Какие документы необходимо получить при увольнении. Документы, которые выдает работодатель при увольнении по собственному желанию. В последний день работы сотрудника нужно выдать

Стало больше документов при увольнении от работодателя. Например, добавилась новая форма СЗВ-СТАЖ. Кроме того, законодатели обновили форму справки о заработке, заменили отчет РСВ-1 расчетом по взносам. Мы поможем вам не запутаться в этих документах и расскажем, какие документы от работодателя получает сотрудник в 2019 году при увольнении.

Документы при увольнении от работодателя 2019: образцы

Какие документы выдаются при увольнении работника в 2019 году

Законы требуют выдавать сотрудникам различные справки и выписки из отчетов и прочие документы при увольнении. Некоторые документы работодатель обязан выдать по закону, а некоторые - по требованию работника. Подробная информация, что небходимо выдать сотруднику при увольнении, в статье

Какие документы выдаются при увольнении работника: список

Документ		Срок выдачи
Трудовая книжка c записью об увольнении		Последний день работы
Справка о сумме заработка	Форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н
Выписка из СЗВ-М
Форма СЗВ-СТАЖ
Уведомление – если в день увольнения выдать трудовую книжку и другие документы невозможно	Форма произвольная. Уведомление отправьте по почте с описью вложения
Уведомление при сокращении штата	Форма произвольная	Минимум за два месяца до сокращения штата
Предложение другой работы при сокращении штата	Форма произвольная
Справка для пособия по безработице	Форма регионального центра занятости или рекомендованная Минтрудом либо произвольная форма	В течение трех рабочих дней (ст. 62 ТК РФ)

Перечень документов при увольнении, которые выдают по заявлению работника

Документ	Форма и пример заполнения
В течение трех рабочих дней
Трудовая книжка c записями о работе в организации, ее копия или выписка из нее	Форма утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
Копия приказа о приеме на работу	Унифицированная № Т-1 или № Т-1а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
Копия приказа о переводе	Унифицированная № Т-5 или № Т-5а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
Копия приказа об увольнении	Унифицированная № Т-8 или № Т-8а или своя с обязательными реквизитами (п. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ)
Другие документы, связанные с работой	Форма произвольная
Cправка о доходах по форме 2-НДФЛ	Форма 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485
В течение пяти календарных дней
Выписка из СЗВ-М	Форма утверждена постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п
Копия раздела 3 Расчета по страховым взносам

Какие справки выдать сотруднику при увольнении в 2019 году

В 2019 году выдайте работнику при увольнении справку о сумме заработка. Форма утверждена приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

Укажите в справке заработок за два предыдущих календарных года и за период с начала текущего года. Если работник увольняется, например, в мае 2019 года, впишите:

• в раздел 2 - период с 01.01.2016 по день увольнения в 2019 году;
• раздел 3 - суммы зарплаты и других выплат, на которые вы начисляли взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством за этот период;
• раздел 4 - количество календарных дней временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком.

Читайте

При увольнении сотруднику выдают справки в обязательном порядке или по письменному требованию. Узнайте, какие справки должны быть выданы и скачайте типовые бланки или готовые примеры таких выписок.

➤

В статье

Скачайте образцы документов, которые необходимо выдать сотруднику при увольнении:

Когда работодатель должен выдать документы при увольнении

При увольнении работодатель обязан в последний рабочий день выдать сотруднику окончательный расчет и все документы, связанные с работой. Заработную плату выплачивают со всеми причитающими надбавками, компенсацией за неиспользованные дни отпуска, выдают выходное пособие, если его выплата предусмотрена отраслевыми соглашениями, коллективным договором, иными нормативно-правовыми актами.

Точную дату расторжения трудового договора определяют приказом, с которым уходящего сотрудника знакомят под подпись. Определить эту дату поможет онлайн-расчетчик от «Системы Кадры» .

Рассчитать дату увольнения

Некоторые справки при увольнении выдают в обязательном порядке, другие - по письменному требованию сотрудника (ч. 5 ст. 80 ТК РФ, п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ).

Какие справки выдают при увольнении в обязательном порядке

В зависимости от обстоятельств формируют точный список документов, которые будут выданы сотруднику при расторжении трудовых отношений. Некоторые виды справок выдают в обязательном порядке, другие - по письменному требованию сотрудника.

В последний день работы сотрудника нужно выдать:

• трудовую книжку
• справку о сумме заработка и специальных периодах по форме, которая утверждена приказом Минтруда от 30.04.2013 № 182н
• выписки из форм СЗВ-М, отчета о страховом стаже СЗВ-СТАЖ и раздела 3 расчета по страховым взносам в части данных конкретного сотрудника
• иные документы по письменному заявлению сотрудника

Такие правила установлены в части 5 статьи 80 ТК и пункте 4 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

➤ Трудовая книжка

Основной документ, который подтверждает трудовой стаж - трудовая книжка. Ее выдают непосредственно в день расторжения трудовых отношений на руки уходящему работнику. Он расписывается в книге учета движения трудовых и вкладышей (п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Работодатель не вправе задерживать трудовую, допускать ошибки при оформлении. Это относится к серьезному нарушению, что дает основание сотруднику обратиться в суд с иском о возмещении дохода, который не получен за период задержки книжки, о признании записи недействительной.

