Статья раскроет основные моменты, связанные с отчетом агента принципалу. Что это за документ, как правильно его составить и заполнить – далее.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

После выполнения услуги, которую заказал принципал, агент должен составить заказчику отчет. Без него работу могут не оплатить. Как составить документ?

Основные аспекты

Отчет агент составляет в том случае, если стороны заключили агентский договор. Отчет считается учетной документацией, поэтому составлять его необходимо строго по правилам.

Размер оплаты бывает таким:

• проценты от объема реализуемого товара;
• процент от стоимости приобретенной недвижимости;
• конкретная сумма – выплачивается 1 раз или в конкретный период;
• прочие варианты, согласованные сторонами.

Агентское соглашение не разрешено использовать в некоторых сферах деятельности – в торговле продуктами питания и в сфере газо- и энергоснабжения.

Отчет включает в себя 2 части:

Отчет является важным документом.

Определения

Назначение документа

Агентское соглашение применяют тогда, когда нужно передать полномочия третьим лицам, которые как посредники будут выполнять конкретные действия.

Отчет понадобится агенту для составления юридически правильно оформленного документа, который позволит избежать конфликтной ситуации.

Отчет не только доказывает выполнение агентом требуемых действий, но и позволяет возместить понесенные им расходы при выполнении заданий.

Правовое регулирование

Документ необходимо составлять правильно. Если буду выявлены недочеты, заказчик вправе не принять отчет.

Если в течение 1 месяца от заказчика не поступит возражений, то отчет считается принятым. Отчет обязательно заверяется подписью агента (либо его помощника) и печатью.

Каковы обязанности сторон

Принципал указывает агенту на его работу, а тот должен выполнить обязанности. То есть, обе стороны имеют права и обязанности. Они отличаются в зависимости от условий договора.

Права агента:

В обязанности исполнителя входит:

• точное выполнение работы, требуемой заказчиком, и выполнение его желаний, предусмотренных договором;
• предоставление отчетности по требованию принципала;
• дача отчетности о затратах.

Права принципала:

• требование отчетов от агента о проделанной работе;
• высказывание недовольств, касаемых отчета;
• отказ в выплате в случае невыполнения работы (либо некачественной работы).

Обязанности:

• выплата агенту и вознаграждения (если для этого имеются основания);
• выдача исполнителю , если он исполняет действия заказчика;
• выдача средств на возможные затраты и оплата понесенных расходов.

При совершении действий по соглашению права и обязанности возникают как у одной, так и у другой стороны.

В зависимости от того, от чьего имени выступает агент – если от своего, то обязанности возникают у него, и наоборот. Правонарушением для этих объектов считаются правила, которые прописаны в договоре.

Если агент действует самостоятельно, к его ошибкам и нарушениям применимы правила комиссии. Если он действует от имени заказчика, то значение имеют нормы .

Пример заполнения

Законодательство не устанавливает каких-либо требований к содержанию и форме документа. Но в обязательном порядке должны содержаться такие сведения:

• название документа и дата его составления;
• информация об агенте (фамилия, имя и отчество) и его сотруднике;
• данные о проделанной работе – какие действия совершил агент (купил, оплатил), сумма расходов и прочее.

Документ должен соответствовать нормам деловой документации. В документ также включают его номер, название организаций-партнеров, период, за который соглашение делается.

Основная часть представлена в форме таблицы. В нее включают – номер поп порядку, дату и суть операции, стоимость, сумму затрат.

В конце указывается, что вторая сторона имеет право выступить с возражениями на представленные сведения. Бланк договора можно посмотреть по . Образец отчета агента принципалу (товары) можно .

Сопроводительные документы

Агентский договор и документы-приложения к нему оформляют в письменном виде. К документу прилагают такие сопутствующие бумаги:

• отчет агента – все типы, кроме субагентского;
• отчет субагента (при наличии);
• (при необходимости);
• протокол согласования этих расхождений.

Оформляются документы в 2 экземплярах – для каждой стороны. В законе сказано, что отчет о проделанной работе агент должен будет подтвердить документами.

Даже если в соглашении такой пункт не предусмотрен, принципал имеет право потребовать от исполнителя эту документацию.

Расторжение договора

Действие агентского договора может быть прекращено в одностороннем порядке или по согласованию сторон.

В нет условий расторжения соглашения по желанию одной из сторон, поэтому руководствоваться следует общими положениями ГК.

Причина расторжения договора в одностороннем порядке – изменение обстоятельств. Если они возникли, необходимо обратиться в суд для прекращения действия документа.

Судья не всегда одобряет просьбу. Чтобы было принято положительное решение, необходимо соблюсти такие условия:

• заключая договор, стороны не могли предположить, что ситуация может измениться;
• смена обстоятельств произошла по причинам, которые не зависят ни от заказчика, ни от исполнителя;
• условия договора не допускают, что возможны убытки при смене обстоятельств;
• продолжение условий соглашения невыгодно для сторон.

Контрагенту обязательно необходимо направить уведомление о желании прекратить действие соглашения.

Сроки обращения могут указываться в договоре. Если срок не прописан, то он приравнивается 30 дням с момента получения оповещения.

