Как украсить папку для бумаг. Папка для документов своими руками: мастер-класс с фото и видео. Применение творческих способностей

Заказчику понадобилось изображение, созданное 3 года назад или закончился тираж визиток двухгодичной давности? Внести коррективы в макет сайта которому уже 5 лет или откатиться на версию, которая была отклонена на прошлой неделе? Для всех вышеперечисленных вопросов полезно хранить и быстро находить файлы. Делюсь наработками и структурой папок, которые облегчают задачу.

Используем облака

Все рабочие файлы размещены в папке «work», которая лежит в «облаке» Яндекс.Диска. Таким образом, всегда есть доступ к файлам из любой точки мира, плюс, данные хранятся в двух местах: на компьютере и на сервере, что даёт надежду на их сохранность в случае форс-мажора.

Бекап данных

Для большей надёжности, раз в год все рабочие файлы загружаю на Google Drive, в созданный специально для бекапа аккаунт. Так как файлов много, а гугл бесплатно даёт всего-лишь 15 ГБ, приходится хитрить. Когда делаю бекап данных, оплачиваю месяц хранилища на 100 ГБ, заливаю файлы и отменяю подписку. Цена вопроса - 139 рублей, а спокойствия на миллион. Причём, это именно отдельный аккаунт. Файлы в хранилище не трогаю до следующего года, что предохраняет их от случайных удалений, поломок и прочих ненастий.

Структура папки «work»

Состоит из 3-х директорий:

• «01_current» - проекты «в работе»;
• «02_support» - часто редактируемые проекты;
• «03_final» - завершенные работы.

Обратите внимание, названия всех проектных папок и файлов на английском, чтобы избежать возможных проблем с кодировкой. Пробелы заменены на подчёркивание по той же причине.

Цифры в названии нужны для правильной сортировки по алфавиту в менеджере файлов.

Теперь подробней о каждой из директорий.

Папка «01_current»

Для каждого заказчика - своя папка. Если проектов несколько, каждому создаётся директория, в которой и будут храниться файлы.

Структура папки любого проекта:

«01_incoming»

В папке «Входящие» храню полученные от клиента материалы: Техническое задание, брифы, брендбук, фотографии, тексты и пр.

«02_inspiration»

В папке «Вдохновение» складываю все материалы, которые помогут в работе. Сайты конкурентов, интересные дизайн-решения, цветовые палитры, мудборды, интересные фотографии из фотобанков (в виде превьюшек).

«03_development»

Основная рабочая папка - «Разработка». Её структура зависит от размера проекта. Если проект небольшой, то файлы хранятся в ней без дополнительной группировки.

В больших проектах внутри «03_development» создаются подпапки, такие как «img» - для фотографий, картинок иллюстраций, «vector» - для векторных иллюстраций, логотипов, иконок, «wireframes» - для прототипов сайта. Рабочие файлы размещены в корневой директории.

Классная фича macOs - отображение колонками с сортировкой по программе. Навигация становится быстрой и наглядной.

Так же, создаю в «03_development» папку со шрифтами «_fonts», и папку «_archive» для хранения версий файлов.

Если в файле планируется вносить большое количество изменений, то создаю его дубликат, а старую версию переношу в папку «_archive».

Все файлы называю согласно правилу:

• Номер (например, номер раздела в структуре сайта. Используется не всегда, а только если нужна сортировка);
• Название;
• Версия.

Файл, который называется «03_services_04.psd», сообщает слева-направо, что это третий раздел сайта, который называется «Услуги», и перед нами 4-я версия файла. Если мы откроем папку «archive», то найдём там «03_services_01.psd», «03_services_02.psd», «03_services_03.psd» которые хранят предыдущие итерации раздела.

С использованием Sketch и артбордов стало проще, файл называется по имени проекта, например «pinhost_04.sketch» (четвёртая версия сайта PinHost).

«04_final»

Папка «Финал» хранит последние версии файлов, которые будут передаваться заказчику. Здесь не должно быть файлов со старыми версиями проекта, только актуальные данные. Название файла, отправленного в эту директорию, не должно содержать номер версии. Например, файл который назывался «03_services_04.psd» после завершения работ и дублирования в папке «Final» должен носить название «03_services.psd».

Получается, последние версии файла хранятся в двух папках - «03_development» и «04_final», но с различными названиями, благодаря чему, вероятность утери файла стремиться к нулю.

Для передачи исходников заказчику расшариваю папку в облаке и отправляю ссылку.

Папка «02_support»

Имеет такую же структуру, как и «01_current». В ней размещены проекты, к которым приходится часто, и в течении длительного времени обращаться. Если работа над проектом ведётся уже больше полугода, или периодичность обращения к проекту чаще чем раз в месяц, то проекту самое место в «02_support». Раз в 3−4 месяца провожу ревизию и перемещаю неиспользуемые папки в «03_final».

Папка «03_final»

Содержит все сделанные ранее проекты. Если нужно вернуться к каком-то проекту, то его папка перемещается в «01_current», до окончания работ. После чего проект возвращается в «03_final». Сейчас задумываюсь над тем, чтобы «раскидать» все работы по годам, но сомневаюсь, что удобно будет находить нужный проект.

Итоги

Описанная структура позволяет хранить версии файлов, не используя TimeMachine (она тоже нужна и работает) и быстро находить необходимые данные. Правильная структура проектов - один из приёмов, применив который пару раз, уже не можешь вернуться к бардаку в файлах.

