Лимит компенсации за использование личного автомобиля. Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику. Основания для выплаты компенсации расходов

Минфин России разъяснил, что при использовании личного автомобиля для служебных поездок в целях налога на прибыль можно учесть только компенсацию в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Однако существует и другой вариант оформления отношений между работником и организацией, который позволяет включить в расходы в полном объеме все выплаты работнику.

Если работник по согласованию с работодателем использует в служебных целях свой личный автомобиль, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за использование автомобиля и возместить расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Правила учета

В целях исчисления налога на прибыль к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие нормы утверждены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 . Согласно им по легковым автомобилям с объемом двигателя до 2000 куб. см размер компенсации составляет 1200 руб. в месяц, а с объемом двигателя свыше 2000 куб. см. - 1500 руб.

Из постановления не ясно, включают ли эти нормы и возмещение расходов на ГСМ. В связи с этим у компаний возникает вопрос: можно ли учесть в расходах помимо компенсации за использование автомобиля в служебных целях в пределах установленных норм суммы возмещения стоимости бензина, потраченного сотрудниками на служебные поездки?

Позиция Минфина

В своих письмах специалисты финансового ведомства неоднократно разъясняли, что в нормах, установленных Правительством РФ, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому компания не вправе включать в расходы по налогу на прибыль компенсацию (с учетом затрат) на ГСМ в части превышения установленных Правительством РФ норм (письма от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239). Аналогичная точка зрения содержится и в комментируемом письме.

Мнение арбитров

Позиция Минфина России находит поддержку в судах. Так, в деле, рассмотренном в Определении ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09, компания выплачивала работникам компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, и учитывала ее в прочих расходах на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ. Помимо компенсации она возмещала им расходы на ГСМ, которые учитывала в материальных расходах на основании подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ как затраты на приобретение топлива.

Суды первой и апелляционной инстанций пришли к выводу, что действия компании правомерны. Они отметили, что компенсация работникам за использование их авто учтена в расходах в пределах установленных норм, что налоговым органом не оспаривается. Затраты на ГСМ в размер этой компенсации не включаются, поскольку они относятся к расходам самой организации. Поэтому она правомерно учла их на основании подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Однако окружной суд посчитал данный вывод ошибочным. Он указал, что при оплате ГСМ, израсходованных в процессе эксплуатации личных легковых автомобилей сотрудников для служебных поездок, компания не несет расходы на приобретение топлива, а компенсирует расходы работника по использованию личного автомобиля (в том числе и затраты на ГСМ). Поэтому никаких оснований для учета сумм возмещения ГСМ в части, превышающей установленные нормы компенсации, у компании не было. ВАС РФ отказал в передаче дела на пересмотр.

А в решении от 14.09.2009 № ВАС-10278/09 ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс допускает уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль на компенсацию затрат, возникающих у работника в случае использования им личного транспорта для служебных целей (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возможность такой компенсации установлена ст. 188 ТК РФ. При этом в целях налога на прибыль данная компенсация учитывается только в пределах норм, устанавливаемых Правительством РФ. Данные нормы включают в себя и затраты на ГСМ при эксплуатации личных авто сотрудников.

Таким образом, учитывая позицию Минфина России и мнение ВАС РФ, компания, выплачивающая по правилам трудового законодательства компенсацию работникам за использование их авто в служебных целях, может учесть выплаты работникам только в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Альтернативный вариант

В вышеупомянутом решении ВАС РФ указал на альтернативный вариант оформления отношений с работниками по использованию их авто в служебных целях. Высшие арбитры отметили, что отношения между работодателем и работником при использовании последним личного автомобиля в служебных целях могут быть оформлены как на основе приказа руководителя путем выплаты компенсации, как и посредством заключения между организацией и работником договора аренды транспортного средства. А в соответствии со ст. 642-646 ГК РФ на арендатора может быть возложено несение расходов на содержание арендованного транспортного средства, в том числе и возникающих в связи с его эксплуатацией.

Таким образом, если компания заключит с работником договор аренды его транспортного средства, она сможет учесть все выплаты работнику по такому договору в расходах.

Так, в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 26.09.2014 по делу № А46-15928/2013 суд рассмотрел ситуацию, когда с работниками были заключены договоры аренды транспортного средств, по условиям которых работникам возмещалась стоимость истраченного ими для служебных поездок ГСМ. Суд указал, что отношения, связанные с использованием личных транспортных средств, урегулированы компанией и ее работниками посредством заключения гражданско-правовых договоров. Поэтому она правомерно учла расходы на возмещение ГСМ в составе расходов. Аналогичный вывод содержится и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.02.2006 по делу № А44-3149/2005-9.

С. П. Данченко
эксперт журнала «Упрощенная система налогообложения: бухгалтерский учет и налогообложение»

Вопрос:

Можно ли учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля, которая выплачивается работнику организации?

Да, согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ. Данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными.

Кроме того, указанные расходы принимаются в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 264 НК РФ.

Отметим, что для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Вопрос:

Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника организации устанавливается соглашением между работником и организацией. Вправе ли организация, применяющая УСНО, учесть в расходах всю сумму компенсации, которая установлена данным соглашением?

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются при УСНО в пределах норм, установленных Правительством РФ. Такие нормы утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (далее – Постановление № 92):

– легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 (руб. в месяц);

– легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 (руб. в месяц);

– мотоциклы – 600 (руб. в месяц).

Соответственно, в расходах при УСНО учитываются только указанные суммы компенсации за использование личного легкового транспорта работника (Письмо Минфина России от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).

Отметим, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Вопрос:

Как следует из названия Постановления № 92, его действие распространяется на организации. Должны ли индивидуальные предприниматели, применяющие УСНО, руководствоваться указанным документом при учете компенсаций за использование личного легкового автомобиля в служебных целях?

Действительно, на основании названия Постановления № 92 можно предположить, что оно распространяет свое действие только на организации, применяющие УСНО. Но, как разъяснено в письмах Минфина России от 11.03.2012 № 03‑11‑11/74, от 31.01.2013 № 03‑11‑11/38, от 26.02.2013 № 03‑11‑11/82, указанные в Постановлении № 92 нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении УСНО как организациями, так и индивидуальными предпринимателями.

Вопрос:

Организация, применяющая УСНО с объектом налогообложения «доходы минус расходы», выплачивает своему сотруднику компенсацию за использование личного легкового автомобиля в служебных целях. Размер компенсации соответствует нормам, установленным в Постановлении № 92. Вправе ли организация отдельно учесть в расходах при УСНО затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ), то есть на бензин, возмещаемые данному сотруднику?

В Постановлении № 92 не разъясняется, что понимается под термином «компенсация за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов». Еще в Письме Минфина России от 16.05.2005 № 03‑03‑01‑02/140 было указано, что в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат – износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт. Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов.

Аналогичный подход был продемонстрирован в письмах Минфина России № 03‑11‑11/74, 03‑11‑11/38, 03‑11‑11/82, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239: в размерах компенсации учитывается возмещение затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля – сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт.

Не изменился он и в 2017 году. В Письме Минфина России от 10.04.2017 № 03‑03‑06/1/21050 сказано, что налогоплательщик вправе учесть в расходах для целей исчисления базы по налогу на прибыль организаций компенсацию работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм, а также при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Приведенный подход поддерживают и судебные инстанции. Например, в Постановлении ФАС УО от 20.08.2008 № Ф09-5239/08‑С3 было установлено, что спорный автомобиль принадлежал на праве собственности работнику организации, за обществом автомобильный транспорт не зарегистрирован. Документы, подтверждающие заключение договоров аренды либо безвозмездного пользования с этим работником, составление актов приема-передачи автомобиля, приобретение ГСМ непосредственно обществом, использование автомобиля только при осуществлении предпринимательской деятельности общества, в материалы дела представлены не были. При таких обстоятельствах суды пришли к обоснованному выводу о том, что спорный автомобиль относится к категории личного легкового автомобиля, используемого для служебных поездок, и общество при исчислении налога при УСНО имело право на списание затрат на приобретение ГСМ только в пределах норм, установленных Постановлением № 92, в связи с чем доначисление «упрощенного» налога, соответствующих пеней и штрафа по п. 1 ст. 122 НК РФ было признано правомерным.

Вопрос:

Организация учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях. Правомерно ли это, если сотрудник управляет данным автомобилем по доверенности (автомобиль оформлен на супругу)?

"Упрощенцы" вправе учесть в расходах при УСНО компенсацию за использование личного легкового автомобиля работника в служебных целях на основании пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Таким образом, действующим законодательством РФ предусмотрено, что работникам могут возмещаться расходы, связанные с использованием личного транспорта (автомобиля), на основании письменного соглашения между работником и организацией.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором устанавливаются размеры данной компенсации.

При этом ввиду того, что ст. 188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл. 26.2 НК РФ такое транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.

В соответствии с положениями п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 СК РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим названного имущества.

Таким образом, организация правомерно учитывает в расходах при УСНО компенсацию за использование личного автомобиля работника в служебных целях и в том случае, если работник управляет автомобилем по доверенности, выданной супругой, при отсутствии брачного договора.

Аналогичное мнение было высказано в Письме Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629.

Указанный подход подтверждается и судебными решениями, вынесенными в пользу налогоплательщика (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013, оставленное без изменений вышестоящими инстанциями, включая ВС РФ – Определение от 16.04.2015 № 307‑КГ15-2718).

Как указали судьи, из буквального содержания ст. 188 ТК РФ следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Толкование ст. 188 ТК РФ с точки зрения презумпции недобросовестности налогоплательщиков, как того требует налоговый орган, противоречит основным началам законодательства о налогах и сборах.

Вопрос:

Организация, применяющая УСНО, выплачивает своему работнику компенсацию за использование личного легкового автомобиля для производственных целей. Каков минимальный перечень документов, которые нужно оформить в этом случае?

Конкретный перечень документов, необходимых для принятия затрат в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей работников в расходах при УСНО, зависит от непосредственных условий ведения хозяйственной деятельности. Обозначим общий подход в данном вопросе.

Во-первых, использование личного легкового автомобиля сотрудника должно быть обусловлено производственной необходимостью, например, постоянными служебными разъездами. Это должно быть отражено в должностной инструкции работника.

Во-вторых, в соответствии со ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов в рассматриваемом случае определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Следовательно, должно быть заключено данное соглашение, обязательно в письменной форме. К соглашению прикладываются документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля: копия технического паспорта личного автомобиля, доверенность (если работник управляет им по доверенности).

В-третьих, на основании вышеприведенных документов издается приказ руководителя, который, в свою очередь, является основанием для произведения компенсационных выплат.

Работник, который систематически использует собственный автомобиль для выполнения служебных обязанностей, должен знать, какая компенсация расходов за использование личного автомобиля предусмотрена и на каких условиях ему положена. В этом вопросе есть много нюансов, о которых мы подробнее поговорим в статье.

Компенсировать или нет

Организация обязана компенсировать затраты на обслуживание машины, если она используется в служебных целях (ГСМ, амортизация автомобиля, парковка). Для этого необходимо прописать данный пункт в должностной инструкции или взять письменное заявление работника, где будут указаны пункты о необходимости использования своего транспорта для выполнения служебных обязанностей. В свою очередь, в организации должен быть издан приказ о компенсации за эксплуатацию личного транспорта работника, образец которого можно найти .

Оплатить затраты работника на машину, которая была использована на благо организации, должна, соответственно, сама организация. Варианты оплаты расходов на автомобиль прописаны в ст. 188 ТК РФ.

Варианты компенсации:

• Выплата компенсации за использование личного транспорта в служебных целях на основании ТК РФ.
• Оформление с работником договора аренды на личный автомобиль.
• Оформление ссуды, которая в результате является безвозмездным пользованием автомобиля.

Как компенсировать

Рассмотрим наилучший для обеих сторон вариант компенсации расходов предприятия и минимизации налогового бремени.

Иногда используется договор ссуды, но это самый невыгодный вариант, так как, безвозмездно взяв в эксплуатацию автомобиль, вам придется в итоге признать его в качестве дохода, на который положен налог. Подробнее – в ст. 250 НК РФ. При этом размер данного дохода высчитывается на основании рыночной стоимости и должен быть подтвержден независимой оценкой.

Что касается варианта использования личного имущества со взятием его в аренду, то он гораздо лучше предыдущего. Соглашение аренды личного транспорта сотрудника более выгодно для обеих сторон. Кроме того, оформить необходимые документы намного легче и быстрее, как и выплачивать собственно компенсацию работнику.

