Как правильно заверить трудовой договор образец. Как правильно заверить трудовой договор копию пример. Утеряны все трудовые договоры. Как работодателю можно их восстановить

В разделе на вопрос что показывает синтетический счет 30101?? что это за синтетический счет 30101? что он показывает? заданный автором 72 лучший ответ это Это коррсчет банка в банке России. Показывает все безналичные операции банка и его клиентов, проходящие через этот счет

Ответ от 22 ответа [гуру]

Привет! Вот подборка тем с ответами на Ваш вопрос: что показывает синтетический счет 30101?? что это за синтетический счет 30101? что он показывает?

Ответ от Елена Афанасьева [гуру]
Корреспондентский счёт - счёт, открываемый кредитной организацией (банком) в подразделении самого банка или в иной кредитной организации. Предназначен для отражения расчётов, производимых одной кредитной организацией по поручению, и за счёт другой, на основании заключённого между ними корреспондентского договора.
В платёжных документах, отправляемых через расчётную сеть самого банка, указываются не только расчётные счета отправителя и получателя средств, но и корреспондентские счета кредитных учреждений, в которых эти расчётные счета открыты.
В практике международных расчётов, однако, использование данного реквизита в платёжных поручениях не является обязательным.
В России номера корреспондентских счетов состоят из 20 разрядов, при этом первые три разряда (так называемый счёт первого порядка) - 301.
Последние три знака номера корреспондентского счёта, открываемого в учреждении самого банка (18-й, 19-й, 20-й разряды), содержат 3-значный условный номер участника расчётов, соответствующий 7-му, 8-му, 9-му разрядам БИК.
Пример: к/с 30101810600000000957, БИК 044525957

Платежное поручение представляет собой поручение предприятия обслуживающему банку о перечислении определенной суммы денег со своего счета. Плательщик предоставляет в банк поручение на бланке установленной формы. Платежные поручения действительны в течение десяти дней со дня его выписки, не считая дня выписки. При равномерных и постоянных поставках между поставщиком и покупателем расчеты между ними могут осуществляться в порядке плановых платежей на основании соглашений с использованием в расчетах платежных поручений.

Платежными поручениями могут производиться перечисления денежных средств:

· за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;

· в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;

· в целях возврата (размещения) кредитов (займов), депозитов и уплаты процентов по ним;

· по распоряжениям физических лиц или в пользу физических лиц (в том числе без открытия счета);

· в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

При приеме платежных поручений операционист банка проверяет правильность их заполнения и оформления. На всех экземплярах принятых к исполнению платежных поручений (кроме последнего) в поле "Поступ. в банк плат." он проставляет дату поступления в банк платежного поручения. Последний экземпляр платежного поручения возвращается плательщику в качестве подтверждения приема платежного поручения к исполнению. В нем в поле "Отметки банка" проставляются штамп банка, дата приема и подпись ответственного исполнителя.

При использовании системы электронных расчетов, а также системы клиент-банк, передается электронная копия платежного поручения. Для ее передачи могут быть использованы различные каналы связи и электронная копия заверяется аналогом собственноручной подписи. При необходимости с электронной копии печатают документ на бумажном носителе и оформляют в нем необходимые поля.

Банк должен принимать платежные поручения независимо от наличия денежных средств на счете плательщика. При недостатке денежных средств на счете плательщика, а также, если в договоре банковского счета не предусмотрен овердрафт для оплаты расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств, платежные поручения помещаются в картотеку. Это картотека по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок». На всех экземпляров платежного поручения, помещенного в картотеку, проставляется отметка в произвольной форме о помещении в картотеку с указанием даты. Документы, находящиеся в этой картотеке оплачиваются по мере поступления средств в очередности, установленной статьей № 855 Гражданского кодекса.

Допускается частичная оплата платежных поручений из картотеки по внебалансовому счету № 90902. При этом банком используется платежный ордер формы № 0401066. Эта форма похожа на форму платежного поручения и порядок ее заполнения соответствует общему порядку заполнения бланков расчетных документов.