Людмила Дудоладова

плотные папки для бумаг , файлы, степлер, цветной и прозрачный скотч,информация на листах А-4, та которую вы хотите поместить в папку .

Папки для бумаг не разрезаем,а сворачиваем пополам по сгибу. Края бумажных папок оборачиваем цветным скотчем (цвет выбираем сами)

Затем раскладываем на столе обёрнутые папки и соединяем их между собой прозрачным скотчем (вдоль всей папки с обеих сторон )

Теперь помещаем нашу информацию в прозрачный файл, беленький краешек или отрезаем, или подгибаем. Крепим при помощи степлера к папке .

И так до конца. У меня есть папки и на 5 листов , и на 6 листов, и даже на 12.

Всё зависит от вас, какую информацию вы хотите разместить.

Открою вам ещё один секрет. На второй стороне вы также можете разместить информацию. Таким образом делая одну папку , вы получаете две.

В папках - передвижках размещаю материал, касающийся одной определенной темы, а также постоянно обновляю информацию, в приёмной моей группы родители могут найти ответы на многие интересующие их вопросы.

Устали от вашей старой и обычной школьной папки? Не можете позволить себе новую? Не переживайте - немного творческих способностей и вы превратите старую папку в нечто намного лучшее, что можно купить в магазине.

Шаги

Создание обложки

Выберите оберточный материал. Простейший оберточный материал – это бумага. С ней легко работать и от нее легко избавиться, когда бумажная обложка вам надоест.

• Крафт-бумага. Прочная, плотная и самая дешевая бумага для обертывания. На нее вы сможете нанести рисунок по вашему усмотрению (из крафт-бумаги сделаны бумажные пакеты, которые можно найти в продуктовых или других магазинах).
• Оберточная бумага. Менее долговечна и немного дороже крафт-бумаги, но ее рисунок сделает вашу папку вполне стильной (в оберточную бумагу заворачиваются подарки).
• Печатаемая обложка. В интернете поищите «бесплатные шаблоны и макеты обложек». Вы найдете множество бесплатных шаблонов обложек, которые можете распечатать самостоятельно (не забудьте выбрать макет обложки, совпадающий с размерами вашей папки).

1. Прогладьте бумагу или ткань (если нужно). Если вы гладите ткань, правильно настройте утюг (чтобы не прожечь ее). Если вы гладите бумагу, сделайте следующее:

   Вырежьте обложку нужного размера. Обложка должна быть больше размеров раскрытой папки на 1,5 – 3 см (со всех сторон).

   • При использовании бумажного пакета из крафт-бумаги отрежьте его дно и разрежьте по одной из сторон. Вы получите прямоугольный лист крафт-бумаги, пригодный для обертывания папки.
   • При использовании оберточной бумаги или ткани просто разверните ее, положите на нее вашу папку и обрежьте ее согласно размерам папки (не забудьте про то, что обложка должна быть больше папки).

2. Вырежьте обложку для корешка папки (если это необходимо). В зависимости от расположения колец папки, одна сторона открытой папки может быть длиннее другой (как правило, левая сторона). В этом случае отдельно оберните корешок папки (бумагой или тканью).

   • Измерьте длину и ширину корешка папки, а затем вырежьте обложку соответствующего размера (эта часть обложки должна точно соответствовать размерам корешка папки).

3. Оберните корешок папки. Для этого воспользуйтесь клеем или скотчем.

   Загните края обложки. Для этого положите вырезанную обложку на стол (лицевой стороной вниз), а на нее положите открытую папку так, чтобы со всех сторон папки была видна оберточная бумага/ткань.

   • Слегка загните края обложки по длинным сторонам папки, а затем уберите ее. Теперь аккуратно и окончательно загните края обложки (по ее длинным сторонам).
   • Обратите внимание, что вы, скорее всего, не сможете сделать этот шаг, если вы используете ткань в качестве обложки. В этом случае пропустите этот и следующий шаги.

4. Положите папку на обложку еще раз, выровняйте папку по сделанным ранее сгибам и загните обложку по коротким сторонам папки (так, как вы загибали ее по длинным сторонам).

   • Вам придется сначала обернуть переднюю крышку папки, а затем заднюю, так как оборачивать сразу всю папку довольно сложно.

5. Вложите папку в загнутую обложку. Убедитесь, что обложка плотно прилегает к папке (но не так плотно, что вы с трудом открываете и закрываете папку). Теперь вам нужно закрепить обложку, чтобы она не упала.

   • Для этого отлично подойдет скотч. При удалении скотча будьте осторожны, чтобы не порвать материал, из которого сделана папка.

6. Если в качестве оберточного материала вы используете ткань и не можете загнуть ее вокруг папки, не беспокойтесь. Просто разбрызгайте клей по изнаночной стороне ткани и положите на нее папку.

   Оберните внутреннюю поверхность крышек папки. Для этого вырежьте два куска картона соответствующего размера, нанесите на них клей (по краю) и прижмите картон к загнутым краям бумажной или тканевой обложки.

   • Так открытая папка будет выглядеть значительно лучше.

7. Ваша обложка готова! Теперь вы можете украсить ее. Об этом рассказывается в следующих разделах этой статьи.

Украшение обложки

Если вы сделали обложку из бумаги или ткани, на которой легко рисовать, вы можете использовать обложку в качестве холста – рисуйте на обложке все, что вам придет в голову (и тогда, когда вам будет интересно). Таким образом, ваша обложка постепенно превратиться в нечто уникальное.

