Листы ознакомления работников с локальными нормативными актами. Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец. Как оформить лист ознакомления
Работодатель обязан знакомить работников со своими локальными нормативными актами. Это закон: обязанность установлена Трудовым кодексом. Как и когда происходит это знакомство и что включает в себя? Как мы докажем, что работник ознакомился с ЛНА? Какие есть способы провести ознакомление с локальными нормативными актами сотрудников? Разбираемся в статье.
Когда происходит ознакомление
Во-первых, при поступлении человека на работу ему нужно предъявить для ознакомления Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о заработной плате, Положение о премировании и другие фундаментальные ЛНА. Причем не просто предъявить, а дать возможность их внимательно прочитать. Ни в коем случае нельзя при этом подгонять будущего работника: пусть читает столько, сколько нужно.
Когда ознакомление произойдет, нужно, чтобы будущий работник расписался о том, что ЛНА им прочитаны. Как именно – разберем чуть позже. Главное, что делать это нужно ДО подписания трудового договора, а не после и не во время.
Во-вторых, с ЛНА знакомят всех заинтересованных в нем работников, как только этот ЛНА утверждается генеральным директором и ДО вступления его в действие.
Если акт вступает в действие в момент утверждения, это не очень хорошо, и надо следить, чтобы были в запасе хотя бы пара дней между утверждением и вступлением документа в действие. Поэтому лучше утверждать такие документы приказом, в котором будет указан а) срок вступления документа в действие, б) более короткий срок для ознакомления с ним работников. В противном случае придется знакомить коллег с ЛНА в тот же день. Назавтра – уже поздно.
Ознакомление с локальными нормативными актами: варианты
Лист ознакомления
На мой взгляд, ознакомление с локальными нормативными актами, которое происходит на «индивидуальном» для каждого ЛНА листе ознакомления, лучший из всех возможных вариантов. Лист ознакомления после заполнения подшивается в «свой» ЛНА и хранится вместе с его контрольным экземпляром столько же, сколько и ЛНА.
Форму листа дать не могу: он пишется под каждый ЛНА, а вот образец заполнения покажу.
Обратите внимание: в листе ознакомления всегда есть запас строк. Например, экспертная комиссия – казалось бы, закрытый список сотрудников. Но сегодняшний член ЭК завтра может уволиться, а послезавтра на его место придет другой человек. И он тоже распишется в этом листе ознакомления – для этого и оставляют запасные строки.
Журнал ознакомления
Разумеется, этот журнал ведется в бумажном виде: в нем стоят живые подписи. Журнал ведется один для всех ЛНА компании, обычно в течение нескольких лет подряд. На практике представляет собой большую общую тетрадь, первая страница которой является титульным листом, а все последующие разлинованы на графы. Ответственный за ведение журнала – один из работников канцелярии. Он обычно и получает задание ознакомить всех работников компании или только нескольких из них со вновь изданным ЛНА.
Огромный недостаток журнала в том, что в него сложно внести ознакомление с давно изданными ЛНА вновь поступивших работников. В этом случае журнал продолжается, а напротив первого упоминания ЛНА, с которым ознакомлен работник сегодня, в графе «Примечание» ставится отметка, что об этом документе есть и другие записи в журнале. Получается чистенько, но не особенно удобно.
Закрыт делопроизводством журнал может быть только тогда, когда будут закрыты делопроизводством внесенные в него ЛНА. Потому журналов ознакомления в компании может действовать одновременно несколько.
Отметка в трудовом договоре
Этот способ ознакомления с ЛНА касается только тех из них, которые работник читает перед заключением трудового договора. В этом случае некоторые кадровики прямо в трудовой договор, в специально подготовленный для этого раздел, просят будущего коллегу своей рукой написать, с каким ЛНА он ознакомился, за каждый расписаться и поставить дату. Только после этого договор подписывается сторонами.
Ознакомление в электронном виде
Самый сомнительный способ, зачастую не имеющий . Исключение – работники, которые знакомятся с ЛНА, имеют усиленную квалифицированную электронную подпись. Во всех остальных случаях лучше не испытывать судьбу и ознакомить их под «живую» подпись.
Для правильной реализации положений законодательных актов в рамках конкретного хозяйствующего субъекта, его руководство может разрабатывать локальные нормативные акты. При этом законы устанавливают за работодателем обязанность по организации процедуры ознакомления работников с их содержанием. Для этих целей может применяться лист ознакомления с локальными нормативными актами.