Компания назначает ответственного специалиста за трудовые книжки из отдела, который непосредственно занимается кадровым делопроизводством. Необходимо проверить, чтобы работодатель заверял подписью и печатью (при наличии) все записи в трудовой книжке.

С 2020 года начинается переход на электронные трудовые книжки. Редакция журнала Кадровое дело напоминает, что в компаниях .

➤ Справки при увольнении с работы о сумме заработка

Оформляют по форме № 182 н. Типовой бланк такой справки утвержден приказом Минтруда № 182 н от 30 апреля 2013 года (размещен в приложении № 1). Заполненный документ заверяют не только подписями руководителя, главного бухгалтера, но и ставят печать организации (при наличии). Необходимо учитывать, что печать ставят таким образом, чтобы она не закрывала подписи.

Пример заполнения справки о сумме заработка

➤ Справки о страховом стаже

До 2017 года выписки из форм СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, раздела 3 расчета по страховым взносам не оформляли. В 2017 году в законодательство ввели новую норму, обязывающую работодателя выдавать указанные выписки каждому увольняемому работнику. Причем это должны быть именно выписки.

Выписка из формы СЗВ-М

В выписку вносят реквизиты работодателя, отчетный период - текущий год, а также данные о конкретном работнике: СНИЛС и ИНН, не копируют данные отчета по остальным сотрудникам.

Пример заполнения формы СЗВ-М за январь 2020 года

Выписка из формы СЗВ-СТАЖ

Выписку выдают под подпись. Используют типовую форму, действующую с 1 января 2019 года (постановлением ПФР от 06.12.2018 № 507п). В организации заводят отдельный учетный журнал или оформляют такую выписку в двух экземплярах: один из них выдают на руки увольняемому работнику, а второй, заверенный его подписью и датой, оставляют в компании. Таким способом работодатель защитит себя от возможных претензий и докажет, что он правильно оформил документ, выдал его в положенный срок. Кадровик делает запрос в бухгалтерию. Готовит выписку бухгалтер.

Пример заполнения формы СЗВ-СТАЖ

Когда понадобится: если сдаете сведения в ПФР о периодах работы сотрудников за 2019 год. Форму нужно сдать не позднее 2 марта 2020 года.

➤ Документы при увольнении от работодателя: выписка из раздела 3 формы расчета по страховым взносам

Здесь речь идет о разделе «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» документа, который объединил функции двух форм - 4-ФСС и РСВ-1 ПФР. В настоящее время это один бланк. В нем указывают паспортные данные, сведения о зарплате сотрудника и о начисленных взносах (утвержден приказом ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11-551@). Выдают заполненный документ не только тем сотрудникам, которые работали на основании трудового договора, но и физическим лицам, с которыми компания подписала договор гражданско-правового характера.

Копия раздела 3 расчета по страховым взносам для передачи сотруднику

Выписку готовит бухгалтерия. Бухгалтер заполняет поля формы чернилами следующих цветов: черного, синего или фиолетового. Нельзя применять штрих-корректоры. Бухгалтерия указывает в выписке сведения за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала и непосредственно по день увольнения (п. 22.1 приказа ФНС России от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551@).

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет . Какой документ выдавать всем уволенным с 2017 года и можно ли поручить кадровику заполнять форму СЗВ-М.

Что делать, если документы и справки при увольнении работника выдать невозможно

Если работник отказывается получать документы и расчет, отсутствует на работе, необходимо составить специальное уведомление и направить его по почте.

В нем указывают, что сотрудник должен явиться за трудовой книжкой, расчетом, получить другие документы при увольнении или дать свое согласие на то, чтобы документы отправили по почте. С момента отправки такого уведомления организация не несет ответственности за несвоевременную выдачу трудовой (ч. 6, ст. 84.1 ТК РФ).

Если заработную плату выплачивают на банковскую карточку работника, все причитающиеся суммы он должен получить в день увольнения.

Если сотрудник не получил документы при увольнении, которые обязан выдать работодатель, в частности отказался получить трудовую книжку или отсутствовал на работе в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за выдачу указанных документов с задержкой. Поэтому сразу следует уведомить уволенного о необходимости забрать все документы или выдать согласие выслать все почтой.

Сделать это можно 3 способами:

1. В акте об отказе забирать трудовую книжку, прописать, что следует явиться за документами или выдать согласие на пересылку их почтой.
2. Составить отдельное уведомление и выдать работнику.
3. Направить уведомление сотруднику по почте.

Какие документы должны выдать при увольнении по письменному запросу сотрудника

Дополнительные справки выдают по письменному запросу сотрудника. Какие справки брать при увольнении, что может в дальнейшем потребоваться:

1. Копии приказов о приеме, о переводе, об увольнении, о награждениях, об отпусках и другом.
2. Документ о периоде работы в компании.
3. Копия ТД (трудового договора), оформленных к нему дополнительных соглашений.
4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ.
5. Справка о заработке, если планируется обращение в службу занятости за получением пособия по безработице и т.д.