Нарисуйте на обложке , если вы не хотите разрисовывать ее чем попало. Для этого понадобятся некоторые навыки и немного усилий, но результаты могут быть весьма впечатляющими. Вы можете нарисовать простой натюрморт или даже пейзаж – это зависит только от ваших умений и времени, которое вы готовы потратить на украшение обложки.

Раскрасьте обложку красками. Это займет немного больше времени, чем рисование эскиза, но у вас может получиться удивительная и очень красивая обложка (особенно, если вы готовы потратить на это немало времени). Но если вы не хотите, чтобы краска просочилась сквозь обложку и испачкала папку, сначала снимите обложку, положите ее на старую газету и только затем раскрашивайте ее.

Используйте трафареты для нанесения рисунков на обложку. Трафареты позволят вам нарисовать на обложке любой рисунок всего за несколько секунд. Вы можете обрисовать трафарет по контуру или зарисовать его целиком – это на ваше усмотрение.

Создайте художественную этикетку для вашей папки. Вы пользуетесь папкой в школе или на работе? Если да, то вы можете пометить ее, чтобы не забыть, что в ней хранится; при этом вы можете создать удивительную этикетку.

• Например, нарисуйте слово «Химия» толстыми, смешными буквами, а затем нарисуйте мензурку с красочным раствором. Здесь нет такого понятия, как «неправильная этикетка», поэтому полностью раскройте ваши творческие способности.

Создание коллажа

1. легко и весело! Для начала соберите фотографии и изображения, из которых вы будете создавать коллаж.

   • Вы можете использовать фотографии ваших друзей, родных или домашних животных. Не берите старые семейные фотографии без разрешения.
   • Вы можете вырезать картинки из ваших любимых журналов, например, фотографии знаменитостей, спортсменов или просто забавные наряды.
   • Вы можете использовать газетные заголовки.
   • Вы можете использовать комиксы или карикатуры.
   • Вы можете использовать открытки или марки.
   • Вы можете использовать отдельные буквы для составления слов и фраз.

2. Обрежьте фотографии или рисунки так, чтобы они более-менее сочетались друг с другом. Также они могут перекрывать друг друга – в коллаже это допустимо (тем более, если вы не хотите, чтобы была видна обложка папки).

   • На обложке разложите фотографии так, как они будут расположены в коллаже (но пока не приклеивайте их). Попробуйте разложить изображения по-разному, чтобы вы нашли их идеальное расположение (помните, что приклеив фотографии, вам будет сложно изменить коллаж).

3. После того, как вы определились с расположением каждой фотографии, приклейте их. Для этого подойдет жидкий или твердый (лучше) клей.

   • Вы можете приклеить изображения как на обложку папки, так и на саму папку (если вы не боитесь испортить ее). Приклейте пару фотографий и убедитесь, что они хорошо держатся на обложке или папке.
   • С другой стороны, если на вашей папке есть прозрачный пластиковый карман, наклейте фотографии на лист бумаги и положите его в этот карман.

4. Защитите коллаж, так как он сделан из множества небольших деталей, которые могут отклеиваться или отрываться.

Применение творческих способностей

Итак, вам не очень-то понравились идеи, изложенные ранее? Тогда в этом разделе мы обсудим еще несколько «рецептов» украшения вашей папки. Например, если ваша папка и ее обложка разных цветов, в дизайне вы можете использовать негативное пространство.

1. Хотите обернуть папку в «металлическую» обложку? Тогда соберите множество оберток из фольги от жевательных резинок, осторожно разгладьте (расправьте) их и приклейте на обложку или на саму папку (используя небольшое количество клея).

   • Если у вас возникли трудности с разглаживанием (расправлением) оберток, попробуйте сделать это ногтем или монетой.
   • Для защиты такой «металлической» обложки вы можете наклеить на нее прозрачную пленку.

2. Используйте изображения из старых перекидных календарей, чтобы сделать из них обложку для вашей папки.

   • Просто вырежьте изображение из календаря, положите его на папку, обрежьте изображение в соответствии с размерами крышки папки, а затем наклейте на изображение прозрачную клейкую пленку, чтобы закрепить его.

3. Используйте скотч (клейкую ленту), который отлично подходит для защиты вашей папки и может придать ей металлический блеск. Более того, скотч бывает не только прозрачным, но и цветным. Если вы не хотите наклеивать скотч непосредственно на папку, сделайте «двухслойную» ленту, то есть соедините вместе липкие стороны скотча.

   • Для украшения папки наклейте скотч в виде разноцветных полос или шахматной доски.
   • Также вы можете использовать скотч для создания дизайна с негативным пространством. Наклейте на папку скотч одного цвета. Затем поверх этого скотча наклейте скотч другого цвета. Из верхнего скотча аккуратно вырежьте (при помощи специального ножа) буквы или фигуры и очистите их от скотча, чтобы получить дизайн с негативным пространством.

Часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда работники после исполнения документов (например, после отправления писем) складывают их копии в ящик стола, чтобы они были «всегда под рукой». Но документы накапливаются, и через какое-то время отыскать нужный практически невозможно.

Для организации желателен такой порядок хранения документов, при котором оперативно можно было бы найти нужную информацию для решения того или иного вопроса: ведь необходимость повторного обращения к документам часто возникает и после завершения работы с ними. Поэтому исполненные документы должны в определенном порядке подшиваться в папки (скоросшиватели, регистраторы), то есть помещаться в дела.