Схема расчетов платежным поручением и применяемые при этом проводки показаны на рис. 5.11. Здесь представлен вариант расчета с использованием корреспондентских счетов, открытых в подразделении Банка России. Для простоты рассмотрения выбран случай, когда корреспондентские счета коммерческих банков открыты в одном РКЦ. Более сложные схемы прохождения платежа через платежную систему Банка России были рассмотрены выше.

Рис. 5. 1 1. Схема расчета платежными поручениями при использовании корреспондентских счетов в расчетно-кассовом центре:

1 - покупатель представляет в банк платежное поручение в двух экземплярах и получает назад второй экземпляр в качестве расписки банка или передает электронный вариант по системе клиент-банк;

2 - банк покупателя на основании первого экземпляра платежного поручения или электронного варианта, подписанного аналогом собственноручной подписи, списывает денежные средства с расчетного счета покупателя;

3 - банк покупателя направляет в РКЦ реестр и электронный варианта платежного поручения;

4 -РКЦ оформляет проводку между корреспондентскими счетами коммерческих банков;

5 -РКЦ передает электронный вариант платежного поручения банку продавца;

6 - банк продавца, используя электронный вариант платежного поручения, зачисляет денежные средства на расчетный счет продавца;

7 - РКЦ передает коммерческим банков выписки с корреспондентских счетов;

8 - банки выдают своим клиентам выписки с расчетных счетов;

30101 - корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России

30102 - корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России

Представленные на схеме корреспондентские счета № 30101 и № 30102 имеют аналогичные названия «Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России», но первый из них пассивный, открывается на балансе Банка России, а второй активный и открывается на балансе коммерческого банка. На схеме левый счет в РКЦ корреспондируется со счетом в банке покупателя, а правый со счетом в банке продавца.

Платежное поручение, оформленное для совершения платежа, показанного на схеме, может выглядеть подобно представленному на рис 5.12. В отличие от схемы в нем представлены полные номера лицевых счетов для расчетных счетов и для корреспондентских счетов. Что касается корреспондентских счетов, то в платежном поручении указывается корреспондентский счет на балансе Банка России.

В графах "БИК" для банка плательщика и банка получателя указаны их банковские идентификационные коды.

Структура БИК такова:

разряды 1, 2 -код России;

разряды 3, 4 - код территории РФ (республики, края, области);

разряды 5, 6 - два последних знака условного номера учреждения Банка России;

разряды 7, 8, 9 - обозначения учреждений, подразделений Банка России и кредитных организаций.

Последние три разряда принимают следующие Значения:

000 - для районных и межрайонных расчетно-кассовых центров;

001 - для головных расчетно-кассовых центров;

002 - для других учреждений и подразделений Банка России.

Для обозначения кредитных организаций эти три разряда принимают значения от 201 до 999.

Рис.5. 1 2. Пример заполнения платежного поручения при использовании корреспондентских счетов, открытых коммерческими банками в РКЦ

Если при расчете платежным поручением используется не платежная система Банка России, а частная платежная система с прямыми корреспондентскими отношениями между коммерческими банками, то схема расчетов будет выглядеть подобно показанной на рис. 5.13.

Рис. 5.1 3. Схема расчетов платежными поручениями при использовании прямых корреспондентских отношений:

1 - покупатель представляет в банк платежное поручение в четырех экземплярах и получает назад четвертый экземпляр в качестве расписки банка;

2 - банк покупателя на основании первого экземпляра платежного поручения списывает денежные средства с расчетного счета покупателя;

3 - банк покупателя направляет в банк продавца два экземпляра платежного поручения;

4 - банк продавца, используя второй экземпляр платежного поручения, зачисляет денежные средства на расчетный счет продавца;

5 - банк продавца выдает банку покупателя выписку с корреспондентского счета;

6 - банки выдают своим клиентам выписки с расчетных счетов;

с ч е т аб у х г а л т е р с к о г оу ч е т а:

30109 - корреспондентские счета кредитных организаций корреспондентов

30110 - корреспондентские счета в кредитных организациях корреспондентах

40702 - коммерческие предприятия и организации

Для разнообразия на схеме представлен вариант, когда расчет ведется платежным поручением, подготовленным на бумажном носителе. Соответствующее этому варианту платежное поручение примет вид, показанный на рис. 5.14. Следует учитывать, что на практике, как правило, такие расчеты осуществляются электронно и тогда электронный обмен платежным поручением пройдет аналогично предыдущей схеме расчетов через РКЦ.