Какие документы и справки при увольнении с работы требуется подписать

При увольнении сотрудник должен подписать ряд документов. К ним относятся:

• приказ о прекращении трудовых отношений;
• учетные журналы - это будет подтверждением факта получения на руки всех обязательных документов;
• записи, сделанные за время работы сотрудника в трудовой книжке (в том числе и запись об увольнении), их заверяют двумя подписями: должностного лица, который заполнял трудовую, ее владельца;
• личную карточку.

Иногда этот список расширяется. В каждом конкретном случае это решают по обстоятельствам. Некоторые компании выдают своим сотрудникам обходной лист, который нужно подписать в подразделениях отделов перед тем, как трудовой договор будет расторгнут. Материально ответственные лица проводят инвентаризацию, передают материальные ценности, подписывая целый ряд дополнительных документов.

Все документы, акты заверяют подписью сторон. Если подпись отсутствует, в дальнейшем достаточно сложно доказать, что та или иная справка, документ были оформлены и получены. Это следует учитывать работодателю, кадровикам, сотрудникам бухгалтерии, другим ответственным специалистам, участвующим в процессе подготовки и оформления всех документов для увольнения.

Трудовую книжку, справку о сумме заработка, выписки из соответствующих отчетов - все это нужно выдать сотруднику, который уходит из компании, в последний день его работы. Следует проследить, чтобы он расписался в учетных журналах, в книге учета движения трудовых книжек. Если работник отказался поставить свою подпись, составляют соответствующий акт. Если сотрудник отсутствует на работе - отправляют письменное уведомление о том, что необходимо получить трудовую книжку или дать свое согласие на ее отправку по почте

Документы при увольнении - это пакет документации, касающейся деятельности в конкретной компании. Их работнику выдают в последний день действия трудового договора. Многие считают, что должны получить на руки только трудовую и расчетный лист, но это не так: законодательством утвержден намного более объемный перечень.

Обязательные и необязательные формы документации

На основании ст. 84.1 ТК РФ в день увольнения производят окончательный расчет с работником, а также выдают ему бумаги, отражающие сведения о деятельности человека в этой компании. Перечислим, какие документы нужны при увольнении (их выдают обязательно):

1. Трудовая книжка. Оформлять можно накануне дня расторжения договора, выдавать надо лично в руки сотруднику под подпись в последний день работы. Если нет такой возможности, получить согласие на отправление почтой либо хранить в организации до обращения владельца.
2. Медицинская книжка (при наличии). Никаких записей в ней делать работодателю нельзя.
3. Расчетный лист. В нем перечисляют суммы, заработанные за отработанные в текущем месяце дни, компенсационные выплаты (например, за непредоставленный отпуск), удержанные суммы на основании закона, решений суда, исполнительных листов, прочих оснований.
4. Справка о зарплате (форма 182н) за текущий год и 2 предшествующих. Выдается лицом, отвечающим за ведение бухгалтерии в организации, для предоставления новому работодателю или в органы ФСС для начисления пособий по временной нетрудоспособности, в том числе в связи с беременностью и родами.
5. Заполненный персональными данными сотрудника раздел 3 расчета по страховым взносам. Оформляется с начала квартала до даты расторжения трудового договора.
6. Выписка из формы СЗВ-СТАЖ. Заполнять в ней графу 14 необходимо только в том случае, если расторжение трудового договора производится 31 декабря. В остальных случаях этот столбец остается пустым. Разделы 4 и 5 формы не заполняют, если расторжение контракта не связано с выходом на пенсию.
7. Выписка из формы СЗВ-М, составленная на уходящего работника, за текущий месяц.

По заявлению увольняющегося работодатель должен предоставить:

• форму 2-НДФЛ, где указывают сведения о доходах с начала года по дату его увольнения;
• справку о среднем заработке, если человек планирует в ближайшее время обращаться за пособием по безработице;
• копию формы СПВ-2 (сведения о застрахованном стаже для установления пенсии), если работник уходит на пенсию по возрасту, по инвалидности, по иным основаниям. Оригинал в 10-дневный срок после получения заявления об уходе на пенсию направляют в ПФР;
• копии приказов о приеме, увольнении, переводах, несчастных случаях на производстве, иных распоряжениях и актах, касающихся деятельности сотрудника.

Обратите внимание: документы при увольнении по соглашению сторон или по иным причинам выдаются на общих основаниях. Чтобы избежать конфликтов и споров, необходимо все бумаги подписать у руководства, а при наличии печати — проштамповать их. Если выдаются копии, их необходимо заверять в общепринятом порядке.

Нередко бывает, что работник теряет документы, а потом обвиняет работодателя в том, что их не получил. Чтобы избежать таких ситуаций, рекомендуем составить некую справку-подтверждение, в которой дать список документов при увольнении: перечислить все формы и копии бумаг, выдаваемых на руки работнику. Такой импровизированный отчет обязательно должен подписать работник с указанием даты ознакомления и получения документов. Кроме того, не забудьте попросить работника расписаться за получение трудовой и санитарной книжек в журналах их учета, а в отношении формы СЗВ-М закон обязывает получить с сотрудника расписку о получении этого документа.

Бытует мнение, что при увольнении достаточно выдать сотруднику трудовую книжку и рассчитаться с ним. Отметим, что это не так: трудовым законодательством установлен перечень обязательных справок и документов, которые работник имеет право затребовать при расчёте. Кроме этого, по письменному запросу уволившегося наниматель обязан подготовить и выдать пакет дополнительных бумаг не только при расторжении трудового договора, но и в любой другой день после ухода человека с работы.

Справки, которые выдаются работнику при увольнении

Нужно знать, что по письменному заявлению сотрудника каждый работодатель должен в течение трёх рабочих дней выдать человеку копии всех запрашиваемых документов, которые касались выполнения им своих должностных обязанностей до момента увольнения. Это могут быть разного рода распоряжения и расчёты: приказы о приёме и увольнении, решение о дисциплинарном взыскании или поощрении, справки о размере зарплаты или уплате страховых взносов, в общем, всё, что человек посчитал нужным получить на руки.

Единственное, что руководитель организации или должностное лицо не обязаны выдавать увольняемому, - рекомендательное письмо для следующей работы. Это может быть сделано только по желанию непосредственного руководителя или директора предприятия. Поэтому по данному вопросу нужно обращаться лично, делается это обычно в устной форме. При этом заверять рекомендательные письма необязательно. А вот указать контактный номер того, кто давал рекомендацию, нужно.

Общие требования к справкам и копиям - нюансы подготовки

Человек в своём заявлении может составить список документов, которые он хочет получить. Кадровики не обязаны определять, что конкретно нужно подготовить для выдачи. Документов за время работы сотрудника может скопиться множество, поэтому выбор нужных справок и документов оставлен за работником-заявителем.

Заявитель не обязан разъяснять основания, по которым он испрашивает справки, связанные со своими трудовыми взаимоотношениями. Он не должен докладывать, для чего ему нужна эта документация, и как он планирует её использовать.

Формулировка в заявлении может быть следующей:

Прошу выдать копии следующих документов: … (далее - приведён их перечень).

Например, этот реестр может быть следующим:

• справка о доходах физ. лица (2-НДФЛ) за период с ___ по ___- 2 экземпляра;
• справка о среднем заработке за 3 месяца для службы занятости - 1 экз.;
• справка о размере заработной платы по форме №182Н за период с ___ по ___ (указать период, по которому нужны данные) - 1 экз.;
• записка-расчёт (справка о расчётных суммах при прекращении трудового договора) - 1 экз.;
• выписки-справки о начисленных и уплаченных страховых взносах из отчётности во внебюджетные фонды (может быть выдана только за период начиная с 2017 года, СЗВ-М - с начала 2016):
  • СЗВ-СТАЖ;
  • СЗВ-М;
• выкопировка из трудовой книжки;
• медицинская книжка (запрашивается, если сдавалась или оформлялась при принятии на работу);
• копия приказа о приёме на работу;
• копия трудового договора;
• копия решения о расторжении трудового договора;
• копия приказа о переводе на вышестоящую должность;
• (или) приказ о поощрении;
• характеристика с указанием данных (можно перечислить сведения, которые должны быть указаны в документе);
• оригиналы сертификатов о пройденных тренингах (если были, аналогичные бумаги заверять работодателем не нужно).

При увольнении стоит запросить у работодателя полный пакет всех нужных документов, они могут пригодиться в различных инстанциях, делается это бесплатно и в любой момент, но если предприятие или ИП будет вдруг закрыто, получить справки будет проблематично

Необходимые бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и заверены организацией или частным предпринимателем. Заявление должно быть зарегистрировано ответственным сотрудником. Ключевым требованием к формированию документации является:

• присутствие даты и регистрационного номера справки;
• подпись должностного лица, кем был утверждён или подготовлен бланк;
• если выдаётся копии, то на документе ставится отметка, где хранится подлинник;
• все ксерокопии должны быть заверены визой директора, ИП или кадровика, обладающего правом подписи.

Учтите, что ставить на копиях бумаг резолюцию, - «Копия верна», как это было раньше, - не стоит. Оформляя документацию, нужно ориентироваться на действующий ГОСТ по делопроизводству и ставить просто - «Верно».

После верификации копии документа нужно;

• поставить должность ответственного лица;
• расшифровку визы (Ф. И. О.);
• поставить дату, когда была подготовлена ксерокопия;
• поставить оттиск печати (необязательно, но если таковая имеется на предприятии, можно).

Образец верификации копии документа по ГОСТу выглядит так, обратите внимание на правильную расшифровку ФИО ответственного лица: сначала идёт имя и отчество

Важно знать несколько моментов при подготовке ксерокопий:

• визирует копию ответственный сотрудник, который сам лично её сделал и(или) сличил копию и оригинал;
• печать, которой ратифицируется документ, может быть не только основной печатью организации, а и печатью «для копий», «для документов» или подразделения, например, службы управления персоналом;
• если у предприятия основной печатью является гербовый оттиск, его на копиях ставить нельзя, в этом варианте допускается использование любой другой печати («для документов», например).