Но наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе. Можно привести наглядный пример. Предприятие выделяет работнику денежные средства как компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях. Сумма за полный месяц составляет 5000 рублей. Если сотрудник работает неполный месяц, сумма выплачивается пропорционально отработанному времени. Например, с 10 января 2017 года он ушел в отпуск на 2 недели и вернулся на работу 25 числа. В январе – 21 рабочий день, из которых работник был на рабочем месте 7 дней.

Наиболее распространенным вариантом в этой ситуации является простая компенсация расходов за эксплуатацию личного автомобиля на работе фиксированной суммой.

Расчет компенсации: 5000 / 21 дн. х 7 дн. = 1 667 рублей должно быть выплачено по итогам месяца.

Оформление компенсации

Для правильного оформления компенсации расходов за эксплуатацию личного транспорта сотрудника предприятию нужны документы:

• Оформленное соглашение с сотрудником с прописанными условиями на использование его личного транспорта в целях компании. В нем необходимо указать размер денежной компенсации и порядок выплаты, срок выплат, технические характеристики автомобиля (объем двигателя, легковой либо грузовой автомобиль, марку, год выпуска машины и его государственный номер).
• Документы сотрудника на автомобиль, который будет использоваться в служебных целях, а также страховка ответственности (ОСАГО), копия ПТС.
• Нормальный документ – приказ собственника предприятия о компенсации на прописанных условиях.
• Путевые листы с реальным маршрутом проезда автомобиля, чеки АЗС, бухгалтерский отчет с расчетами растрат на ГСМ, счета на амортизацию и ремонт автомобиля и остальные бумаги, подтверждающие оплату автомобиля, который используется в рабочем режиме.

Кроме того, желательно в должностной инструкции сотрудника прописать обязанности, которые предполагают регулярные поездки в служебных целях: посещение торговых точек, выезд на встречи к клиентам, доставку товаров или корреспонденции, транспортировку других сотрудников на встречи. Счета на оплату компенсации следует подавать директору на подпись ежемесячно для контроля финансовых затрат организации.

Компенсация за транспорт и налоги

В том случае, если на предприятии работник использует свой личный транспорт для реализации служебных заданий, которые согласованы с руководством, необходимо этот момент указывать в бухгалтерских документах. Налогообложение при этом касается не всей суммы компенсации, а только суммы в пределах законного норматива, независимо от того, какая это организация, с упрощенной или общей системой налогообложения. Подробнее – в ст. 264 и 346.16 НК РФ. Чтобы было проще считать и осуществлять страховые взносы, многие организации устанавливают размер компенсации в границах с учетом норм налогообложения.

Нормативы компенсаций, в основном, зависят от объема двигателя транспорта. Подробнее это описано в Постановлении Правительства РФ № 92 :

• Легковые автомобили (объем двигателя до 2 тыс. куб.) – 1 200 руб.
• Автомобили с объемом двигателя больше 2 тыс. куб. – 1 500 руб.
• Мотоциклы – 600 руб.
• Грузовые автомобили зачастую оплачиваются в полной мере, и учитывается полная сумма компенсации.

В 2017 году компенсация с расходов осуществляется только после оплаты, в соответствии со ст. 272 НК РФ.

Компенсация расходов за ГСМ

Подробная информация на данную тему представлена в письмах от Министерства финансов РФ № 03-03-06/1/39239 и № 03-03-01-02/140 . Например, компенсация за использование личного транспорта работника составляет 1 300 рублей в месяц. Кроме этого, идет возмещение ГСМ – 3 000 рублей + затраты на амортизацию или ремонт автомобиля. Таким образом, в налоговых расходах учитывается только 1 300 рублей основных затрат на компенсацию. При этом НДФЛ с такого рода компенсации не надо удерживать. Налогообложение при этом можно не учитывать.

НДФЛ с компенсации удерживать не нужно. От налога ее освобождает ст. 217 НК РФ. Однако не стоит забывать о том, что необходимо указать требуемую величину, которая зафиксирована в соглашении трудового договора.

Страховые взносы также не начисляются, так как отчисления идут только из оговоренной в соглашении суммы. Подробнее – в письме № 30-21/10260 .