Рис. 5. 14. Пример заполнения платежного поручения при использовании прямых корреспондентских отношений между коммерческими банками

Отличие от предыдущего платежного поручения заключается в том, что в поле «Вид платежа» записывается «Почтой», в поле «Плательщик» указывается расчетный счет и банк плательщика, а в поле «Счет №» напротив поля «Плательщик» указывается корреспондентский счет банка плательщика в банке-корреспонденте. В данном случае банк получателя выступает как расчетный банк. Так как расчетный счет получателя находится в этом расчетном банке, данные в полях банка плательщика и банка получателя совпадают.

Банк России указанием от 11 декабря 2009 года № 2360-У "О порядке составления и применения банковского ордера" ввел новый расчетный документ - банковский ордер. Он может применяться при осуществлении кредитной организацией расчетных операций по банковскому счету, счету по вкладу (депозиту) клиента, открытому в этой кредитной организации, в случаях, если плательщиком или получателем является сама кредитная организация. Документ составляется кредитной организацией на бумажном носителе или в электронном виде по форме № 0401067. Банковский ордер прилагается к выписке из лицевого счета клиента, отражающий операции, проведенные по его лицевому счету.

Осуществление безналичных расчетов в хозяйстве между поставщиками и плательщиками порождает взаимные расчеты между банками.

Межбанковские расчеты возникают тогда, когда плательщик и получатель средств обслуживаются разными банками, а также при взаимном кредитовании банков и перемещении наличных денег.

До 1991 г. расчеты между банками, производились через систему межфилиальных оборотов (МФО). Система МФО, введенная в 1933 г., достаточно успешно обеспечивала проведение расчетов между учреждениями Госбанка СССР, через которые проходила подавляющая часть платежного оборота страны. В эту систему также включались учреждения Внешторгбанка СССР. Расчеты Госбанка СССР со Стройбанком СССР и Гострудсберкассами осуществлялись через корреспондентские счета, открытые правлениями Стройбанка и Гострудсберкасс в Правлении Госбанка СССР. Взаимные расчеты между учреждениями и внутри системы сберкасс также основывались на использовании счетов МФО. Расчеты по системе МФО были хорошо отлажены, содержали четкий механизм взаимодействия всех банковских учреждений и единый порядок регулирования. Однако такая система расчетов могла использоваться лишь в рамках отдельных банков-монополистов в расчетах между их филиалами, так как она не обеспечивала разграничения ресурсов участников расчетов и обеспечивала одним филиалам беспрепятственный доступ к средствам других филиалов. С переходом к рыночной экономике, когда основной структурой банковской системы стали самостоятельные коммерческие банки, работающие строю в пределах реально привлеченных средств, система МФО не могла использоваться, поэтому новая система межбанковских расчетов в РФ стала строиться на основе корреспондентских отношений между банками через их корреспондентские счета, что позволило обособить ресурсы каждого банка.

В настоящее время в РФ используются три основные системы межбанковских расчетов, структура которых в общем объеме платежей имеет следующий вид:

• платежи, совершенные через расчетную сеть Банка России, - 67,7%;
• платежи, совершенные через корреспондентские счета банков, открытые друг у друга, - 8,5%;
• платежи, совершенные через внутренние банковские системы расчетов, - 22,6%.

Кроме того, незначительная часть платежей (около 2%) проходит через расчетные небанковские кредитные организации, осуществляющие межбанковский клиринг.

Как видно из приведенных данных, отечественная система межбанковских расчетов в большей степени ориентируется на расчеты через расчетную сеть Банка России.