Порядок формирования дел в организации

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил официальное определение дела.

ДЕЛО — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них.

Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть, как дела сформированы.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник (например, секретарь руководителя), дела формируются централизованно в секретариате. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате, канцелярии).

Как же на практике происходит формирование дел?

В начале календарного года на каждое дело из перечисленных в номенклатуре дел заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Например, если в номенклатуру включено 20 дел, то заводится 20 папок.

При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.

При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые, во-первых, дают возможность быстро определить, в какую папку следует поместить тот или иной документ. Во-вторых, после того как дело сформировано, они указывают на состав документации, находящейся в папке, и позволяют найти нужный документ.

На обложке помещают следующие сведения:

название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, т. е. зарегистрировано государственными органами. Например: «Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова — МГУ»;

индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например: «Дело № 03-07», где 03 — это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 — порядковый номер дела в номенклатуре;

заголовок дела, т. е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, — переносится на обложку из номенклатуры без изменений;

срок хранения дела, например: «3 года», «5 лет», «хранить постоянно» и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

После того как папки заведены и оформлены, начинается собственно работа по формированию дел. Она складывается из следующих операций:

распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);

расположение документов внутри дел в определенной последовательности.

Несмотря на кажущуюся простоту, все операции по формированию дел должны проводиться по определенным правилам. Только тогда будет возможен быстрый поиск документов и обеспечение их сохранности.

Порядок распределения документов по папкам-делам

Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Нужно знать, что нормы и правила формирования дел содержатся в ряде общегосударственных документов, таких как Государственная система документационного обеспечения управления (одобрено приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33), Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (зарегистрированная Минюстом России от 27.01.06 № 7418), Основные правила работы архивов организаций (одобренные Росархивом от 06.02.02). Кроме того, в конкретных организациях или учреждениях инструкции по делопроизводству обязательно должны включать разделы по формированию и хранению документации. Как известно, такие инструкции разрабатываются с учетом специфики организации служб документационного обеспечения управления и состава документов учреждения.

Общие требования к формированию дел

В деятельности предприятий и организаций создаются и используются всевозможные документы, различающиеся по видам, назначению, срокам хранения и т. д. Их нужно правильно распределить по папкам. Поэтому при формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архивов организаций. Рассмотрим их подробнее.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют его заголовку.

В дела должны помещаться только исполненные документы — неисполненные запрещается подшивать в папку.

Документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела.

В дело включается по одному экземпляру каждого документа.

При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные — то есть повторяющиеся — экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату. Подлинники документов отделяются от копий.

Приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка.

В дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:

переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);

личные дела (формируются в течение всего периода работы данного лица в организации);

дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);

дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);

дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.

Любое дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

В случае, если документов в деле больше, его разделяют на тома, имеющие те же заголовки. Количество томов указывается в номенклатуре дел в конце года.

Не меньшее значение имеет и систематизация документов, т. е. их правильное расположение внутри дела. От этого также зависит быстрота поиска необходимой документной информации.

Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы. При этом нужно иметь в виду, что при формировании каждого дела важно определить, но какому принципу располагать документы. Наиболее часто применяются следующие принципы:

предметно-вопросный или логический;

корреспондентский и географический.

Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени.

Так, в одну папку помещают отчеты или планы за квартал («Квартальные отчеты подведомственных предприятий»), в другую — за год («Годовые отчеты подведомственных предприятий»).

Он же предполагает расположение документов в хронологической последовательности, например: входящие документы — по датам поступления, исходящие — по датам отправления.

С хронологическим расположением документов совпадают предметно-вопросный и нумерационный принципы.

Предметно-вопросный порядок предполагает размещение документов в деле соответственно логической последовательности решения вопросов. В этом случае в дело помещают документы, посвященные одному вопросу, например: «Переписка об организации строительно-монтажных работ по реконструкции спортивного комплекса».

При алфавитном порядке документы систематизируют по первым буквам фамилий авторов, названий организаций-корреспондентов и т. д.

При нумерационном принципе производят группировку однородных документов, которые располагают по порядку их номеров. Например: приказы, протоколы и т. д.

По номинальному принципу в дела группируются документы одного вида (разновидности): акты, справки и т. д. Например: «Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности».

Для группировки переписки часто используются корреспондентский и географический принципы. В этом случае за основу помещения документов в дело берут конкретного корреспондента, с которым ведется переписка, или его месторасположение. Например: «Переписка с ГПИ «Гипротеатр» или «Переписка с вузами Московской области».

Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков. Так, например, при формировании дела, имеющего заголовок «Протоколы заседаний Совета директоров за 2002 г.», будут использоваться номинальный, хронологический, нумерационный и др. принципы, а в папке с заголовком «Переписка со школами Центрального административного округа о проведении физико-математической олимпиады» — предметно-вопросный, географический, хронологический.

О способах группировки документов внутри дел организации, составлении внутренней описи документов и о том, какие функции выполняют лист-заменитель и карта-заменитель, вы узнаете из следующего номера журнала.

www.intertrust.ru

Как отразить в номенклатуре дел электронные оригиналы и электронные проекты бумажных подлинников?

Обратите внимание на подп. 47-48 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 1 . С документами в электронной форме мы работаем по такой же методологии и технологии, что и с ­документами, существующими в бумажной форме.