Знайте: требование должностного лица оплатить бумагу или расходники ксерокса является незаконным. Работодатель обязан изготовить все бумаги за свой счёт, причём (в рамках разумного, конечно) копий каждой справки может быть несколько. Особенно это актуально для справки 2-НДФЛ, например, которая может понадобиться в нескольких инстанциях.

В заявлении на выдачу документов, связанных с работой, можно указать все необходимые, например, вышеперечисленные справки, другие документы

Новая форма справки 2-НДФЛ в 2018 - основная налоговая отчётность физ. лица

Справка по главному налогу - стандартному тринадцати процентному сбору на доход физ. лиц - один из самых нужных финансовых документов для наёмного работника (в некоторых случаях, например, нерезидент РФ выплачивает в госбюджет не 13%, а 30%).

Форма 2-НДФЛ - это свидетельство того, что предприятие выплатило НДФЛ за работника в госказну в полном объёме.

Свидетельство об уплате подоходного налога может пригодиться в различных жизненных ситуациях. Разберёмся, для чего может понадобиться этот документ:

• если уволенный планирует обращаться в суд или в инспекцию по труду, инициируя споры, касающиеся его работы;
• если работнику назначены алименты, или этот вопрос может когда-либо возникнуть;
• при оформлении визовой карты и для обращения в посольство;
• при увольнении по достижению пенсионного возраста (эту справку требует ПФР);
• если человек планирует взять под опеку ребёнка;
• 2-НДФЛ обязательна для подачи документов в ИФНС, в частности, при оформлении налоговых вычетов (имущественного, социального, на образование детей), в том числе при сдаче комплекта бумаг по этому вопросу для компенсации на новой работе;
• для подтверждения личных доходов при взятии кредита в банке;
• для расчёта пособия по нетрудоспособности на новом рабочем месте;
• при оформлении субсидий или льгот.

Особый случай - когда человек приобретает право на налоговый вычет за приобретение недвижимости и проводит его через работодателя, предприятие выплачивает ему зарплату полностью, не удерживая НДФЛ. После прекращения трудовых взаимоотношений с предыдущим работодателем документ из ИФНС, который подтверждает право работника на вычет, должен быть передан в бухгалтерию по новому месту работы. Для этого в налоговую инспекцию сдаётся полный пакет документации, в который входит справка 2-НДФЛ.

Как правило, такая справка выдаётся за каждый календарный год: полностью или частично отработанный.

Примите к сведению: легитимной считается только оригинал данной справки с оригинальными визами бухгалтера и руководителя предприятия. Поэтому при увольнении рекомендуем брать у работодателя несколько оригиналов 2-НДФЛ.

В форму 2-НДФЛ категорически запрещено вносить корректировки. Если же в документе была допущена ошибка, нужно распечатывать и подписывать новый бланк. Поэтому бухгалтерам, которые готовят данную справку, рекомендуется внимательно относиться к её оформлению.

Наиболее распространёнными просчётами при заполнении бланка, отражающего объём дохода физ. лица, считаются:

• финансовый документ не подписан нанимателем;
• на справке нет визы главного бухгалтера и её расшифровки (ставится в блоке «налоговый агент»), заполняется эта часть только ручкой синего цвета;
• дата указана некорректно, должна стоять строго в определённом формате (число, месяц, год);
• ранее ошибкой было то, что оттиск печати мог быть поставлен не в том месте (он должен быть расположен над надписью М.П.), но в новом бланке даже нет места для этого.

Обратите внимание: с 2016 года действует уточнённая форма справки 2-НДФЛ, которая утверждена официальным сообщением ФНС РФ от 30.10.2015 №ММВ-7–11/485, она, хоть и немного, но отличается от предшествующего бланка. При этом уже вступил в силу новый приказ налоговиков о внесении корректировок и в обновлённую форму (№ММВ-7–11/19 от 17.01.2018). Причина корректировок - возможность вносить данные 2-НДФЛ правопреёмнику налогового агента.

Разберёмся, в чём заключаются отличия формы 2-НДФЛ 2018 года от предыдущей версии:

• изменён штрих-код бланка;
• в блоке под названием «Номер корректировки», как правило, ставится «00», если выдаётся уточнённая форма - нумерация идёт по порядку («01» и т. д.). Бланк несёт аннулирующую информацию, если в нём указан шифр «99»;
• раздел №1 дополнен новым блоком для правопреёмников при реорганизации предприятия или его ликвидации;
• из блока, где фиксируются данные о физ. лице, убраны данные по его месту жительства;
• при этом для иностранных граждан обязательно указание ИНН;
• если раньше бланк о доходе обязательно должен был скрепляться оттиском печати работодателя, то теперь, как мы уже упоминали, в справке не предусмотрено место для неё;
• другие, менее значительные уточнения.

Начало использования скорректированной формы - с 10 февраля 2018 года. Но следует уточнить, что ФНС РФ пока не требует от работодателя (налогового агента) заполнять бланк только в новой форме. Пока идёт переходный период можно использовать и форму конца 2015 года и бланк 2018. Даже на портале ФНС РФ пока нет нового бланка. Ознакомиться с информацией, как заполнять старый шаблон и скачать его можно на странице налоговиков.

Фотогалерея: образец заполнения формы 2-НДФЛ 2018 года

Шапка и разделы №1-2 новой формы, выглядит так, есть уточнённые блоки В блоках 3 и 4 суммы указываются без копеек В разделе №5 изменений в 2018 году нет Полный лист образца 2-НДФЛ выглядит так

Видео: оформление справки 2-НДФЛ для сотрудника в 1С

Справка о среднем заработке за последние 3 месяца

Бланк справки о зарплате за последние 3 месяца лучше взять в ЦЗН, здесь - рекомендованный Минтруда РФ образец

Даже если увольняемый не планирует регистрироваться на бирже труда, рекомендуется получить эту справку, ведь жизнь может повернуться по-разному.

Тем более значима эта необходимость, если расторжение договора связано с ликвидацией предприятия: после окончания этой процедуры запрашивать бумагу будет не у кого. Не исключён и такой момент, что этот документ может пригодиться впоследствии при формировании пенсии в качестве добавочного подтверждения стажа и заработка.

Примите к сведению: работодатель обязан выдать справку о среднем заработке в определённые законодательством сроки даже в случае, когда сотрудник отработал на предприятии период менее трёх месяцев. Даже если срок на последней работе составил 1 рабочий день, справка должна быть выдана.

Справка по форме №182н

Бланк №182н о зарплате за 2 предшествующих года предназначена, чтобы подтвердить доход работника, на который были начислены страховые сборы. Отражаются здесь и те периоды, когда социальные взносы не формировались: например, когда работник находился на больничном, в длительном отпуске по беременности или уходу за ребёнком до трёх лет.

Этот документ сдаётся новому работодателю, и применяется им при расчёте пособия по нетрудоспособности, а также выплат по беременности, для формирования пенсии, других социальных выплат по компетенции соцзащиты.

Несмотря на то что в отчётности работодателя есть стандартная унифицированная форма 182н, заполнение этого бланка отдаётся на откуп ответственному лицу. Данные в справку допускается вносить от руки, можно заполнить её на компьютере, на фирменном бланке организации или на простом листе А4.

Визировать бланк должны 2 лица: директор компании или собственник частного бизнеса (ИП) и главбух, при этом не допускается визирование документа факсимиле - нужна только оригинальная личная виза. А вот ставить оттиск печати необязательно, так как с 2016 года организации и ИП не обязаны скреплять документы такого рода печатью.

Как и во всех предыдущих случаях в справке 182н не допускаются исправления, в том числе корректором. Если допущена ошибка, нужно полностью переделать документ.

Алгоритм оформления такой справки достаточно прост, форма 182н состоит из четырёх разделов, которые заполняются следующим образом:

1. В первом разделе должны быть указаны общие данные об организации-страхователе, которая выдаёт справку.

   Образец заполнения формы 182н - как заполнить раздел №1 с данными по работодателю, по ИП здесь будет отсутствовать только КПП

2. Во второй части - ставится информация о застрахованном лице-работнике, как обычно, указываются: ФИО, данные основного документа человека, прописка, номер пенсионного свидетельства человека и пр. Обратите внимание, что в блоке с периодами трудовой деятельности месяц в датах прописывается словом, а не номером, так делать правильнее.

   Во втором разделе указывается информация о работнике, месяц в датах пишем словом

3. В третьем блоке справки должны быть отражены суммарные цифры о зарплате за 2 последние года, с которой в ПФР, ФФОМС и ФСС уплачивались страхвзносы, причём только те объёмы ЗП, на которые они были начислены. Знайте, что при указании зарплатных сумм есть фиксированный лимит, который устанавливается для каждого года индивидуально, по пенсионке и соцстраху - разный верхний порог. Например, ограничения в 2017 году составят: 876 000 ₽ - max сумма выплат по пенсионке, 755 000 ₽ - по отчислению в соцстрах. Естественно, что берётся только период, в который человек трудился на предприятии.

   В третьем разделе указывается объём зарплаты за последние 2 года, чтобы определить взносы в фонды, сумма ставится цифрой и в скобках - словом (причём правила требуют писать числительное с большой буквы)

4. В четвёртом - о периодах, когда выплаты во внебюджетные фонды не осуществлялись, например, в период, когда человек был б/листе. Указывается total-сумма, а также прописываются по порядку все временные отрезки, когда наёмный сотрудник отсутствовал на рабочем месте.

   В разделе №4 указываются периоды и количество дней, когда человек был на больничном

Обратите внимание на нововведения Минтруда РФ 2017 года, которые были внесены в справку 182н, исправления коснулись:

• пунктов №3-4 справки;
• установлено разграничение об исчислении страховых взносов в период до 31.12.2016 года и с 01.01.2017 года.

Эти корректировки внесены в момент, когда страховые взносы были переведены под юрисдикцию ФНС РФ.

Выписки-расчёты из персонифицированного учёта ПФР

В выписках из унифицированных форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М содержатся данные, касающиеся страхового стажа и пенсионных взносов работника. Такие данные нужны человеку, чтобы по необходимости иметь на руках доказательства выплат работодателя во внебюджетный фонд.