Проведение расчетов между банками осуществляют специально созданные для этой цели структурные подразделения ЦБ РФ - расчетно-кассовые центры (РКЦ).

Каждому коммерческому банку по месту его территориального расположения в соответствующем РКЦ открывается корреспондентский счет. Филиалы банков имеют корреспондентские счета типа субсчетов. Для открытия корреспондентского счета каждый коммерческий банк представляет в РКЦ следующие документы:

• заявление на открытие корреспондентского счета;
• нотариально заверенную копию лицензии на осуществление банковских операций;
• нотариально заверенные копии учредительных документов;
• письмо регистрирующего органа и копию выписки о перечислении средств с временного накопительного счета на основной корреспондентский счет;
• письмо территориального учреждения Банка России с подтверждением кандидатур руководителя и главного бухгалтера кредитной организации;
• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
• справки о постановке на учет в Пенсионном фонде РФ ив Фонде обязательного медицинского страхования;
• нотариально заверенную карточку с образцами подписей руководителя, главного бухгалтера и других уполномоченных должностных лиц банка, право подписи которых согласовано с ЦБ РФ, и оттиском печати банка;
• информационное письмо Главного межрегионального центра обработки и распространения статистической информации и территориального органа статистики с присвоенным банку кодом общероссийского классификатора;
• извещение страхователя Фонда социального страхования.

Открытие банком корреспондентского счета в РКЦ оформляется соответствующими договорами, а именно:

• договором корреспондентского счета, который определяет порядок расчетного обслуживания банка, $рава и обязанности банка и РКЦ при совершении расчетных операций по корреспондентскому счету, способ обмена расчетными документами, порядок оплаты за оказываемые Банком России расчетные услуги, ответственность сторон за нарушение порядка и сроков осуществления расчетов через расчетную сеть Банка России и иные условия;
• договором на кассовое обслуживание коммерческого банка РКЦ;
• специальным договором об установлении корреспондентских отношений на выполнение платежей электронным способом, определяющим порядок обмена электронными документами с использованием средств защиты информации (если банк участвует в осуществлении межрегиональных и внутрирегиональных электронных платежей).

Корреспондентский счет банка в РКЦ представляет собой разновидность депозитного счета до востребования и, по существу, выполняет те же функции, что и расчетный счет предприятия, но с учетом специфики деятельности банка. На нем хранятся все свободные денежные средства коммерческого банка - как собственные, так и неиспользованные деньги его клиентов и полученные ссуды от других банков. Через корреспондентский счет банк осуществляет весь круг операций, связанных с расчетно-кассовым обслуживанием своих клиентов, с получением и предоставлением межбанковских кредитов, с открытием в ЦБ РФ депозитов, а также с операциями самого банка как хозяйствующего субъекта.

Главный принцип осуществления платежей по корреспондентским счетам - это их четкое осуществление в пределах остатка средств на этих счетах. При недостаточности средств на счете для осуществления текущих платежей банки при определенных условиях могут получить в Банке России два вида кредитов: внутридневной и «овернайт» (однодневный расчетный кредит). Такой принцип организации межбанковских расчетов нацелен на активизацию депозитной политики коммерческих банков, рациональное размещение имеющихся у него ресурсов и предполагает высокую ответственность каждого банка за бесперебойность расчетов с другими банками.

Корреспондентские счета банков в РКЦ открываются на балансе ЦБ РФ на балансовом счете 30101 «Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России», а на балансе самого коммерческого банка - на балансовом счете 30102 с аналогичным названием.

С целью однозначной идентификации кредитных организаций при проведении расчетных операций через расчетную сеть Банка России коммерческим банкам присваиваются банковские идентификационные коды участников расчетов (БИК). Введение кодов является частью программы перехода к системе валовых расчетов в режиме реального времени. Идентификация участников межбанковских расчетов облегчает процесс автоматической обработки расчетных документов, служит определением географического местоположения банка.