Стандарты ИСО и разработанные на их основе национальные стандарты России по управлению документами также предусматривают обязательную фиксацию:

сведений о размещении электронного документа и метаданных о нем в системе управления документами / СЭД 2 ;

структурных метаданных и метаданных о хранении документов.

Обязательными метаданными, поддерживающими доступ к документам и обеспечивающими их сохранность, как раз являются 3:

документированные названия массивов электронных документов (папок и дел),

места их фактического расположения и хранения.

Таким образом, и электронные документы, и папку с электронными проектами документов нужно включать в номенклатуру дел , которая является многофункциональным документом и вполне может выполнять функцию классификационного справочника, разделы которого можно отразить в классификационной и организационно-функциональной ­схеме применяемой в организации информационной системы.

Отражение в номенклатуре дел папки с электронными проектами бумажных оригиналов

Отражение в номенклатуре дел папки / базы данных с электронными оригиналами

Если документы создаются в статусе электронных оригиналов в информационной системе, то в графе «Примечание» номенклатуры дел необходимо оформить точную их локализацию с указанием места создания и нахождения (база данных, представление, директория и т.п.) в зависимости от организационно-функциональной архитектуры ­информационной системы. Показано в Примере 2.

Здесь в номенклатуре дел дополнительно фиксируется классификационная схема информационных массивов , которая должна быть разработана в процессе создания технического задания на разработку информационной системы и закреплена в ее техническом описании. Поскольку техническое описание СЭД или СУД является базовым документом для автоматизации работы с документами, вместе с ИТ-отделом и службой безопасности изучите его еще раз и согласуйте форму и элементы описания массивов электронных документов / электронных дел в номенклатуре дел. Это потребуется и для регламентации системы управления правами доступа, поскольку структурное подразделение-владелец информационного массива (БД, директории, представления) отвечает за предоставление прав доступа, а на ИТ-подразделение возлагается фактически полная ответственность за обеспечение сохранности документов, их проектов и копий, существующих в электронной форме.

Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с изменениями от 07.09.2011, которыми заново утвержден раздел 6 Правил, устанавливающий особенности работы с электронными документами). Вернуться назад

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» Вернуться назад

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскоиу делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы». Вернуться назад

www.delo-press.ru

Номенклатура дел

Номенклатура дел - понятие, сущность и функции

Организация информационно-справочной работы с исполненными документами невозможна без их правильной систематизации. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации , Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительной власти.

Функции номенклатуры дел

Номенклатура дел - документ многоцелевого назначения.

Рассмотрим ее основные функции:

Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.

Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.

Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.

Номенклатура дел - учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.

Номенклатура дел - основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Виды номенклатур дел

Различаются три вида номенклатур дел : типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.

Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы документационного обеспечения организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководители знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут появиться в будущем.

При составлении номенклатуры дел руководствуются учредительными документами организации (уставом или положением об организации), штатным расписанием, положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми или примерными номенклатурами дел (при их наличии), номенклатурами дел за предыдущие годы.

Рис. 5.1. Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям. Первым разделом должна быть служба докумен- тационного обеспечения управления, так как там хранятся документы руководства организации. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (организационно-распорядительная, планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.).

Рис. 5.2. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации

В номенклатуру включают заголовки дел для группировки всех документов, поступающих или создаваемых в организации. Свои индексы имеют справочные журналы и картотеки. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. Не включаются в номенклатуру заголовки печатных изданий (книг, буклетов, брошюр).

Сводная номенклатура дел организации (рис 5.1) составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений (рис. 5.2).

В первой графе указывается индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-02, где 01 - наименование структурного подразделения (канцелярия), а 02 - порядковый номер заголовка дела («Положение о канцелярии и должностные инструкции сотрудников»).

Во вторую графу включается важнейший элемент номенклатуры - заголовок дела.

Заголовок должен максимально точно отражать содержание и состав документов, включенных в дело. Заголовок обычно состоит из следующих элементов:

название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);

название адресата или корреспондента;

краткое содержание документов дела;

название местности, с которым связано содержание документов;

даты (период), к которым относится содержание дела;

указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указывается количество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

Обложка дела – образец оформления

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.

В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).

Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.

Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы, они все являются обязательными.

Обложка дела – образец оформления переписки

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БУГОРОК»

ДЕЛО № 05-24 ТОМ № 1

Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий

На 242 листах
Хранить 5 лет
ст. 906

Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИЛИВ»

ЛИЧНОЕ ДЕЛО № 05-28

Карапузов Максим Андреевич

На 44 листах
Хранить 75 лет ЭПК
ст. 656 б

При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки.

Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты – обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой.

Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.

Поэтому в зависимости от обстоятельств (размера самого корешка, достаточного вам для работы объема информации о деле и т.д.) в текущем делопроизводстве корешок папки можно оформить по следующей примерной форме:

Как составить номенклатуру дел в организации?

Отправить на почту

Номенклатура дел , позволяющая упорядочить документацию, используемую в работе, важна не только для организаций, которые обязаны сдавать документы в госархив, но и для любых фирм. Рассмотрим, как ее создают и применяют.