Так как такие справки - это групповая форма отчётности нанимателя, для сотрудника вычленяются определённые данные, в которых отображается персональная информация о нём. Поэтому такие данные называют «выписками». Согласно требованиям законодательства, разглашение всех персональных данных человека должностными лицами подлежит административной ответственности.

Форма СЗВ-СТАЖ - это относительно новая отчётность для нанимателя. Формат принят решением Правления ПФР № 3п от 11.01.2017 и определена для отслеживания Пенсионным фондом РФ страхового стажа физ. лица: осуществлялись ли в отчётном периоде пенсионные взносы. Но заполнение не должно вызывать затруднений. Единственные моменты, которые следует учесть:

• как уже говорилось, в форму вносятся только данные по одному человеку;
• период считается нарастающим итогом за период с начала года по день прекращения трудового договора, а если работник был взят в штат в текущем году - со дня его трудоустройства;
• можно взять справку только за период не ранее 2017 года, в котором она была запущена (если работнику требуется справка за период до 2017 года, увольняемому можно предоставить документ по форме РСВ-1);
• датой выдачи справки считается последний день увольнения;
• разделы №4-5 в форме заполняются только при выходе работника на пенсию.

Разделы №4-5 в форме СЗВ-СТАЖ заполняются только при выходе работника на пенсию

Как правило, форма СЗВ-М охватывает при увольнении сотрудника крайний месяц его работы. Но по заявлению сотрудника этот период может распространяться и на любой другой период, вплоть до всего фактически отработанного у работодателя времени. Но с оговоркой: поскольку эта форма появилась в 2016 году, охватывать более ранние периоды она не может.

В справке СЗВ-М также даются сведения только об одном застрахованном лице, здесь могут быть отражены данныс с 2016 года

Справка Т-61 при увольнении - записка-расчёт

ТК РФ требует от нанимателя при прекращении трудовых взаимоотношений произвести каждому служащему определённые компенсационные выплаты, к ним относятся:

1. Заработная плата за дни текущего месяца, отработанные до финального дня.
2. Компенсация за дни накопленного, но не отгулянного оплачиваемого отпуска.
3. Так называемые отступные, если такие пособия предусмотрены статьёй ТК РФ, по которой увольняется человек, либо условиями контракта о трудоустройстве.

В каждом конкретном варианте объём выплат определяется расчётным путём исходя из условий трудового договора и формы расторжения контракта. Финальная total-сумма, которая подлежит уплате, ставится в справке, именуемой запиской-расчётом. Как и все остальные справки она выдаётся по письменному запросу увольняющегося.

Цели получения такого документа могут быть разными, например:

• когда человек хочет лично проверить расчёты бухгалтерии;
• чтобы заранее понимать сумму, которую он (по мнению работодателя) должен получить при уходе с предприятия, в некоторых ситуациях это может помочь вовремя без привлечения суда разобраться на месте при «ошибках» расчётчиков, задать все вопросы исполнителям;
• этой справкой можно подтвердить свой последний доход при новом трудоустройстве.

Форма записки-расчёта №Т-61 регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 , бланк содержит самую необходимую информацию для учёта оплаты труда. И хотя ТК РФ не требует обязательного применения именно этого шаблона, многие кадровики применяют именно эту форму при расчёте финальных выплат для увольняемого.

Оформляется записка-расчёт на одном листе - титульный лист и оборот:

1. На первом листе заполняются основные данные о сотруднике, причина прекращения контракта и количество начисленных отпускных дней.

   Образец расчётов на оборотной стороне формы Т-61

Когда нужно выдать справки при увольнении

Трудовой кодекс предъявляет к организации жёсткие требования по выдаче увольняющемуся в финальный рабочий день трудовой книжки и расчёта. Все остальные справки и документы работодатель выдаёт человеку по его письменному заявлению, срок для выполнения - 3 рабочих дня.

Знайте: если человек запрашивает справки даже за несколько минут до своего увольнения, кадровая служба обязана их выдать «день в день». Отставляем в сторону все дела и готовим необходимые справки и копии нужных документов. Этого требует закон, и с этим нужно смириться.

При этом заявитель может указать в своём требовании способ получения всех нужных документов, например, почтовым отправлением. Когда человек не хочет или физически не может приехать в офис для получения своей рабочей документации, он имеет право запросить отправить справки почтой или курьером. Компания в этом случае обязана направить на указанный адрес заказное письмо с уведомлением и описью содержимого. Таким образом, можно забрать даже трудовую (но только при письменном волеизъявлении заявителя).

Стоит знать при этом, что запросить пакет документации, касающейся работы, можно в любое время, даже через несколько лет после увольнения. Единственные сложности, которые могут возникнуть в этом случае, - если предприятие будет ликвидировано (ИП закрыто), сложно будет восстановить документы. Но и это возможно, для этого можно попробовать обратить в гос. архив, где должны храниться вся документация о работниках организации. Служащие архива должны восстановить и завизировать нужные данные.