Расчеты между РКЦ по операциям коммерческих банков, а также по их собственным операциям осуществляются через систему межфилиальных оборотов (МФО). МФО должны осуществляться так, чтобы обеспечить сохранность средств, не допускать ошибок, несанкционированного доступа к движению документов, предотвращать засылку денежных средств не по адресу. В системе МФО каждая начальная операция дублируется ответной, а на балансе ЦБ РФ открываются два вида счетов по межфилиальным расчетам: счета начальных МФО и счета ответных МФО.

Расчетный центр, начавший операцию по расчетам (начальный провод), условно называется филиалом А, а принявший документы к ответному проводу - филиалом Б.

Перемещение денежных средств между РКЦ по системе МФО происходит на основе авизо, представляющего собой распоряжение одного учреждения банка другому о выполнении расчетной операции. По способу отсылки авизо подразделяются на почтовые и телеграфные. В зависимости от содержания операции авизо подразделяются на кредитовые (зачисление средств) и дебетовые (списание средств). Документооборот действующих на сегодня форм безналичных расчетов и соответствующих им платежных инструментов (платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, аккредитивы, чеки) в расчетах по МФО обусловливает использование лишь кредитовых авизо.

Для проведения платежей через расчетную сеть Банка России действующая нормативно-правовая база допускает передачу расчетных документов от банка - отправителя платежа в банк - исполнитель платежа как на бумажных носителях, так и в электронном виде (электронная копия документа).

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате. Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы. Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Первая норма, к которой мы обратимся, - ст. 62 ТК РФ . В ней сказано, что работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему документы, связанные с работой:

Копии приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении;

Выписки из трудовой книжки;

Справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.;

Трудовую книжку в целях обязательного социального страхования (обеспечения) работника (он обязан в течение трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю).

Обязанность по выдаче документов работнику установлена и иными нормами Трудового кодекса. В частности, в соответствии со ст. 68 по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу. В статье 84.1 говорится о документах, выдаваемых при увольнении. В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления - заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

Кроме того, в ст. 89 ТК РФ определено, что в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники имеют право в том числе на получение копий любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных ч. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 №  152‑ФЗ «О персональных данных» .

Обязан ли работодатель предоставлять копии локальных нормативных актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда и пр.), связанных с трудовой деятельностью работника, по его заявлению?

Однозначный ответ на этот вопрос дать невозможно. Объясним, почему. Суды, рассматривая споры о выдаче документов, говорят, что перечень документов в ч. 1 ст. 62 ТК РФ не является исчерпывающим, помимо названных в этой норме, работодатель обязан выдать и другие документы. Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору. Свои решения суды обосновывают тем, что в отношении локальных нормативных актов трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя по ознакомлению с ними под подпись, но не по предоставлению указанных документов работнику (см., например, апелляционные определения ВС Республики Коми от 24.08.2015 по делу №  33‑4430/2015 , Хабаровского краевого суда от 11.02.2015 по делу №  33‑888/2015 ).

Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным. Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ , но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу №  33‑6331/2017 ).

Отметим, что требования о выдаче работодателем документов работнику содержатся в нескольких федеральных законах и актах. Представим некоторые из них в таблице.

Нормативный акт	Документ
Закон РФ от 19.04.1991 № 1032‑1 «О занятости населения в Российской Федерации»	Справка о среднем заработке за последние три месяца
Федеральный закон от 29.12.2006 № 255‑ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»	Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой
Статья 230 НК РФ	Справка о доходах физического лица по форме 2‑НДФЛ
Федеральный закон от 30.04.2008 № 56‑ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений»	Сведения об исчисленных, удержанных и о перечисленных дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и о взносах работодателя, уплаченных в пользу застрахованных лиц
Федеральный закон от 01.04.1996 № 27‑ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»	Копия сведений персонифицированного учета, индивидуальных сведений и сведений о трудовом (страховом) стаже*

* Работникам, подавшим заявления о выходе на трудовую пенсию, работодатель обязан выдать сведения в течение десяти календарных дней со дня подачи заявлений. Всем остальным работникам - в день увольнения.