Компенсировать пользование личным авто сотрудника компания может в любом размере, однако зачастую в статье расходов ставится стандартная сумма. Дополнительные расходы на амортизацию автомобиля и ГСМ, как правило, в компенсации не учитываются. Учитывать их следует отдельно, в базе по налогу и прибыли. На законодательном уровне не установлены требования по расходам ГСМ и четко не прописано, что они должны быть включены в компенсацию за использование личного автомобиля. В соответствии с Трудовым кодексом идет разделение компенсации и непосредственно возмещаются расходы.

Использование автотранспорта сотрудника предприятия в работе осуществляется в целях производственной необходимости при разъездном характере труда. Работодатель компенсирует затраты, произведенные сотрудником при эксплуатации техники. Условия предоставления компенсации по договоренности между работодателем и работником определяются в соответствии со ст. 188 ТК РФ. В статье расскажем, как рассчитывается компенсация использования личного автомобиля в служебных целях в 2018, дадим образцы документов.

Основания для выплаты компенсации расходов

Привлечение личного транспорта для использования в служебных целях должно быть оформлено письменным соглашением между сотрудником и работодателем. Договор заключается отдельным документом или дополнением к трудовому контракту в зависимости от типа соглашения. При заключении договора определяются условия эксплуатации – длительность использования, периодичность и обязанности, при исполнении которых производится применение транспорта. Отдельно оговаривается сумма компенсации, равная законодательной норме или сверх нее.

Тип договора	Дополнительные условия
Условие отражено в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему	Работодатель обязуется выплачивать компенсацию при разъездном характере работы. Управление осуществляется самим собственником
Договор аренды	Передача автотранспорта производится по акту. Работодатель обязан заключить договор страхования по ОСАГО, осуществлять все типы ремонтов
Договор на оказание транспортных услуг	Договор носит гражданско-правовой характер с указанием конкретного срока и конкретной суммы выплаты

Договор заключается и при осуществлении разовой поездки. Основанием произведения выплат является приказ, составленный работодателем в произвольной форме. Документ несет краткую информацию о сумме компенсации, периодичности выплат. Приказ издается по окончании месяца на основании расчета, произведенного бухгалтерией предприятия.

Виды затрат, компенсируемых работнику

ТК РФ определяет возможность выплаты компенсации износа транспортного средства и оплаты текущих расходов по эксплуатации личного автомобиля взамен:

• Проведения текущего ремонта.
• Расходов на приобретение топлива и ГСМ.
• Платы за парковку в течение рабочей смены, мойку автомобиля.
• Произведенных при эксплуатации иных затрат.

По мнению налоговых органов, сумма компенсации включает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.

Работодатель может производить компенсацию ГСМ по чекам, предоставленным работником. Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально. В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются. Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.

Размер выплаты, предоставляемой сотруднику

Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации. Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами.

Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563. Сумма для легкового транспорта составляет:

• 2 400 рублей при объеме двигателя до 2 тысяч куб. см.
• 3 000 рублей для двигателей объемом свыше 2 тысяч куб. см.

Ответы на вопросы

Вопрос №1. Обязательно ли указывать сумму компенсацию за использование личного транспорта в договоре?

Точную суммы компенсации не требуется указывать в договоре. Обязательным условием является перечисление расходов, компенсируемых работодателем. Сумма выплат зависит от наличия подтверждающих документов и количества дней использования транспорта.

Вопрос №2. За счет какого источника покрываются расходы, превышающие нормы компенсации?

Суммы, превышающие установленные нормы, покрываются за счет прибыли, находящейся в распоряжении предприятия.

Расчет сумм производимых выплат

Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта . При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.

При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммы размер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.

Порядок действия	Описание условий
Подача работником заявления	Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется
Представление документов на транспортное средство	В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем
Достижение договоренности с работодателем	Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон
Заключение договора	Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование
Составление акта приема-передачи	Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства

Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.

Если условие управления транспортом не оговорено, водителем автомобиля может быть любое лицо. К договору аренды составляется акт приема-передачи транспорта, подписываемый обеими сторонами.

Налогообложение выплат компенсации

Обложение налогом сумм, выплачиваемых физическому лицу, зависит от вида договора, заключенного на эксплуатацию транспорта.