Видео: приобретение товаров через посредников - учет у агента комиссионера

Это называется досудебным урегулированием вопроса. Без направления оповещения обращение в суд будет провальным.

Рассмотрено не будет. В суд следует обращаться в том случае, если ответа на уведомление не было.

Принципал имеет право расторгнуть договор, если он не имеет срока. При этом стоит учесть следующее:

Алгоритм действий:

То есть, у сторон нет претензий друг к другу. В таком случае составляется документ, который засвидетельствует прекращение правовых отношений.

Отдельные нюансы отчета сгруппированы нами по направленности основных обязательств агента, связанных с отчетом: предоставить отчет принципалу и отразить в отчете свою деятельность по договору .

Отчет агента принципалу

Условие о том, что агент обязан выставлять отчет по своей договорной деятельности, является императивным. Суды не признают акт сдачи-приемки оказанных агентом услуг достаточным подтверждением факта выполнения обязательств агентом (см., например, постановление Восьмого ААС от 26.05.2010 №А75-10463/2009). Форма отчета не регламентирована: теоретически он может быть и устным, однако неизбежен вопрос - каким образом можно доказать факт представления такого отчета? Поэтому на практике чаще всего используется письменная форма. Это немаловажно для агента и в следующем аспекте: срок оплаты его услуг в договоре чаще всего привязан к отчету. При отсутствии условия об этом в договоре применяются диспозитивные правила ГК РФ, согласно которым срок составляет неделю с момента сдачи отчета. Если срок договора длительный (или вообще не определен), сроки подачи отчетов отсутствуют, то агент, желающий получить вознаграждение за какой-либо период, должен представить отчет. В этом случае принципал на основании ст. 1006, 1008 ГК РФ обязан выплатить вознаграждение за соответствующий период.

Отчет направляется принципалу, поэтому подтверждение факта получения документа обязательно. Это могут быть квитанция почтовой или транспортной организации, обычная расписка секретаря на втором экземпляре либо подпись уполномоченного лица в специальной строке «Принял» (наиболее удобный вариант в случае территориальной доступности). При этом всегда нужно учитывать, что принятым в непосредственном юридическом смысле отчет будет при отсутствии возражений со стороны принципала в тридцатидневный или иной срок, предусмотренный договором. Срок для изучения отчета и оценки его соответствия фактам - обязательный элемент агентского договора. При отсутствии соответствующего условия, предусмотренного сторонами, будет применена приведенная диспозитивная норма ГК РФ.

Отчет агента по агентскому договору

Отчет определяется условиями агентского договора и сущностью предмета деятельности агента. Агент выполняет как юридические, так и фактические действия, но в любом случае - это услуги, хотя и не в обычном понимании услуг, а именно в контексте посредничества и целевого соблюдения интересов принципала. На отчет возлагается большая смысловая нагрузка, нежели распространенное цитирование договора, поскольку предмет деятельности в договоре может быть раскрыт незначительно. Все подробности, касающиеся совершенных сделок и фактических действий, должны быть отражены в отчете.

1. Результат деятельности агента

   Описание результата деятельности должно соответствовать тем задачам, которые были поставлены перед агентом условиями договора. Не следует при этом забывать, что результат деятельности агента ни в коем случае не должен иметь овеществленную форму, в ином случае договор может быть переквалифицирован судом в качестве договора подряда, прецеденты известны. Следует также избегать момента, когда товары, которыми оперируют стороны, на какой-то период переходят в собственность агента. Здесь возможна переквалификация на договор купли-продажи.

   Зачастую стороны желают воспринимать отчет в качестве первичного документа бухгалтерского учета. Этот момент следует предусмотреть договором, а стороны в своей документации обязаны руководствоваться ФЗ «О бухгалтерском учете» в части реквизитов, утверждения формы и т. д. Необходимо учитывать, что отдельные факты должны подтверждаться другими первичными документами (в частности, транспортными - этот момент часто выпадает из внимания на практике). Вся деятельность по исполнению договора должна быть экономически обоснована и соответствовать принципу целесообразности. Следует отразить в отчете весь порядок исполнения договора: например, если доставка товара возложена на агента, должны быть приведены договоры с транспортными организациями, грузоперевозочные документы.

2. Расходы агента

   Расходы агента либо предварительно оплачиваются принципалом, либо компенсируются в последующем. Следует принимать во внимание следующее:

• суммы, составляющие расходы агента, при предварительной выдаче расцениваются как авансирование принципала с применением норм о коммерческом кредите (постановление Президиума ВАС от 09.04.2009 №16378/08);
• расходы должны быть обоснованными, поскольку они всегда подчинены функциям, возложенным на агента договором;
• платежные документы должны содержать указание на основание перечисления (агентский договор).

Таким образом, отчет агента - не «отписка» и не формальность, а один из важнейших документов, определяющих правильность оформления всего договора, а для агента - основной документ, подтверждающий факт выполнения обязательств по договору. Во избежание риска переквалификации договора учет приведенных в статье особенностей составления отчета необходим.

Образец отчета агента принципалу можно скачать по ссылке: