Наименование организации являющейся автором документа. Как должно указываться наименование организации. Начальник отдела по связямс общественностью

В этой статье рассмотрим реквизит 08 – наименование организации. Как написать на документе название компании, если документ готовит ее филиал или должностное лицо? А если компания международная? Все эти тонкости разберем ниже. В статье мы постарались привести максимум примеров.

Наименование организации-автора документа, которое указано на документе, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (в Уставе организации). Казалось бы, ничего сложного, но, как всегда, имеются нюансы.

Возьмем для примера вымышленную организацию, в Уставе которой написано, что она называется .

У этой организации есть только один вариант наименования:

Общество с ограниченной ответственностью «ВолгаРегионСтройПроект»

Других вариантов нет! На документах нельзя писать ни ООО «Волгарегионстройпроект», ни Общество с ограниченной ответственностью «ВРСП», ни ООО «ВРСП», ни ООО ВРСП, ни как-либо еще. Название одно.

В Уставе организации может быть закреплено сокращенное наименование. Например, компания с длинным именем может по Уставу называться, наряду с полным названием, также ООО «РЭПИК» . В этом случае у нее будет два варианта наименования:

1. Общество с ограниченной ответственностью «Региональная энергетическая проектно-исследовательская корпорация»
2. ООО «РЭПИК»

Именно так, и никак иначе, со всеми кавычками и сокращениями. Не может быть ООО «Региональная энергетическая проектно-исследовательская корпорация». Не может быть Общество с ограниченной ответственностью «РЭПИК». На сокращенное наименование организации помещается в скобках под полным или за ним.

Автором документа может быть не только организация, но и ее филиал, представительство, структурное подразделение или должностное лицо. И если название отдела или должность топ-менеджера может и не указываться в документе – они могут обойтись и общим бланком – то наименование филиала или представительства должно быть отражено в документе. Особенно это актуально, если филиал находится в другом городе.

Наименование подразделения или должностного лица располагают под основным наименованием организации.

Если субъект РФ имеет собственный государственный язык, то наименование организации может быть напечатано на двух языках: сначала на государственном (русском), затем на национальном. Наименование на национальном языке располагается или ниже наименования на русском (если бланк документа продольный), или на том же уровне справа (на угловых бланках). Нормативным актами субъекта РФ может быть установлен иной порядок.

Если организация имеет наименование на иностранном языке, которое закреплено в Уставе, на российских документах оно пишется за наименованием на русском языке или справа от него.

Если документ готовят две или более организации , то наименования располагаются на одном уровне, если это равнозначные компании и одно под другим, если одна организация подчиняется другой.

admin 06.09.2019 0 комментариев

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Рис. 2.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке приказа организации

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Рис. 3.
Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке письма организации

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

Примеры оформления реквизита «Наименование организации» на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах «Энциклопедии делопроизводства»: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида.

Пример оформления реквизита «Наименование организации» на бланке можно также посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

В пределах границ зоны расположения реквизит «Наименование организации» размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
• флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).

Область применения

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее — документы) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

— федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

— предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов документов;

требования к оформлению реквизитов документов;

требования к бланкам и оформлению документов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Схемы расположения реквизитов приведены в приложении А; образцы бланков документов — в приложении Б.

Состав реквизитов документов

2.1 При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа:

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — отметка для автоматического поиска документа.

2.2 Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты:

01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов.

2.3 При оформлении документов используют следующие реквизиты:

09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

3 Требования к оформлению реквизитов документов

3.1 Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

3.2 Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3.3 Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

3.4 Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.5 Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

3.6 Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

3.7 Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

3.8 Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

3.9 Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

3.10 Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.12 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

3.13 Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

3.14 В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном

падеже, например:

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

Николаеву А.С.

Президенту АОЗТ

«Ломоносовский фарфоровый завод»

Петрову В.И.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в

несколько структурных подразделений одной организации, то их следует

указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного

101000, Москва, Центр,

Милютинский пер., д.7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

301264, Тульская обл.,

Киреевский р-н, г.Липки,

ул.Садовая, д.5, кв.12

Калинину И.П.

3.15 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Утверждаю

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная подпись И.В.Сергеев

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утверждено (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено

Протокол общего

собрания акционеров

от 15.08.97 N 14

Утверждено

Приказ Председателя

Правления банка

от 30.09.97 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.16 Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.97

Личная подпись

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.17 Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

3.18 Отметка о контроле — это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

3.19 Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

3.20 Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.97 N 319

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 N 02-4/156 и приложение к нему,

всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

3.21 В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

АОЗТ «Партнер» подпись

Исполнительный директор Личная Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:=

Генеральный директор Личная М.А.Медведев

Главный бухгалтер Личная Н.И.Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель Министра Заместитель Министра

юстиции Российской Федерации финансов Российской Федерации

Личная В.М.Степанов Личная А.П.Миронов

подпись подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись Н.В.Куликов

Члены комиссии Личная подпись К.М.Артемьева

Личная подпись С.П.Матвеев

Личная подпись В.А.Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

3.22 Гриф согласования документа состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Согласовано

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г.Грязнова

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф

согласования оформляют по следующей форме:

Согласовано

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.97 N 451-805

Согласовано

Протокол заседания

Правления страховой

компании «Планета»

от 21.06.97 N 10

3.23 Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись В.А.Сидоров

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.С.Орлов

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

3.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Реквизит наименования организации – автора документа является обязательным и поэтому должен указываться на всех документах организации – внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.

Автором документа может быть организация (-и), ее структурное (-ые) подразделение (-я), должностное (-ые) лицо (-а). В зависимости от автора различают и соответствующие бланки. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. В ГОСТ Р 6.30-2003 для должностного лица или структурного подразделения реквизиты не выделены. А вот для автора-организации предусмотрен специальный реквизит 08 – наименование организации.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах».

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации.

В соответствии с Гражданским Кодексом РФ (Ч. 1. ст..69, 82, 87, 95, 96, 107, 113, 116) частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-правовую форму и характер деятельности. В соответствии со статей 4 Федерального закона «О некоммерческих организациях» от 8 декабря 1995 года «некоммерческая организация имеет наименование, содержащее указание на ее организационно-правовую форму и характер деятельности»; в соответствии со статьей 4 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14 ноября 2002 года № 61-ФЗ «полное фирменное наименование государственного или муниципального предприятия на русском языке должно содержать слова «федеральное государственное предприятие», «государственное предприятие» или «муниципальное предприятие» и указание на собственника его имущества – Российскую Федерацию, субъект Российской Федерации или муниципальное образование»; в соответствии со статей 4 Федерального закона «Об акционерных обществах от.24 ноября 1995 года «полное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное наименование общества и указание на тип общества (закрытое или открытое); сокращенное фирменное наименование общества на русском языке должно содержать полное или сокращенное наименование общества и слова «закрытое акционерное общество» или «открытое акционерное общество» либо аббревиатуру «ЗАО» или «ОАО». Так, наименование полного хозяйственного товарищества должно включать имена (наименования) всех участников и слова «полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов «и компания»; наименование акционерного общества должно включать наименование общества и указание на то, что общество является акционерным, и т. д. Некоммерческие и унитарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности. К некоммерческим организациям вносятся: потребительские кооперативы (союзы, общества); общественные и религиозные организации (объединения); финансируемые собственником учреждения; благотворительные и иные фонды; объединения юридических лиц (ассоциации, союзы).

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Например:

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Использование в названиях организаций наименования «Россия», «Российская Федерация» и образованных на их основе слов и словосочетаний осуществляется в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об использовании в названиях организаций наименований «Россия», «Российская Федерация» от 7 декабря 1996 г. № 1463. Следует иметь в виду, что при полном наименовании федеральных органов исполнительной власти слова «Российской Федерации» пишутся не сокращенно, а полностью. При сокращенном наименовании пишется «России».

Например:

Наименование организации – реквизит, служащий собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Авторами служебных (официальных) документов в основном являются учреждения, организации, предприятия. Если документ оформлен на бланке организации, то подписывающие служебные документы должностные лица выступают не в качестве самостоятельных авторов, а лишь представителями учреждений, организаций, предприятий. Поэтому не следует смешивать лиц, подписавших документ, с авторами документов. Письмо в министерство подписал директор завода, но автором письма является юридическое лицо – завод.

При оформлении документа на бланке должностного лица автором документа можно считать должностное лицо, подписавшее документ. Однако ГОСТ Р 6.30-2003 хотя и предусматривает бланки должностного лица, но не включает наименование должностного лица ни в качестве отдельного реквизита, ни в качестве элемента реквизита «наименование организации». Оформление наименования должностного лица в ГОСТ Р 6.30-2003 можно увидеть лишь на рис. Б.4.

В ГОСТе Р 6.30-2003 нет описания и того, как оформлять наименование структурного подразделения, являющегося автором документа. В качестве автора наименование структурного подразделения указывается на внутренних документах.

Наименование структурного подразделения должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении об этом структурном подразделении. Наименование должностного лица должно соответствовать штатному расписанию или другим нормативным кадровым документам. Наименование структурного подразделения или наименование должностного лица следует оформлять по аналогии с оформлением наименования филиала, территориального представительства, отделения – ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации, если в норма­тивных актах субъектов Российской Федерации не установлен иной порядок.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации.

Примечание: некоторые документоведы считают, что возможно создание бланка на двух языках, даже если наименование на иностранном языке не закреплено в учредительных документах, в том случае, когда организация ведет активную переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Так, например, название организации «Международная книга» в таком бланке будет выглядеть как «Mezhdunarodnaja kniga», а не «International book». Однако ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает наличие наименования организации на иностранном языке на бланке лишь в случае закрепления такого названия в учредительных документах организации. Такой подход к оформлению юридически значимого реквизита представляется более верным.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он, как правило, на бланках не оформляется, наименования организаций – авторов документа печатают на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может быть спроектирован бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг под другом.

Наименование организации является обязательным реквизитом для всех организационно-распорядительных документов и поэтому должно указываться на всех документах – внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями). Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.

Таким образом, наименование организации оформляют на всех видах бланков и всех документах. Реквизит выполняет юридическую функцию.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации , закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма

При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Рис. 2.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке приказа организации

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Рис. 3.
Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке письма организации

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом.

Реквизит "Наименование организации" является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Наименование организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков. При этом выделяют три вида бланков документов по автору:

• бланк организации;
• бланк структурного подразделения;
• бланк должностного лица.

Для последних двух видов бланков под наименованием организации должно указываться наименование структурного подразделения или должностного лица.

Примеры оформления реквизита "Наименование организации" на бланках структурного подразделения и должностного лица приводятся в следующих пунктах "Энциклопедии делопроизводства": общий бланк , бланк письма , бланк конкретного вида .

Пример оформления реквизита "Наименование организации" на бланке можно также посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (рисунки Б.1, Б.2, Б.3, Б.4, Б.5).

В пределах границ зоны расположения реквизит "Наименование организации" размещают одним из способов:

• центрированным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизита);
• флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизита).