Кем утверждены унифицированные формы первичной учетной документации. Унифицированный первичный документ. Организация использует унифицированные формы

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАТИСТИКЕ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

от 5 января 2004 г. № 1

Обратите внимание! Все формы первичной учетной документации, утвержденные настоящим Постановлением, Вы можете скачать в формате Ms Word 2003 и Ms Excel 2003, пройдя по указанным ниже ссылкам!

В целях реализации требований Государственный комитет Российской Федерации по статистике постановляет:

1. Утвердить согласованные с Министерством финансов Российской Федерации, Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Министерством труда и социального развития Российской Федерации унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты:

1.1. По учету кадров:
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ .

1.2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ ,
№ .

2. Распространить унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 настоящего Постановления, на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, в п. 1.2 - на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

3. С введением указанных в п. 1 настоящего Постановления унифицированных форм первичной учетной документации признать утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26.

Председатель
Госкомстата России
В.Л.СОКОЛИН

Письмом Министерства юстиции Российской Федерации от 15 марта 2004 г. № 07/2732-ЮД признано не нуждающимся в государственной регистрации.

УКАЗАНИЯ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ И ЗАПОЛНЕНИЮ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЕГО ОПЛАТЫ

1. По учету кадров

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
(форма № Т-1)

Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
(форма № Т-1а)

Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора.

При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма № Т-1) или "Период работы" (форма № Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

Личная карточка работника
(форма № Т-2)

Личная карточка государственного (муниципального) служащего
(форма № Т-2ГС(МС))

Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются:
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А");
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" не заполняются;
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву";
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Штатное расписание
(форма № Т-3)

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника
(форма № Т-4)

Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

В п. 4 "Послевузовское профессиональное образование" указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.

П. 5 "Ученая степень" заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

В п. 6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка работника (форма № T-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу
(форма № Т-5)

Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
(форма № Т-5а)

Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № T-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
(форма № Т-6)

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам
(форма № Т-6а)

Применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику(ам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором.

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № T-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику".

График отпусков
(форма № Т-7)

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении

(форма № Т-8)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)
трудового договора с работниками (увольнении)
(форма № Т-8а)

Применяются для оформления и учета увольнения работника(ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

Приказ (распоряжение)о направлении работника в командировку
(форма № Т-9)

Приказ (распоряжение)о направлении работников в командировку
(форма № T-9a)

Применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение
(форма № Т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

После возвращения из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении
(форма № Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

Приказ (распоряжение) о поощрении работника
(форма № Т-11)

Приказ (распоряжение) о поощрении работников
(форма № Т-11а)

Применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы № Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме ____ руб. ____ коп.".

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда
(форма № Т-12)

Табель учета рабочего времени
(форма № Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
в форме № Т-12 (графы 4, 6) - две строки;
в форме № Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме № Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.

Форма № Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме № Т-13:
при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13.

Расчетно-платежная ведомость
(форма № Т-49)

Расчетная ведомость
(форма № Т-51)

Платежная ведомость
(форма № Т-53)

Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы № Т-49 и № Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах "Начислено" проставляются суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу.

Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49) и платежной ведомости (форма № Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Журнал регистрации платежных ведомостей
(форма № Т-53а)

Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации.

Ведется работником бухгалтерии.

Лицевой счет
(форма № Т-54)

Лицевой счет (свт)
(форма № Т-54а)

Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года.

Заполняются работником бухгалтерии.

Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплаты.

Форма № Т-54а применяется при автоматизированной обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) с использованием специальных программ и содержит условно-постоянные реквизиты, необходимые для расчета заработной платы. Экземпляр распечатки расчетного листка, содержащий данные о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счет работника на бумажном носителе. На оборотной стороне формы или вкладном листе дается расшифровка кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику
(форма № Т-60)

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Записка-расчет при прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении)
(форма № Т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Акт о приеме работ,
выполненных по срочному трудовому договору,
заключенному на время выполнения определенной работы
(форма № Т-73)

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Источник публикации:
"Бюллетень Минтруда РФ", № 5, 2004.