Суммы компенсации взамен использования транспорта не подлежат налогообложению НДФЛ и начислению на выплаты страховых взносов. Компенсационные выплаты не облагаются в пределах сумм, обозначенных договором и обоснованных документально. Если между сторонами заключен договор аренды, полученные лицом суммы облагаются НДФЛ в размере 13% для резидентов и 30%, когда арендодателем выступает нерезидент.

Бухучет операций по учету компенсации

На предприятии осуществляется учет дней эксплуатации транспорта. Если эксплуатация транспорта носит системный характер в течение длительного периода, компенсация выплачивается ежемесячно. В конце месяца составляется справка-расчет, на основании которой издается приказ о выплате компенсации.

Пример расчета компенсации

Предприятие ООО «Новость» торгового профиля оформило соглашение с работником В. на использование личного транспорта в марте 2017 года. Сумма соответствует норме и составляет 3 000 рублей ежемесячно при условии использования транспорта в течение рабочих дней. Фактическая эксплуатация за март составила 12 дней. В учете предприятия:

• Рассчитывается сумма компенсации: К = 3 000 / 22 х 12 = 1 636,32 рублей;
• Начисляется сумма компенсации: Дт 44 Кт 73 на сумму 1 636,32 рублей;
• Производится выплата работнику на счет: Дт 73 Кт 51 на сумму 1 636,32 рубля.

Налог при выплате не удерживается. Перевод средств осуществляется одновременно с выплатой заработной платы.

Учет компенсации при расчете прибыли предприятия

Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ ).

При учете расходов ⇓

• Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
• Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
• Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
• Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
• Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.

При включении затрат требуется иметь полный перечень документов, подтверждающих экономическую оправданность расходов, позволяющих выплачивать компенсацию.

Как оспаривается сумма компенсации

При проверке ИФНС может исключить компенсацию за использование личного транспорта из состава расходов. Причиной может стать отсутствие оправдательных документов: путевых листов, расчетов, чеков на ГСМ, приказов, паспорта транспортного средства и других обязательных форм. Оспаривание сумм производится в судебной инстанции.

Спорным вопросом по налогообложению выплат является оформление договора с лицом, действующим по доверенности. Сложный момент состоит в определении понятия личного транспорта. Работодатель может удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы на начисленные суммы либо не применять налогообложение, но отстаивать позицию в суде.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №3. Нужно ли обосновывать расходы на эксплуатацию транспорта, если компенсация выплачивается в форме арендной платы?

Договор аренды предусматривает выплату платы в фиксированной сумме. Подтверждать фактические расходы не требуется. Для внесения сумм в состав расходов необходимо иметь договор, акт и подтверждение использования транспорта в коммерческой деятельности.

Вопрос №4. Является ли путевой лист обязательным документом, подтверждающим эксплуатацию транспортного средства?

Требование о необходимости наличия путевых листов является спорным вопросом. При выплате сотруднику компенсации в установленной фиксированной сумме количество дней эксплуатации транспорта можно определять по числу дней нахождения на рабочем месте. Дни отсутствия по причинам болезни, отпуска и другим исключаются из расчета положенной суммы.

Трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере - 50 000 руб. в месяц. Данная компенсация выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами? Как учитывается выплата данной фиксированной компенсации для целей налога на прибыль?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Организация вправе учесть выплачиваемую работнику сумму компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках в целях налогообложения прибыли (в пределах норм, установленных Постановлением N 92) и не облагать данную выплату НДФЛ и страховыми взносами в сумме, установленной соглашением сторон трудового договора, только при условии наличия соответствующего документального подтверждения производственной направленности поездок и фактически осуществленных расходов. Расчет суммы компенсации должен быть экономически обоснован интенсивностью использования транспортного средства в служебных целях и документально подтвержден.

При этом необходимо учитывать, что выплаты, осуществленные организацией за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется либо эксплуатируется не в служебных целях, в целях налогообложения прибыли не учитываются и подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Обоснование позиции:

Юридические аспекты

В соответствии со ст. 164 ТК РФ компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами. Компенсации, в отличие от заработной платы, выплачиваются не за сам труд, а для возмещения затрат, произведенных работником в связи с исполнением трудовых обязанностей. Таким образом, компенсационные выплаты оплатой труда не являются (смотрите, например, письма Минфина России от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68362, от 21.11.2016 N 03-03-06/1/68286, от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093).