Обязанность проводить мероприятия по доведению сведений, содержащихся в нормативных актах, до работников предусмотрена на законодательном уровне.
Организации должны документировать факт ознакомления сотрудника с . Процедура ознакомления затрагивает как уже работающих сотрудников фирмы, так и только поступающих на работу лиц.
В законах не прописаны способы проведения мероприятия ознакомления, однако, практика показывает несколько вариантов ознакомления.
Внимание: решение о том, какой вариант будет применяться администрацией принимается самостоятельно. Данное правило распространяется и на документальное оформления этого события
Для чего это делается
Необходимость данного мероприятия связана с тем, что эти документы содержат нормативы, которые регулируют взаимоотношения сторон трудовых соглашений.
Поэтому их содержание должно быть известно каждому трудящемуся в компании. Правила, которые закреплены в локальных актах, нужно соблюдать как руководству компании, так и всем сотрудникам фирмы.
Изучив их, работник будет знать на что он имеет право, а какие обязанности он должен выполнять, работая в этой компании. Если администрация будет знать, что эта информация известна работнику, то тогда только она получить право требовать соблюдение предусмотренных норм и правил.
Примером этого служит ситуация установления дисциплинарной ответственности работнику за несоблюдение графика работы. Но привлечь к ней можно только, если сотрудник знает распорядок работы фирмы.
Способы ознакомления
Используется несколько способов сбора с работников подтверждений об ознакомлении с нормативными актами:
- Проставление подписи на самом документе. Для этого на последнем листе ЛНА предусматривается чистое место либо специальная таблица, в которую работник будет вносить информацию об ознакомлении. Такого рода отметки у проверяющих органов вызывают наибольшее доверие, поскольку не дают возможности администрации заменить акт либо внести в него какие-либо изменения.
- Отдельный листок ознакомления. Его можно открывать сразу на все действующие нормативные акты либо на каждый по отдельности. Важное место на данном листе занимает графа с датой ознакомления. Благодаря ей есть возможность соотносить редакцию документа с фактом ознакомления с ним. Фактически, работник должен проводить ознакомление с каждой версией одного и того же ЛНА.
- Журнал ознакомления с локальными актами. Сначала такой журнал нужно пронумеровать и прошить. Записи на страницы вносятся на каждую строку, не создавая пропуски. Каждому факту ознакомления с одним актом должна соответствовать одна строка.
- Включение в пункта о том, что работник ознакомился со всеми действующими актами. Такой способ обычно используется в случае, когда в компании не применяются другие возможности (журнал ознакомления, опросные листы). Работник при подписании трудового соглашения должен проставить подпись не только как подтверждение получения своей копии документа, но и как подтверждение ознакомления. Суды считают такой способ правомерным.
Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец
Файлы для скачивания:
Как оформить лист ознакомления
Рассмотрим пример оформления листа ознакомления работников.
Для такого документа закон не предусматривает какой-либо особого формата. Субъект бизнеса разрабатывает его на своих потребностях, добавляя туда необходимые графы.
Закон разрешает как использовать для всех нормативных актов единый лист ознакомления, так и заводить отдельные листы для каждого существующего ЛНА.
Сначала в верхней части документа нужно указать его название – «Лист ознакомления работников». Дальше необходимо проставить название субъекта бизнеса, причем это допускается сделать как в полном формате, как и сокращенном.
Внимание: если этот лист используется для отметок сразу по всем имеющимся актам, то можно указать общую фразу «с локальными нормативными актами компании». Также допускается вообще не проставлять данную строчку.
Затем на бланке нужно разместить таблицу, содержащую следующие графы.
Список не является закрытым, субъект бизнеса может добавлять любые графы по необходимости:
- 1 - Порядковый номер строки ознакомления. Нумерация строк должна выполняться последовательно, без пропусков;
- 2 - Ф.И.О. сотрудника. Здесь нужно указывать личные данные работника, который ставит отметку об ознакомлении;
- 3 - Должность и подразделение. Здесь указываются сведения о том, на какой должности и в каком отделе трудится этот работник;
- 4 - Наименование акта. Если лист применяется для сбора ознакомительных подписей сразу по всем ЛНА фирмы, то здесь нужно указывать название конкретного акта. Если же документ относится только к одному акту, то эту графу вообще можно опустить;
- 5 - Дата ознакомления. Здесь указывается день, когда произошло ознакомление с ЛНА;
- 6 - Личная подпись. Здесь работник должен расписаться.
Внимание: данный лист никем не подписывается. Если он заканчивается, то он подшивается в специальную архивную папку, а вместо него должен быть открыт новый лист.