Унифицированные формы документов привычны и удобны в работе, поэтому, несмотря на то, что большинство из них с 2013 года необязательны, они применяются до сих пор. Об унифицированных формах документов мы расскажем в этой статье.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Какие унифицированные формы первичной учетной документации являются обязательными

Обязательными продолжают оставаться формы первичной документации, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (см. письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, это:

• Кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971).

• Транспортная накладная по форме из приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (это следует из писем Минфина России от 06.09.2016 № 03-03-06/1/52112, от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407, ФНС РФ от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@)..

Таким образом, обязательность применения унифицированных форм относится не только к кассовым документам, но и к транспортной накладной.

Скачать бланк транспортной накладной вы можете в статье «Подтверждение транспортных расходов - какими документами?» или в материале «Расходы на перевозку подтверждает лишь один документ» .

Что означает «альбом унифицированных форм первичной учетной документации» (примеры)

Альбомом унифицированных форм принято именовать так называемую тематическую подборку форм документов. Так, существуют альбомы по учету:

• кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда;
• кассовых операций;
• торговых операций;
• основных средств и нематериальных активов;
• материалов;
• продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения;
• результатов инвентаризации;
• работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ и др.

Унифицированные формы кадровых документов (табели, ведомости и т. п.)

Унифицированные формы кадровых документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Условно их можно разделить на 2 группы:

1. Документы непосредственно по учету кадров — от приема до увольнения:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

• личная карточка работника;

• штатное расписание;

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

• график отпусков;

• приказ об увольнении и др.

• зарплатные ведомости: расчетно-платежная, расчетная и платежная;

Чаще всего о необходимости тех или иных документов организации задумываются к началу года: какие заявления взять с работников, как составить приказы (распоряжения), утвердить регламенты и согласовать документы. Давайте поговорим о формах первичных учетных документов по учету труда и его оплаты.

Унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства были утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1).

Согласно п. 2 документа их применение носило обязательный характер. Но с 01.01.2013 вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ). В нем не содержатся требования о необходимости составления первичных учетных документов по унифицированным формам.

Теперь согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемых организацией (за исключением организаций государственного сектора), должен определять руководитель организации.

Возможность самостоятельной разработки форм первичных учетных документов подтвердил Роструд в Письмах от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 09.01.2013 N 2-ТЗ. Однако запрета на использование унифицированных форм в Законе N 402-ФЗ не содержится, поэтому их по-прежнему можно применять.

Таким образом, организация может принять одно из следующих решений в отношении использования учетных кадровых форм:

— продолжать использовать унифицированные формы, не внося в них ничего нового;

— отказаться от их использования, заменив вновь разработанными;

— продолжать использовать унифицированные формы, внеся в них изменения и/или дополнения, отражающие специфику работы организации и взаимоотношений с персоналом.

Организация использует унифицированные формы

Вот уже два года формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

…без изменений

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

…с изменениями и/или дополнениями

Внесение изменений и/или дополнений в унифицированные формы производится по правилам, установленным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» (далее — Постановление N 20). Согласно документу, если организация решила продолжить использовать унифицированные формы, внеся в них некоторые изменения, данные изменения должны быть закреплены приказом.

Сроки внесения изменений и/или дополнений Постановлением N 20 не установлены, поэтому полагаем, что дата этого приказа может быть любой, и не обязательно должна приходиться на конец года (см. также п. 10 ПБУ 1/2008, где указаны случаи, когда может производиться изменение учетной политики).

Организация решила разработать собственные унифицированные формы

Не допустить ошибок

Отметим, на что необходимо обратить внимание кадровикам, чтобы не допустить ошибок в связи с разработкой собственных унифицированных форм.

1. Само по себе Использование первичных учетных кадровых документов обязательно, их состав остается прежним, послабления касаются только форм.

Отсутствие кадровых документов может повлечь риск привлечения организации и ее должностных лиц к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ. Обращаем внимание, что с 01.01.2015 размеры штрафов по данной статье значительно увеличены.

Кроме того, отсутствие первичных учетных кадровых документов может повлечь налоговые риски, в частности непризнание расходов на оплату труда затратами при исчислении налога на прибыль, и, как следствие, доначисление налога, начисление пени, а также привлечение к налоговой ответственности в виде штрафа согласно НК РФ.

2. При разработке собственных форм следует учитывать, что первичный учетный документ должен содержать Обязательные реквизиты , перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Нарушение требований к форме кадровых документов может также повлечь риск признания их не соответствующими действующему законодательству и привлечению к ответственности.

3. Согласно Информации Минфина России б/д N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» Остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Так, рассматривая вопрос об оформлении первичных документов при направлении работника в служебную командировку, Минтруд России в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 отметил, что соответствующие документы (в частности, командировочное удостоверение) должны быть составлены по формам, утвержденным Постановлением N 1.

Роструд в Письме от 04.03.2013 N 164-6-1 также разъяснил, что при оформлении командировочного удостоверения следует использовать унифицированную форму N Т-10 и руководствоваться Указаниями по ее заполнению, утвержденными Постановлением N 1.

При разъяснении вопроса учета рабочего времени в случае работы сотрудников по сменному графику Министерство труда и социальной защиты РФ (п. 3 Письма от 24.05.2013 N 14-1-1061) отметило, что ч. 4 ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя по ведению учета отработанного работниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N N Т-12 и Т-13, утвержденные Постановлением N 1.

Таким образом, по мнению государственных органов, при оформлении некоторых кадровых документов работодателю необходимо продолжить использование унифицированных форм, в частности, в отношении командировочного удостоверения, табеля учета рабочего времени.

4. При самостоятельной разработке учетных форм необходимо учитывать иные нормативные правовые акты , содержащие требования к учетным кадровым формам. Рассмотрим, что следует принять во внимание при разработке формы личной карточки работника.

Пример 3. При разработке организацией собственной формы личной карточки следует учитывать, что требования о применении разд. II унифицированной формы N Т-2 для ведения воинского учета установлены п. 27 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719.

Кроме того, наряду с обязательными реквизитами, указанными в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, личная карточка должна содержать графы, в которые необходимо вносить сведения о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей <1>, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»). Таким образом, при самостоятельной разработке формы личной карточки необходимо сохранить разд. II в соответствии с Постановлением N 1 и предусмотреть графы в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек.

5. Возможность самостоятельной разработки учетных кадровых документов касается только унифицированных форм , утвержденных Постановлением N 1, и не распространяется на кадровые документы, формы которых определяются иными нормативными правовыми актами.

Пример 4. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не является унифицированной формой, утвержденной Постановлением N 1. Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Таким образом, изменения в использовании унифицированных форм не касаются формы трудовой книжки.

Разрабатываем учетные формы

Если организация решила разрабатывать свои учетные формы (причем не только в части кадровых документов, но и для бухгалтерского учета в целом), то весь процесс займет некоторый период времени и потребует согласования различных отделов — финансового, бухгалтерии, отдела кадров, юридического, службы безопасности. Для слаженной работы всех этих отделов лучше создать специальную рабочую группу и установить порядок и сроки ее работы над учетными формами.

По результатам рассмотрения проекта названного альбома необходимо издать приказ об утверждении разработанных форм в составе учетной политики.

Приложение

К положению

Альбом форм первичных учетных документов ООО «Открытый мир»

Первичная учетная форма N 5 «Штатное расписание»

Общество с ограниченной ответственностью «Открытый мир»

Штатное расписание от ____________ N _____

Генеральный директор ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Начальник отдела кадров ___________________________

(И. О. Фамилия, подпись)

Учетная политика и большинство первичных учетных документов касаются работников бухгалтерии, поэтому заботы по ее разработке и утверждению ложатся на их плечи; отдел кадров же больше волнуют формы, касающиеся кадровых вопросов. Если в течение года (не обязательно в момент утверждения учетной политики) будет принято решение их поменять, это можно будет сделать путем внесения изменений и/или дополнений в действующую учетную политику (п. 10 ПБУ 1/2008).

Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.

Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.

Применение унифицированных форм

При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.

На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».

При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.

Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:

• График отпусков (форма № Т-7);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).

Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .

Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11);
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а);
• Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);
• Расчетная ведомость (форма Т-51);
• Лицевой счет (форма Т-54);
• Платежная ведомость (форма Т-53);
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а);
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).

При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73).

Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:

• Министерством финансов;
• Министерством экономического развития и торговли;
• Министерством труда и социального развития.

Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.