Понятие номенклатуры дел организации

Номенклатура дел - это регистр, позволяющий систематизировать все документы, используемые в деятельности организации. Это достигается путем их группировки в дела, сформированные по тематическому признаку с учетом сроков хранения. Перечень таких дел, составленный по определенной форме, и есть их номенклатура (п. 94 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Применение номенклатуры в отношении текущих документов решает несколько задач, таких как:

классификация и учет;

облегчение поиска;

помощь при передаче дел и составлении описей;

системная подготовка к отбору для дальнейшего хранения и уничтожения.

Номенклатура дел может быть:

типовой (нормативной), разработанной ведомством и принимаемой подведомственными организациями за образец при составлении собственного документа;

примерной или рекомендуемой, т. е. служащей методическим пособием для создания номенклатуры в однотипных организациях, относящихся, например, к одной отрасли;

индивидуальной, разработанной для конкретной организации.

Обязанность по использованию номенклатуры

Составлять номенклатуру дел обязаны организации, передающие документы в госархив (п. 2 ст. 20 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002):

государственные и муниципальные;

негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;

негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

У остальных юрлиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но следует иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в госархив (п. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.

Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 закона № 125-ФЗ), т. е. формировать собственные архивы. Создать такой архив удобнее по действующим правилам, одобренным Росархивом. Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юрлицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.

Как ликвидировать организацию, читайте в наших статьях:

Порядок формирования и утверждения номенклатуры

Номенклатура дел составляется каждым юрлицом индивидуально для себя. В тех организациях, которые должны использовать ее типовую форму, работа облегчается благодаря тому, что в свой документ переносятся названия дел и сроки из данных форм. Разработку обычно поручают собственному подразделению или сотруднику. Однако можно привлечь и стороннюю организацию или прибегнуть к помощи Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на всех документах, характеризующих особенности деятельности и структуры юрлица, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в деятельности организаций. В юрлицах, имеющих структурные подразделения (в т. ч. обособленные), ее разрабатывают сначала применительно к каждому подразделению, а потом сводят в единый регистр.

Перед утверждением номенклатуру дел согласовывают с сотрудником собственной архивной службы и экспертной комиссией (ЭК), на которую возлагаются функции по оценке значимости документов, а при сдаче в госархив - с его экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Согласованный документ утверждается руководителем организации и вводится в действие приказом по ней.

Впервые номенклатура дел разрабатывается в начале деятельности юрлица, а затем ее ежегодно пересматривают в конце года и начинают применять в уточенном варианте с начала нового (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). 1-м приказом о номенклатуре рекомендуется также утвердить порядок хранения текущих дел, который может быть разным.

Структура номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой таблицу, формы которой приведены в приложениях 7 (основной документ) и 8 (составляемый структурным подразделением) к Основным правилам работы архивов. Различия между этими формами заключаются в их наименованиях и наборе подписей.

Главная (табличная) часть документа состоит из 5 граф:

Индекс дела - его номер.

Заголовок дела - его наименование.

Количество единиц хранения - число папок в одном наименовании. При большом количестве документов их будет несколько, т. к. количество листов в одной папке не должно превышать 250, а ее толщина не может быть больше 4 см (п. 3.5.3 Основных правил работы архивов). Эту графу заполняют в конце года.

Срок хранения и номер статей по перечню - установленный перечнем типовых документов срок хранения со ссылкой на номер соответствующей статьи и необходимыми специальными пометками.

Примечание. Здесь может приводиться самая разная информация: о хранении в электронном виде, переходящих делах, уничтожении, передаче в другую организацию. Его заполняют по мере необходимости.

Разбивка номенклатуры на разделы обычно соответствует набору структурных подразделений (штатному расписанию), располагающихся в таблице в порядке убывания значимости. Небольшие фирмы могут составлять как единый список (без выделения разделов), так и делать группировку по обобщенным наименованиям подразделений.

Номенклатура дел составляется путем максимально полного охвата всех документов, с которыми имеет дело организация, с расчетом на преемственность в последующие годы и учетом того, что в текущем году в ней могут появиться изначально не предусмотренные дела. Для дополнительных дел в каждом разделе таблицы оставляют пустые строки.

Номенклатура структурного подразделения, вошедшая составной частью в основной документ, в течение года также используется в работе. Результаты ее заполнения отразятся в итоговых данных по основной таблице.

Особенности присвоения номеров и наименований делам

Номер (индекс) дела обычно состоит из 2 (их может быть больше или меньше в зависимости от структуры организации) разделенных дефисом цифровых (или буквенных) кодов (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов), отражающих:

номер структурного подразделения (раздела);

номер дела.

Дела в каждом разделе располагают по степени их значимости, но с таким расчетом, чтобы папки со сходным содержанием в разных разделах имели один и тот же номер. Таким образом, первыми в списке в каждом разделе будут документы общего для организации характера, используемые этим подразделением, а в конце - документы только этого конкретного подразделения.

Наименование дела должно быть индивидуальным, очень конкретным и предельно кратким. Одинаковые наименования, различающиеся по регионам или названиям контрагентов, рекомендуется располагать в алфавитном порядке. Не лишним будет и дополнительный буквенный индекс в цифровом коде номера дела.

При большом объеме документов 1 дело может разделяться на несколько папок (их лучше пронумеровать) по периодам (помесячно, поквартально, по полугодиям) или иному признаку. Обычно дела формируются из оригиналов, но возможны и папки с копиями документов. В этом случае в заголовок рекомендуется включить слово «копии». Допускается уточнение заголовка в процессе работы с делом (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов).