Для обеспечения непрерывной работы на предприятии, руководство имеет возможность составлять и вводить локальные нормативные акты. Эти документы являются обязательными для выполнения всеми работниками, и будут однозначно регулировать отношения в какой-либо области - выдаче зарплаты, начислении премий, поездкам в командировки и другие. С каждым таким локальным актом сотрудник должен ознакомиться под роспись.
Это такие правовые документы, которые работодатель имеет возможность разрабатывать и использовать в границах своей компетенции.
Если производится , то он в обязательном порядке должен быть познакомлен с (когда такой имеется в компании), а также с другими нормативными актами, которые будут непосредственно касаться его будущей деятельности в компании.
Такого рода актами считаются:
- Правила, согласно которым производится обработка и хранение персональных сведений о всех работниках;
- Документы по охране труда (техника безопасности, правила, инструкции и т. д.);
- Должностная инструкция (если она есть);
- Иные локальные нормативные акты, ознакомление с которыми закреплено в коллективном договоре или других документах.
Важно! Факт ознакомления с документами должен быть зафиксирован росписью сотрудника. О том, как это сделать читайте ниже.
Ознакомление с должностной инструкцией
При , его необходимо знакомить с должностной инструкцией, относящейся к его будущей работе. В этом документе четко закреплены его конкретные задачи и обязанности, а также определена его ответственность перед работодателем.
Но при этом, если все эти сведения были ранее прописаны в трудовом соглашении между сотрудником и компанией, то должностную инструкцию допускается не оформлять.
Если же они не указаны в договоре, но и инструкции нет, то все же рекомендуется ее составить. При этом необходимо принимать во внимание, что обязанности, указанные в трудовом соглашении, не должны отличаться от тех, что прописаны в инструкции.
Внимание! Процесс оформления должностной инструкции не регулируется на законодательном уровне, поэтому компания сама для себя решает, какие разделы в нее войдут, и каким образом при необходимости будут вноситься изменения.
Однако Роструд в своей письме считает, что при создании документа необходимо все же учитываться положения ГОСТ Р 6.30-2003.
Нужно или ознакомить сотрудника со штатным расписанием?
Согласно трудовому законодательству, при приеме нового сотрудника необходимо обязательно знакомить с теми локальными актами, которые непосредственно затрагивают его трудовую деятельность.
Однако при этом нигде не указывается, что конкретно относится к таким документам. Из-за этого у работодателей часто возникает сложность - нужно ли ознакомить работника со штатным расписанием?
Этот документ применяется в компании для закрепления структуры фирмы, штатного состава и численности работающих. В него вносятся наименования действующих структурных подразделений, должностей, специальностей с обозначением необходимой квалификации, а также установленное количество единиц.
Отсюда следует, что просто фиксирует какое количество работников на какой должности должны работать в компании. Эти сведения не затрагивают основную деятельность работников.
Внимание! Значит, знакомить вновь принятых сотрудников с таким документом при оформлении не обязательно. Однако это придется сделать, если соответствующий пункт закреплен в или другом, вышестоящем локальном акте.
Как подтвердить, что сотрудника ознакомился с документами?
Подтверждением факта, что сотрудник был ознакомлен с локальным актом, является наличие его личной подписи. Ее можно проставить в следующих местах:
- Непосредственно на листе локального акта. Для этого в конце документа можно предусмотреть специальную таблицу с указанием фамилии, даты и подписи. Такой способ ознакомления вызывает наибольшее доверие у судов и контролирующих органов, поскольку не позволяет работодателю в дальнейшем подменить или дополнить документ в одностороннем порядке;
- Проставление подписи на отдельном листе ознакомления. Его можно заводить в отдельности на каждый нормативный акт, или же иметь единый для всех локальных документов компании. При этом важную роль играет графа с датой ознакомления, которая позволяет соотнести факт с определенной редакцией документа. В идеале, с работников необходимо также брать росписи при каждом внесении изменений в первоначальный документ;
- Ведение вместо отдельного листка специального журнала. Если листы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а записи вносятся последовательно по каждому факту ознакомления;
- Внесение соответствующего пункта в трудовое соглашение. Особенностью этого момента является то, что в компании не предусмотрены отдельные журналы или листки, а работник, подписывая договор, одновременно делает отметку об ознакомлении с локальными актами. Во время судебных разбирательств такой способ признается правомерным и считается, что сотрудник принял на себя обязанности и ответственности, предусмотренные нормативными документами.