С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет. Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты 1 , среди которых: наименование документа и дата его составления; название организации; вид документа; описание кадрового действия и величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним. Только конкретизированы требования к подписи. Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.

Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» 2 – ими можно пользоваться и дальше.

Только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда остаются обязательными в 2013 году: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49) и платежная ведомость (форма № Т-53). Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П , следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.

Юбилейная статистика. Факт № 5

За 10 лет мы ответили более чем на 52 000 ваших вопросов!

Шаг 2. Выбираем, как будем вести кадровый учет – по унифицированным или собственным формам

Прежде чем дать задание по разработке новых форм, работодатель должен оценить целесообразность нововведений (таблица на стр. 54). Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации. Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России. В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству. Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402- ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ)	Узнать о новых требованиях к оформлению первичных учетных документов
Постановление Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»	Разработать типовые формы документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Положение № 373-П)	Уточнить, какие унифицированные формы продолжат действовать в 2013 году
Приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», приказ Министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139 «О формах документов, используемых в финансово-хозяйственной деятельности Вооруженных Сил Российской Федерации»	Найти унифицированные формы по учету труда и его оплаты для организаций государственного сектора

Преимущества и недостатки двух способов ведения кадрового учета

Цель	Формы «Т»	Неунифицированные формы
Разработать и утвердить формы в короткие сроки	Возможно, потому что формы, унифицированные стандартом, содержат все обязательные реквизиты (за исключением требования к подписи)	Затруднительно, потому что составление своих бланков требует специальных знаний и обширного опыта
Учесть специфику организации	Возможно всегда, потому что типичные типовые формы можно модернизировать. До 1 января 2013 года их можно было только дополнять	Возможно всегда, поскольку организация изначально документирует кадровые ситуации так, как ей удобно. Обязательным будет только набор реквизитов
Выиграть трудовой спор	Возможно, потому что у проверяющих и судей не возникает лишних претензий к ведению кадровых документов по типовым формам	Затруднительно, потому что в законодательстве нет четких указаний о том, как должны выглядеть самостоятельно разработанные формы
Автоматизировать учет кадров	Возможно, потому что автоматизированные системы кадрового учета (например 1С) по умолчанию формируют документы по унифицированным формам	Затруднительно, потому что понадобится перенастраивать автоматизированную систему кадрового учета

Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:

– добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.

Шаг 3. Разрабатываем первичные бланки документов или вносим изменения в прежние формы

Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Работодатель должен организовать процедуру так, чтобы формы документов, затрагивающие кадровый учет, создавались в тесном сотрудничестве с отделом кадров. Чтобы оптимизировать делопроизводство, используйте в бланках:

– трафаретные тексты;

– наборы стандартных фраз и выражений.

Излагайте информацию максимально кратко и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа. Каждое слово в тексте формы должно нести смысловую нагрузку.

На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм: № Т-3 (штатное расписание), № Т-7 (график отпусков), № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда), № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п. Удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным (образец выше). Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.

Пример

Начальник отдела кадров ООО «Каравелла» Марина Крылова совместно с главным бухгалтером подготовила проект изменений. Компания будет применять альбом унифицированных форм, модернизированных под свои нужды. Начальник отдела кадров предложила удалить из документов все реквизиты, которые не входят в перечень обязательных и не используются в организации. Это:
– ссылки на номер формы и постановление Госкомстата;
– коды ОКУД и ОКПО.
Затем во всех формах рядом с подписью предусмотрели место для расшифровки – указания фамилии и инициалов работника, подписавшего документ, так как это обязательный реквизит.

Шаг 4. Утверждаем формы приказом руководителя

Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя (образец на стр. 55). С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Марина Коротина,

главный специалист по управлению персоналом автономной некоммерческой организации «Транспортная дирекция Олимпийских игр» (Москва):

– Перечень обязательных реквизитов первичных документов по учету труда и его оплаты в целом остался прежним. Небольшие отличия связаны с требованием указывать помимо подписей сотрудников, оформивших кадровое действие, их фамилии и инициалы.

– Подготовьте образцы бланков по учету труда в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению. Затем утвердите форматы документов приказом руководителя.

1 Подробнее об этом читайте в статье «Реквизиты документов: оформляем правильно» на стр. 44.
2 Утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.