Как засвидетельствовать факт выдачи

Если наниматель хочет подстраховаться от возможных претензий от уходящего сотрудника, нужно своевременно получить от него подтверждение того, что все запрошенные бумаги выданы в полном объёме и в установленный законодательством срок. Особенно стоит обращать внимание на этот момент, если человек просит руководителя или кадровиков завизировать копию своего заявления о выдаче справок. Если уволенный попробует обвинить фирму в задержке или отказе от выдачи бумаг, можно будет обосновать несостоятельность таких притязаний.

Закон не регулирует процедуру фиксации выдачи справок, для таких ситуаций есть несколько вариантов:

1. Все справки и копии документов (за исключением трудовой книжки), распечатываются в двух экземплярах, на втором экземпляре ставится отметка в получении, дата и подпись физ. лица, этот лист остаётся у работодателя.
2. Ещё один вариант - журнал документооборота, когда все выданные справки вносятся в учётную книгу, человек расписывается за получение каждого.
3. В определённых случаях можно составить акт приёма-передачи (либо опись) документации, в котором прописываются все полученные справки, скачать . Акт визируется тем, кто выдал документы с указание должности и расшифровкой ФИО, печать для документов ставить необязательно. Вторая сторона расписывается в получении и собственноручно ставит дату.

   Бланк расписки в получении документов выглядит так

Ответственность работодателя за отказ и задержку

Трудовое законодательство определяет несвоевременную выдачу персональной рабочей документации нарушением прав сотрудника и налагает при этом на предприятие и ответственных лиц следующие санкции:

• 1 000 ₽ - 5 000 ₽ за задержку или отказ для руководителя или другого должностного лица;
• 30 000 ₽ - 50 000 ₽ для компании;
• задержка трудовой позиционируется инспекцией по труду и судами, как лишение человека права заниматься трудовой деятельностью, и грозит нанимателю принудительной выплатой среднего заработка работника за весь период вынужденного прогула;
• кроме этого, при серьёзных нарушениях деятельность компании может быть приостановлена для проверки на срок до трёх месяцев, а при повторном нарушении - от одного до трёх лет.

Чтобы избежать финансовых проблем, нужно выполнять все законные требования работника, в том числе безвозмездно готовить и направлять почтой (заказным письмом с описью вложения) все запрошенные справки.

Видео: как правильно выдать документы увольняемому - правовые нормы

Несмотря на довольно значительный перечень справок и другой рабочей документации, который бывший сотрудник может перечислить в своём заявлении, не стоит пугаться даже значительного объёма запрошенной информации. При наличии уже готовых шаблонов с этим можно справиться быстро. Главное - вести грамотный кадровый учёт и знать нюансы законодательства, это позволит избежать серьёзных проблем.

Вы решили уволиться. В последний рабочий день увольняющийся специалист должен забрать из отдела кадров или бухгалтерии несколько важных документов. Предлагаем Вам список этих документов.

Копия приказа

В случае прекращения трудового договора работодатель оформляет, а сотрудник подписывает соответствующий приказ (распоряжение). При желании работник может получить заверенную копию этого приказа. Для этого нужно обратиться с письменным заявлением к нанимателю ().

Работодатель не может отказать сотруднику в выдаче копий документов, связанных с его работой: приказа об увольнении, о приеме на работу, о переводах, о поощрениях и проч. (). Они предоставляются ему бесплатно ().

Трудовая книжка

В нее вносится запись с обоснованием об увольнении. Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек в организации, и печатью компании. Сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 «О трудовых книжках»). Еще его просят оставить автограф в Книге учета трудовых книжек и вкладышей: это подтвердит факт получения трудовой книжки на руки, и, как следствие, избавит работодателя от возможных претензий.

Если сотрудник не сможет забрать документ в день увольнения, то наниматель направит ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кроме того, сотрудник может подать бывшему нанимателю заявление на выдачу трудовой книжки. И ее вернут в течение трех дней со дня получения «прошения».

Справка о сумме заработка за два календарных года предшествующих году прекращения работы

Эта справка необходима будущим работодателям для расчета выплат по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком.

Бывший наниматель должен выдать сотруднику эту справку без препятствий. Если работник не получит документ в день увольнения, то он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. Последний выдаст справку в течение трех дней ( ; ).

«Пенсионные» данные

В день увольнения наниматель должен выдать сотруднику документ, который содержит сведения (суммы начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и проч.), направленные работодателем в ПФР за период работы сотрудника в компании ()

Также работник может получить («под роспись») копии его индивидуальных сведений, которые не были представлены компанией в Пенсионный фонд (). Эти сведения работодатель передаст в ПФР в установленные законом сроки.

Медицинская книжка

Отдельные категории работников должны проходить обязательные медицинские осмотры за счет работодателя (). Данные о прохождении медицинских осмотров подлежат внесению в личные медицинские книжки, оформление и выдача которых осуществляются в соответствии с Приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 N 402 «О личной медицинской книжке и санитарном паспорте» .

Пока человек трудится на предприятии его медкнижка хранится в отделе кадров компании. При увольнении (расторжении трудового договора) она должна выдаваться работнику, потому что является его собственностью.