Перед подписанием трудового договора и зачислением в штат работник должен быть ознакомлен с внутренними нормативными актами. Это норма законодательства, обязательная к исполнению. В связи с этим кадровые специалисты нередко задаются вопросом, с какими локальными нормативными актами должен быть ознакомлен работник. Расскажем кадровикам, как провести эту процедуру правильно, ознакомив работника со всеми нужными документами.
Обязанность работодателя
Одним из этапов в процедуре приема работника является ознакомление с локальными нормативными актами организации (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
Ознакомление с внутренними документами должно обязательно предварять подписание трудового договора. Сначала знакомство с документами, обязательно под роспись, затем, подписание договора.
На практике существует несколько вариантов, как оформлять знакомство работника с документами. В зависимости от ряда факторов можно использовать, как один или несколько способов. Перечислим варианты оформления:
- включение фразы об ознакомлении с документами в текст трудового договора;
- использование листа ознакомления (с указание ФИО, подписи и даты), прикладываемого к каждому локальному акту;
- ведение журнала ознакомления с локальными актами, в который включены все внутренние нормативные документы предприятия.
Документы, с которыми нужно ознакомить обязательно
Будущего работника нужно ознакомить со всеми локальными актами организации, имеющими отношение к его работе (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Как минимум, к таким документам относят Правила внутреннего распорядка и коллективный договор, если он заключен на предприятии. С локальными актами предприятия должны быть ознакомлены все сотрудники компании, вне зависимости от должности.
Правила трудового распорядка – это локальный нормативный акт, в котором описан порядок приема и увольнения сотрудников, их основные права, обязанности, режим работы, отдыха, поощрения и взыскания, которые могут применяться к персоналу, а также иная информация. При наличии в компании коллективного договора Правила трудового распорядка являются, как правило, его приложением (ст. 189, ст. 190 ТК РФ).
Как правильно проводить ознакомление сотрудников с ЛНА и должностными инструкциями?В частности - обязательно ли вести листы ознакомления после каждого ЛНА, прошивать и нумировать страницы? а по должностным инструкциям каждому сотруднику выдавать оригинал ДИ (а лучше 2 экз) и требовать от него подписать ДИ на каждой странице?Достаточно ли вести журнал ознакомления с ЛНА (в котором на титульном листе обозначить список ЛНА, с которыми ознакомлен сотрудник)и достаточно ли иметь один оригинальный экз. должностной инструкции, и подшивать в личное дело копии ДИ (при этом сотрудника знакомить с оригиналом под подпись?).Как считаете правильнее организовать ознакомление сотрудников с данными документами в обособленных подразделениях? Правильно ведь иметь один оригинальный экз. всех ЛНА - или можно сделать для каждого Обособленного подразделения свой пакет документов.Заранее спасибо!
Ответ
Ответ на вопрос:
Вопрос: как правильно проводить ознакомление сотрудников с ЛНА и должностными инструкциями?
Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией.
Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями.
Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления.
И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).
На листе ознакомления, приложенном к каждому локальному нормативному акту (в этом случае прошнуровывать и пронумеровывать нужно).
Вопрос: по должностным инструкциям каждому сотруднику выдавать оригинал ДИ (а лучше 2 экз) и требовать от него подписать ДИ на каждой странице?
Должностная инструкция составляется в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя. Должностную инструкцию работник может подписать в конце документа, ставить подпись на каждом листе не обязательно.
Вопрос: Достаточно ли вести журнал ознакомления с ЛНА (в котором на титульном листе обозначить список ЛНА, с которыми ознакомлен сотрудник)
Работник должен ставить подпись не под списком документов, а под каждым документом, с которым он ознакомлен. В журнале нужно для каждого ЛНА сделать свой раздел, с которым работник будет знакомиться под роспись.
Образец заполнения:
| № п/п | Фамилия, имя отчество работника |
Должность (профессия, специальность) работника |
Структурное подразде
ление |
Локальные нормативные акты (наименования) | Для вашей записи | |||||
|
Правила внутреннего трудового распорядка Подпись работник
|
Положе
Подпись работник
|
Положение о работе с персональными данными Подпись работника. Дата ознакомления |
Положе
Подпись работника
|
Положе
Подпись работника
|
Положе
Подпись работника
|
|||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
| 1 | Ольгина Софья Николаевна | Бухгалтер | Бухгалте
рия |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
15.01.2013 Ольгина |
|
Вопрос: достаточно ли иметь один оригинальный экз. должностной инструкции, и подшивать в личное дело копии ДИ (при этом сотрудника знакомить с оригиналом под подпись?)