В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета (например, предусмотрев, что компенсация выплачивается ежемесячно в твердой денежной сумме независимо от количества календарных дней в месяце). При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России и налоговых органов, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, письма УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/001797@, от 04.03.2011 N 16-15/020447@, от 22.02.2007 N 20-12/016776).

Налог на прибыль

Расходы на выплату компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках могут относиться к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (далее - Постановление N 92) (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письма ФНС России от 21.05.2010 N ШС-37-3/2199, Минфина России от 15.10.2008 N 03-03-07/24, от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48789). При этом сверхнормативные расходы на выплату компенсации для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).

Действующий норматив компенсации составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см - 1200 руб. в месяц, свыше 2000 куб. см - 1500 руб. в месяц.

Для возможности включения организацией сумм компенсации за использование личных автомобилей в служебных поездках в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, порядок выплаты и размеры компенсации должны быть определены в трудовом договоре, заключенном с работником, или утверждены локальным нормативным актом организации.

Также необходимо учитывать, что расходы могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль только при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (требования ст. 252 НК РФ). В связи с этим выплата работнику компенсации в фиксированном размере не снимает с работодателя и работника обязанности по оформлению и сбору документов, подтверждающих использование транспортного средства в служебных целях и фактическое осуществление соответствующих расходов. При этом необходимо учитывать, что за время, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается (письма УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776, от 31.03.2006 N 18-11/3/25186).

Подтверждением производственного (служебного) характера поездок могут являться:

путевые листы или разработанный организацией иной документ, содержащий маршрут, пройденный километраж, расход ГСМ и др. (смотрите также письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776 и от 20.09.2005 N 20-12/66690);

журнал учета поездок, содержащий маршрут следования, цель поездки (поездка должна носить производственный характер) и т.п.;

отчет сотрудника об осуществленных за месяц поездках, с описанием по каждой поездке необходимости (цели) этой поездки;

расчет суммы компенсации, определяемой с учетом интенсивности использования личного автомобиля в служебных целях, затрат по эксплуатации автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ и др.);

(или иной документ), подтверждающая разъездной характер работы сотрудника, занимающего определенную должность и др. (смотрите также письма Минфина от 26.05.2009 N 03-03-07/13, от 26.05.2009 N 03-03-07/13).

Документальным подтверждением расходов могут быть чеки за ГСМ и техническое обслуживание и иные платежные документы. Кроме того, необходимо иметь в наличии копию паспорта транспортного средства (письма Минфина России от 29.12.2006 N 03-05-02-04/192, от 16.11.2006 N 03-03-02/275, МНС РФ от 02.06.2004 N 04-2-06/419@).

Таким образом только при соблюдении всех вышеперечисленных условий затраты организации на выплату работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных поездках будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в пределах норм, установленных Постановлением N 92.

В Вашем случае трудовым договором с руководителем предусмотрена выплата компенсации за использование в служебных целях личного автотранспорта в фиксированном размере 50 000 рублей в месяц, которая выплачивается ежемесячно и не зависит от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался в служебных целях. Учитывая приведенные выше нормы и разъяснения, такая компенсация в целях налогообложения прибыли будет учтена лишь частично, исходя из норм, указанных в Постановлении N 92, причем суммы, указанные в документе, предполагают, что автомобиль используется полный месяц. Если он используется с меньшей интенсивностью, расходы признаются пропорционально дням использования. Так, если директор отсутствует на работе (отпуск, командировка, болезнь и т.п.), то, невзирая на установленное трудовым договором условие, в целях исчисления прибыли компенсацию (в размерах, определенных Постановлением N 92) следует скорректировать с учетом отработанных дней.

НДФЛ

При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физического лица, полученные как в денежной, так и в натуральной форме, в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ. Организация, выплачивающая физическому лицу доход, признается налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с такого дохода (п. 1 ст. 226 НК РФ).

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях (т.е. НК РФ не установил специальные нормы в целях применения НДФЛ для рассматриваемой компенсации) и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ (письмо Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Так, согласно ст. 188 ТК РФ выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора.