На обложке и корешке дела указывают его индекс, название организации, наименование дела и период времени, к которому относятся документы в нем. Папки с небольшим количеством листов могут включать документы за несколько лет. В этом случае они являются переходящими и сохраняют свой номер в следующем году.

Определение сроков хранения

Срок хранения - один из основных критериев для разделения документов по разным делам. Это позволяет еще в процессе формирования дел сортировать документы на подлежащие:

временному короткому (обычно до 10 лет) хранению;

временному длительному (обычно более 10 лет) хранению;

постоянному (вечному) хранению.

Если же в 1 дело попадают документы с разными сроками хранения, то срок устанавливается по наибольшему из них. Для определения сроков существуют утвержденные перечни.

Сроки хранения документов, сдаваемых в госархивы, определяют по типовым перечням, разработанным архивными учреждениями.

Ведомственными перечнями, составленными на основе типовых и дополненными сроками по часто требующимся документам ведомства, пользуются организации, относящиеся к определенной отрасли. Такая организация должна сначала применить ведомственный перечень, а потом уже типовой.

Прочие организации могут воспользоваться следующими типовыми перечнями:

• управленческих архивных документов, образующихся в деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций (приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558);
• архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций (приказ Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182 в редакции приказа Минкультуры РФ от 28.04.2011 № 412);
• документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий (перечень Главархива СССР от 15.08.1988).

1-й по списку перечень является основным и подходит также для коммерческих фирм (решение ВАС РФ от 21.02.2012 № 14589/11).

Кроме того, акционерным обществам следует иметь в виду, что в отношении документов этих обществ существуют сроки хранения, установленные Положением о порядке и сроках хранения документов АО (постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

Право определения сроков хранения не по перечню у организации отсутствует. Если в перечне срока нет, то для документов, не сдаваемых в госархив, его определяет ЭК (экспертная комиссия) юрлица, а по документам, предназначенным для госархивов, - ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) соответствующего архива.

ЭПК госархива привлекают также к определению сроков тех документов, которые в типовом перечне имеют отметку «ЭПК» (документы с такой отметкой в обязательном порядке должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией госархива). Организациям, не сдающим документы в госархив, целесообразно занести эту отметку в разрабатываемую организацией номенклатуру дел. Туда же могут попасть иные дополнительные пометки, касающиеся сроков временного короткого хранения.

Срок хранения исчисляют с начала года, следующего за годом завершения текущей работы с документом.

Порядок работы с текущими делами и номенклатурой

Работа с делами заключается:

• В оформлении папок по ним.
• Пополнении папок документами в определенном порядке. Он может быть логическим (вместе комплектуются документы по 1 вопросу), хронологическим, алфавитным или нумерационным. Документ подшивается в дело со всеми приложениями к нему.
• Оформлении описей по папкам документов постоянного и временного длительного хранения. При заполнении папок листы в них нумеруют, а в описях подводят итоги, занося в заключительную запись информацию о количестве документов и листов в папке и количестве листов описи.

Еще в начале работы с номенклатурой дел необходимо определить, где будут находиться дела, содержащие оригиналы документов. Это может быть:

• одно из подразделений - в небольших фирмах;
• каждое подразделение организации в отношении своего комплекта дел.

При выдаче из формируемой папки оригинала документа, необходимого для работы, на его место лицом, отвечающим за хранение текущих дел, вкладывается лист-заместитель (можно с копией выданного документа), в котором отражаются:

• сведения о выданном документе;
• дата выдачи;
• фамилия получателя;
• подписи выдавшего и получившего лиц.

Завершение работы с текущей номенклатурой

По окончании года сформированные дела проверяют на предмет правильности вложения в них документов по срокам хранения и их значимости. Затем в номенклатурах дел подразделений, а по их данным в общей номенклатуре оформляют итоговые записи по форме, приведенной в приложении 7 к Основным правилам работы архивов. Итоги разбивают на 3 группы в соответствии со сроками хранения и по каждой из групп указывают следующую информацию:

• общее количество дел;
• количество переходящих дел;
• количество дел с пометкой «ЭПК».

Дела временного короткого хранения могут не сдаваться в архив юрлица и в этом случае до уничтожения хранятся в его структурных подразделениях (п. 3.3.2 Основных правил работы архивов). Если они сдаются в архив, их учет в архиве ведется по номенклатуре дел.

Дела временного длительного и постоянного хранения в течение 3 лет после завершения года их составления можно хранить в структурных подразделениях (п. 3.7.25 Основных правил работы архивов). Затем они подлежат сдаче в архив (организации или ведомственный) по описи, составляемой на основании номенклатуры дел, относящейся к соответствующему году. Дела, передаваемые в архив, должны быть оформлены с соблюдением определенных требований (п. 3.6 Основных правил работы архивов).

Выдача отдельных документов из дел, оформление которых завершено, не делается. В случае необходимости для работы выдают дело полностью. Вместо него в месте хранения остается карта-заместитель, в которой указывают те же сведения, что и в листе-заместителе, добавляя к ним срок, на который выдано дело, и отметку о возврате в место хранения.

Дела, подлежащие сдаче в госархивы, по истечении сроков, разрешающих хранение этих документов в организации (ст. 22 закона № 125-ФЗ), передаются в госархив.

Узнать, сколько нужно хранить документы, можно в материалах:

Об уничтожении документов с истекшим сроком хранения читайте в материале «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)» .