Как правило, должностная инструкция составляется в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.
У вас не останется вопросов о Утверждении локальных нормативных актов после прочтения статьи по ссылке.
В связи с тем, что каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа, при этом отметим, что кадровая служба несет еще и ответственность за хранение кадровой документации, то непосредственно в отделе кадров рекомендуется хранить именно оригинал должностной инструкции работника.
Вопрос: Как считаете правильнее организовать ознакомление сотрудников с данными документами в обособленных подразделениях? Правильно ведь иметь один оригинальный экз. всех ЛНА - или можно сделать для каждого Обособленного подразделения свой пакет документов.
Обособленное подразделение организации - это любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места на срок более одного месяца.
В соответствии с ч. 3 ст. 55 ГК РФ, обособленные подразделения не являются отдельными юридическими лицами. Соответственно они не могут быть самостоятельными работодателями (ст. 20 ТК РФ).
Если централизованное кадровое делопроизводство:
Что касается локальных нормативных актов
При централизованном учете, все оригиналы локальных нормативных документов находятся в центральном отделе кадров. При этом, все необходимые заверенные копии локальных документов должны быть в обособленном подразделении организации, с которыми и будут знакомиться сотрудники. Там же в обособленном подразделении должны быть подтверждения того, что работники с данными локальными документами ознакомлены (т.е. журнал ознакомления, реестр на оборотной стороне инструкции и иной способ ознакомления). После ознакомления с данными документами сотрудников, ответственный сотрудник обособленного подразделения должен направить их в центральный офис, при этом, себе необходимо также оставить копии подтверждения с ознакомлением.
Что касается подписания локальных документов (должностных инструкций)
В соответствии со статьей 20 ТК РФ, работодатель - в вашей ситуации юридическое лицо (организация) , вступившее в трудовые отношения с работником.
В свою очередь, генеральный директор организации является представителем юридического лица.
Вместе с тем, генеральный директор, действует на основании Устава, и имеет право на основании доверенности делегировать свои полномочия по регулированию кадровых вопросов директору обособленного подразделения. При этом, полномочия директора обособленного подразделения ограничены управлением и кадровой расстановкой внутри обособленного подразделения.
Однако, в связи с тем, что именно централизованное ведение кадрового делопроизводства, то и локальные акты, и должностные инструкции на работников должны утверждаться директором (уполномоченным лицом) головной организации.
При децентрализованном:
Децентрализованный кадровый учет - оформление кадровых документов в региональных подразделениях компании, наделенных таким правом головной организацией.
Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности). Кроме того, каждое обособленное подразделение должно быть снабжено печатью организации с указанием его порядкового номера или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в обособленных подразделениях. Заверять записи в трудовой книжке печатью обособленного подразделения допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, п. 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.
Для исключения споров с ГИТ, прокуратурой рекомендуется для каждого такого обособленного подразделения оформлять свой пакет локальным актов организации, желательно оригиналы. В самом локальном акте в последнем пункте можно указать, что локальный акт составлен в пяти оригинальных экземплярах (аутентичных).Один экземпляр хранится в головном офисе в отделе _____________________, по одному экземпляру __________________________ передается для хранения в филиалы организации»
На практике в филиалы передают и копии локальных актов, заверенные печатью головной организации. Однако ст. 22 ТК Ф возлагает на работодателя обязанность ознакомить работника с локальными актами организации, а не с их копиями, из чего некоторые инспекторы ГИТ делают вывод, что знакомить работника необходимо именно с оригиналом документа. Хотя такой подход представляется не безупречным, т.к. и слово « ознакомить с оригиналом локального акта) в ст. 22 ТК РФ также отсутствует.
Подробности в материалах Системы:
- Ответ: Как оформить должностную инструкцию
Составление должностной инструкции
Обязанность по составлению установлена только для государственных органов (). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя ().
Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:
- обосновать ;
- равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
- доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
- корректно провести аттестацию персонала и т. п.
Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности.
Совет редактора : именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должности и выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.
Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкция может быть оформлена как или как . Аналогичные разъяснения содержатся в .
Разделы должностной инструкции
Независимо от способа оформления должностная инструкция, как правило, состоит из следующих разделов:
Раздел «Общие положения»
В разделе «Общие положения» укажите:
- название должности в строгом соответствии со ;
- требования, предъявляемые к сотрудника;
- непосредственную подчиненность (например, бухгалтер подчиняется непосредственно главному бухгалтеру);
- порядок назначения и освобождения от должности;
- наличие и состав подчиненных;
- порядок замещения (кто замещает сотрудника во время его отсутствия и кого он может замещать);
- перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.