Следовательно, компенсационные выплаты работнику в связи с использованием им личного автомобиля в служебных целях не облагаются НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письма Минфина России от 27.06.2013 N 03-04-05/24421, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78). При этом организация также должна иметь в наличии документы (раздел "Налог на прибыль"), подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).

Отметим, что, в отличие от писем, касающихся налога на прибыль, прямо о необходимости учета для целей обложения НДФЛ интенсивности использования автомобиля финансовое ведомство не высказалось (вместе с тем в ряде обращений в самом тексте вопросов указано, что компенсация выплачивается с учетом этого фактора). Но, учитывая разъяснения о необходимости иметь подтверждающие документы и для целей исчисления НДФЛ, можно заключить, что порядок учета интенсивности эксплуатации машины, предлагаемый для исчисления налога на прибыль, поддерживается и при обложении НДФЛ. Доводы проверяющих могут быть, например, таковы: если в какие-то дни автомобиль не использовался, за этот период выплата утрачивает характер компенсационной (износ за этот период не происходит, нет и расходов, связанных с использованием автомобиля).

В случае, когда размер компенсации взят произвольно, не подтвержден никакими расчетами и документами, не учитывает фактические периоды его использования, риск того, что будет доначислен НДФЛ, на наш взгляд, существует. В Вашем случае значительность определенной к выплате суммы, возможно, обусловлена маркой и объемом двигателя автомобиля. Если принято решение не учитывать фактические дни эксплуатации машины, мы полагаем целесообразным иметь некий расчет, который покажет, например, среднемесячную стоимость расходов по эксплуатации автомобиля в совокупности с суммой износа. То есть нужно будет доказать, что установленная сторонами сумма уже учитывает интенсивность использования имущества. Иными словами, для целей исчисления НДФЛ сумма выплаты должна быть обоснована, в противном случае возникает вопрос о наличии экономической выгоды директора (ст. 41 НК РФ). Заметим, все сказанное нами в этой части является нашим экспертным мнением и не гарантирует отсутствие спора с проверяющими.

Страховые взносы

С 1 января 2017 года Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ признан утратившим силу Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ). Вместе с тем Федеральным законом от 03.07.2016 N 243-ФЗ (в редакции Федеральных законов от 30.11.2016 N 401-ФЗ и от 19.12.2016 N 448-ФЗ) Налоговый кодекс РФ дополнен разделом XI, включая главу 34 "Страховые взносы", вступившим в силу с 01.01.2017.

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, указаны в качестве плательщиков страховых взносов в абзаце втором пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ. Применительно к рассматриваемой ситуации для указанных плательщиков страховых взносов согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами (если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ) признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ. Так, согласно пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Аналогичная норма содержится и в Федеральном законе от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ) (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ).

Таким образом, установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником.

Следует отметить, что поскольку приведенные нормы главы 34 НК РФ в целом аналогичны положениям п. 2 части 1 ст. 9 утратившего силу Закона N 212, то, по мнению Минфина России, по вопросу исчисления и уплаты страховых взносов следует руководствоваться разъяснениями Минтруда России, данными по соответствующему вопросу ранее (письмо Минфина России от 16.11.2016 N 03-04-12/67082). В этой связи обращаем внимание, что и ранее контролирующие органы указывали, что сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (п. 3 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, п. 2 письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

В то же время в письмах Минтруда России от 26.02.2014 N 17-3/В-92, от 26.02.2014 N 17-3/В-82, от 25.07.2014 N 17-3/В-347 и ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 пояснено, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть для возможности применения положений пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ организация также должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях. Кроме того, в письме от 12.03.2010 N 550-19, п. 3 письма от 06.08.2010 N 2538-19 Минздравсоцразвития России разъясняло, что сумма компенсации за использование личного транспорта не подлежит обложению страховыми взносами только в том случае, если использование данного транспорта связано с исполнением трудовых обязанностей работника организации (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели). Получается, если размер возмещения указанных расходов должен быть обоснован, то дни фактического использования имущества должны быть учтены и при расчете компенсации для целей обложения страховыми взносами.

Энциклопедия решений. Учет компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях;

Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание служебного транспорта;

Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Алексеева Анна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.