Архивирование документов является обязанностью любой организации. Передача дел на архивное хранение производится в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Разрабатывать номенклатуру дел рекомендуется по действующим правилам, одобренным Росархивом.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

• Процесс делегирования полномочий Благодаря чему попали на свои должности не все, но многие руководители? В первую очередь потому, что они выполняли свою работу рядовых сотрудников лучше остальных, разбирались в ней куда глубже своих коллег. Но руководитель - не только […]
• Опека в ульяновске засвияжский район 16 мая 2018 г. в ДОУ прошли мероприятия областного агитпоезда «За здоровый образ жизни и здоровую, счастливую семью». 8 Мая в ДОУ состоялась военно - патриотическая игра "Зарничка" Поздравляем победителей в городском фестивале детско […]
• Приказ морозова ржд ПРИКАЗ от 1 марта 2013 г. N 18 О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ОАО "РЖД" ОТ 9 СЕНТЯБРЯ 2005 Г. N 140 В соответствии с пунктом 83 устава открытого акционерного общества "Российские железные дороги" приказываю: Внести в приказ ОАО "РЖД" от 9 сентября 2005 […]
• Московская городская нотариальная палата Стажировка Законом г.Москвы «Об организации и деятельности нотариата в городе Москве» срок стажировки для лиц желающих получить Квалификационное свидетельство (Лицензию) на право нотариальной деятельности в гор.Москве определен в […]
• Адвокат по спорам с ДГИ Департамент городского имущества г. Москвы (ДГИ) часто в незаконном порядке отказывает гражданам, которые хотят приватизировать жилье или заключить договор социального найма. В одиночку бороться с бюрократической государственной машиной дело слишком […]
• Приказ Министерства экономического развития РФ и Федерального казначейства от 20 сентября 2013 г. № 544/18н “Об особенностях размещения на официальном сайте Российской Федерации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» для размещения информации о размещении […]
• Оформление в собственность земельного участка БЕСПЛАТНО СТОИМОСТЬ ОКАЗАНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ЮРИДИЧЕСКИХ УСЛУГ: (в стандартный пакет входят юридические услуги с подчеркнутой стоимостью) 2 500 р. 5 000 р. ЗАТРАТЫ ПО ДЕЛУ (помимо гонорара за оказание юридических услуг): 1 500 р. - […]
• Закон Ленинградской области от 17 ноября 2017 г. N 70-оз "О внесении изменений в статьи 28 и 29 областного закона "Устав Ленинградской области" (Принят Законодательным собранием Ленинградской области 25 октября 2017 года) Закон Ленинградской области от 17 ноября 2017 г. N […]

В современном мире многие увлекаются изучением своей родословной. В процессе сбора информации образуются кипы ценных бумаг. Кто их хранит в коробках, кто – в стопках на столе. Стопки разъезжаются, из коробки каждый раз приходится все доставать. А в простом скоросшивателе хранить свое прошлое как-то не вежливо. Можно хранить документы в толстой папке-органайзере, но вид у нее совсем не исторический. Однако, лицевую сторону папки легко украсить своими руками и создать достойную книгу памяти своей семьи.

Материалы для работы:
Папка – органайзер – 1 шт.;
Распечатки рисунков – по периметру и центру лицевой стороны папки;
Ажурная тесьма – несколько кусочков;
Веревка от жалюзи – обрывок;
клей ПВА, клей «жидкие гвозди», краска «золото», гуашь белая, тени для век, стразы, ножницы, кисточка.

Этапы выполнения работы:

Первый этап: подготовка основы.
Красим лицевую сторону папки белой гуашью.

Распечатываем картинки прямых и угловых бумажных кружев, вырезаем.

По периметру обложки клеим на ПВА кружева, совмещая угловые и прямые рисунки.

Распечатываем понравившуюся картинку для центра лицевой стороны, очерчиваем ее контур.

На все края лицевой стороны папки наносим позолоченную краску. На весь переплет папки тоже наносим позолоту.

Второй этап: обрамляем периметры бумажных вклеек.
Берем клей «жидкие гвозди» и обрывок веревочки от жалюзи.

Клей наливаем в крыжечку. Обмакивая несколько бусинок в «жидкие гвозди» клеим веревочку по внутреннему периметру бумажных кружев, тщательно прижимая их к поверхности папки. Постепенно двигая крыжечку, из веревочки выкладываем прямоугольник.

Клеим на лицевую сторону папки центровую картинку, совмещая края с очерченным ранее периметром.

Обрамляем ее бусинками кусочка веревки жалюзи.

Пустоты лицевой стороны тонируем тенями для век, затирая ими белую краску.

Третий этап: наносим объем.
Берем ажурную тесьму темного и светлого тонов.

Тенями для век тонируем светлую тесьму.

Крупную ажурную тесьму нарезаем кусочками.

Обмакиваем кусочки тесьмы в белую гуашь так, чтоб она заполнила все разрывы. Сушим.

Матируем тенями для век, используя цвет предыдущей тонировки.

На внутреннюю часть тесьмы наносим клей «жидкие гвозди» и заполняем ею пустоты лицевой стороны.

Вот так папка-органайзер становится достойной семейной книгой памяти. Теперь все, кому вы предложите ознакомиться с драгоценными сведениями, будут внимательно рассматривать обложку и восхищаться: как красиво! как просто! Такое начало знакомства с историей, несомненно, вызовет уважение к внутреннему содержанию.