Раздел «Должностные обязанности»
В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. При составлении раздела можете использовать , утвержденный , и , утвержденный . В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.
Раздел «Права»
В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.
Раздел «Ответственность»
В разделе «Ответственность» принято конкретизировать виды возложенной ответственности в соответствии с законодательством в зависимости от должностных обязанностей сотрудника.
Если должностная инструкция составлена как самостоятельный документ, утвердите ее руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, принимаемых на соответствующую должность, под подпись ( , ТК РФ).
Совет редактора : составьте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один экземпляр выдайте сотруднику, другой храните у себя.
Каждая заинтересованная сторона должна иметь свой экземпляр документа. Это необходимо в случае конфликтных ситуаций. Сотрудник может хранить свой экземпляр на рабочем месте, чтобы он мог свериться с ним в процессе работы.
Кроме того, во избежание разногласий с сотрудниками прошейте и пронумеруйте инструкцию. После того как это будет сделано, на обороте последнего листа оформите запись о количестве прошнурованных и пронумерованных листов, заверенную руководителем организации. Указанная запись может выглядеть следующим образом: «В настоящей должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью четыре листа. Директор ______________ А.В. Львов».
Ситуация : В какой форме нужно знакомить сотрудников с должностной инструкцией. Должностная инструкция оформлена как самостоятельный документ
Существует несколько вариантов ознакомления сотрудников с должностной инструкцией. Во-первых, можно вести специальный журнал ознакомления с инструкциями. Во-вторых, можно приложить к инструкции лист ознакомления. И в-третьих, сотрудник может расписаться на самой инструкции (на обоих ее экземплярах). К тому экземпляру, который остается в организации, подшейте несколько листов для ознакомления, скрепив их на сшивке печатью и подписью уполномоченного лица (директора, начальника отдела кадров, главного бухгалтера и т. п.).
Нина Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
2. Правовая база: Трудовой кодекс РФ
<…>
Статья 68. Оформление приема на работу
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
<…>
Ситуация : Как оформить прием сотрудника в филиал организации
Ответ на этот вопрос зависит от того, как ведется кадровое делопроизводство в организации.
При централизованной форме ведения все документы, включая трудовые книжки, оформляются и хранятся по местонахождению головной организации. Децентрализованная форма производства предусматривает ведение документации в обособленных подразделениях (филиалах, представительствах). Применение децентрализованной формы кадрового делопроизводства возможно в том случае, когда руководитель обособленного подразделения действует от имени работодателя (например, по доверенности).
Конкретную форму ведения кадровой документации определяет работодатель в локальном акте (например, Положении о кадровом делопроизводстве). В нем же фиксируют порядок и место ведения кадровых документов, правила их хранения.
Независимо от формы ведения кадрового делопроизводства работодателем по отношению к сотрудникам филиала всегда является головная организация, поэтому в трудовом договоре, приказе о приеме на работу, трудовой книжке в качестве работодателя должна быть указана именно головная организация. Сам филиал не может оформлять на работу сотрудников от своего имени. Это объясняется тем, что филиал не является юридическим лицом, а значит, не может быть работодателем ( , ). При этом в трудовом договоре в обязательном порядке следует указать место работы сотрудника - филиал организации (). Условие о месте работы также должно быть , и сотрудника.
При децентрализованной форме ведения делопроизводства каждый филиал должен быть снабжен печатью организации с указанием порядкового номера филиала или дополнительной надписью «Для кадровых документов». Печати передаются приказом руководителя организации в распоряжение ответственных лиц со строго ограниченной сферой применения. Это позволяет решить вопрос с оформлением трудовых книжек сотрудникам в филиалах. Заверять записи в трудовой книжке печатью филиала допустимо, если на печати будет указано также наименование организации как юридического лица ( Инструкции, утвержденной п. 3 ст. 55 ГК РФ). Штатное расписание по организации утверждается приказом руководителя организации ( , утвержденные ). В филиал представляется выписка из утвержденного штатного расписания или его копия.
Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Нормативно-правовая база: Гражданский кодекс РФ
Статья 55. Представительства и филиалы
1. Представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту.
2. Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.
3. Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений.
Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.
Представительства и филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Екатерина Зайцева,
эксперт кадровой справочной системы «Система Кадры»
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