Как видим, круг документов, подлежащих выдаче работникам, достаточно широк и не ограничивается лишь тем, что названо в Трудовом кодексе. Главное условие выдачи документов, прямо не поименованных в кодексе и иных законах, - документы должны быть связаны с работой и необходимы сотруднику для реализации тех или иных прав.

В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?

В основном - или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).

Некоторые работники полагают, что работодатель даже в случае направления документов почтой должен уложиться в трехдневный срок. Однако это не так.

Сотрудница обратилась к бывшему работодателю с письменным заявлением о направлении ей заказным письмом документов, связанных со службой. Требуемые документы ответчик направил в адрес бывшей сотрудницы заказным письмом на пятый день. Считая нарушенными свои права, предусмотренные ст. 62 ТК РФ , в связи с невыдачей ей указанных документов в течение трех рабочих дней, женщина обратилась в суд с иском о взыскании компенсации морального вреда. Отказывая в удовлетворении заявленных исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что работодатель исполнил требования уволенной сотрудницы в разумный срок для совершения указанных действий, документы направлены ей по почте заказным письмом по истечении трех дней в первый рабочий день (Апелляционное определение Воронежского областного суда от 07.06.2016 по делу №  33‑3912/2016 ).

Если нарушить срок выдачи документов, что грозит работодателю?

В КоАП РФ есть ст. 5.39 , согласно которой нарушение сроков выдачи документов, запрашиваемых работником, равно как и отказ в их выдаче, грозит административным штрафом в размере от 1 000 до 3 000 руб. Кроме этого, работники часто обращаются в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи копий документов. И довольно часто суд встает на сторону истца.

Так, сотрудник обратился к работодателю с письменным заявлением о выдаче документов, связанных с его работой, которое было зарегистрировано в журнале входящей корреспонденции предприятия. Однако в установленный ст. 62 ТК РФ срок документы предоставлены не были. Работник обратился в суд и просил признать незаконным бездействие работодателя, обязать выдать надлежащим образом заверенные копии документов. Отказывая в удовлетворении требований, суд первой инстанции пришел к выводу об отсутствии подтверждения того факта, что работник в течение трех дней с момента подачи заявления явился к работодателю за копиями испрашиваемых документов. Апелляционный суд счел такое решение незаконным и отменил его. Доводы о том, что работник уклонялся от получения документов, не могут быть приняты во внимание, поскольку он ежедневно был на работе и каких‑либо причин, препятствующих вручению работодателем работнику испрашиваемых документов в установленный срок, не имелось (Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 11.05.2016 по делу №  33‑3359/2016 ).

Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.

Вместо работника документы может получить и иное лицо, например, родственники. Для этого работник должен оформить доверенность на определенного человека - супруга, ребенка, мать и т. п. Причем в данном случае не требуется нотариальной доверенности. Чтобы доверенное лицо смогло получить документы, оно должно предъявить работодателю:

Заявление, написанное работником;

Свой паспорт;

Доверенность.

Чтобы подготовить и выдать копии документов, работодателю необходимо соответствующее заявление работника. Такое заявление пишется в произвольной форме. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и, возможно, количество экземпляров. Приведем пример заявления.

Директору ООО «Ромашка»

И.  И. Зеленову

от менеджера Т.  Д. Красновой

Заявление

о выдаче документов, связанных с работой

На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии следующих документов, связанных с работой, в связи с моим увольнением:

- копию приказа о переводе на должность менеджера;

- копию трудового договора.

Краснова, 24.08.2017

Как правильно заверить копии документов для работника?

В оригинале выдаются работнику лишь трудовая книжка и некоторые виды справок. Например, справка о среднем заработке оформляется на бланке организации за подписью руководителя и с печатью организации. Остальные документы выдаются в копиях, которые должны быть надлежащим образом заверены.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8‑2013 копией является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенной является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копии документов выдаются на бланках организаций.

Порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 №  9779‑X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ №  9779‑X ). В соответствии с данным порядком организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на это лица и оттиском печати (если организация в деятельности использует печать).

ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регламентирует оформление записи на копии. Согласно п. 3.26 данного стандарта при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личную подпись;
• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
• дату заверения.

Приведем пример.

Верно.

Инспектор службы кадров Левченко Т. С. Левченко

24.08.2017

Обратите внимание на то, что ГОСТ 6.30‑2003 скоро утратит силу. Оформляя документы после 01.07.2018, мы должны будем учитывать требования нового ГОСТ Р 7.0.97‑2016 . Правила заверения копий немного изменятся. В частности, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (на­именование организации) в деле №… за… год»), и заверяется печатью организации. При этом для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Отметим, что нельзя заверять копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа №  9779‑X ).

Кто может заверять копии?

Во-первых, полномочия по заверению копий можно установить в локальном нормативном акте, регламентирующем документооборот в компании, или в инструкции по кадровому делопроизводству. Во-вторых, заверение копий можно поручить любому сотруднику организации, например, кадровику, бухгалтеру, заместителю директора, секретарю.

Как заверять копию документа на нескольких листах?

Действительно, бывает копия документа на нескольких листах. В таком случае у работодателя есть два варианта: заверить каждый лист или же прошить и пронумеровать все листы копии и на последнем листе с обратной стороны проставить заверительную надпись (например, «Копия на 8 листах верна»).

Оформление выписки

Иногда работник просит предоставить копию документа, содержащего персональные данные других работников, - штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т. п. В таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника, потому что выдача копии нарушит законодательство о персональных данных.

Выписка - это воспроизведение части документа или копия части документа, заверенная в установленном порядке.

Выписки оформляют и в том случае, если документ, затребованный работником, достаточно объемный и нужен ему не полностью.

Правила оформления выписок не регламентированы законодательством, поэтому могут быть определены нормативным локальным атом компании. Приведем пример.

(ООО «Ромашка»)

Выписка из приказа от 04.09.2017 №  37/у

Уволить слесаря Желтова Максима Олеговича 04.09.2017 на основании пп. «б» п. 6 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения.

Основания: докладная записка мастера участка от 29.08.2017, медицинское заключение от 29.08.2017 №  2145, объяснительная Желтова М.  О. от 31.08.2017

Директор И.  И. Зеленов

Выписка верна

Секретарь Белова О.  Е. Белова

20.09.2017

Отметим, что довольно часто делают выписки из трудовых книжек. Выписка может выглядеть так:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»

(ООО «Ромашка»)

Выписка

из трудовой книжки серии XХ №  211111

Фамилия			Серов
Имя	Дмитрий
Отчество		Олегович
Дата рождения					14.02.1990
Образование				Среднее профессиональное
Профессия, специальность							техник
Дата заполнения						11.05.2012

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Общество с ограниченной
				ответственностью «Апрель»
				(ООО «Апрель»)
1	11	05	2012	Принят техником.	Приказ от 11.05.2017
					№ 11
2	04	09	2016	Переведен на старшего техника.	Приказ от 04.09.2016
					№ 60
Работает в ООО «Ромашка» в указанной должности в настоящее время.

Выписка верна.

Секретарь Белова О.  Е. Белова

20.09.2017

Если работнику нужна копия всей книжки, делается копия с каждого разворота. В правом верхнем углу каждого листа проставляется слово «Копия». Внизу под надписями согласно ГОСТ Р 6.30‑2003 и Указу №  9779‑X делается заверяющая отметка. На последней странице на полях трудовой книжки пишут от руки: «Работает по настоящее время. (должность, ФИО, дата, подпись)». Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

Подведем итог

Напомним работодателям основные правила выдачи копий документов.

Во-первых, если запрашиваемые документы не связаны с трудовой деятельностью и не нужны для реализации каких‑либо прав работника, выдавать эти документы работодатель не обязан.

Во-вторых, если документ, запрашиваемый работником, содержит персональные данные, коммерческую или иную охраняемую законом тайну, нужно сделать выписку из него: копировать весь документ нельзя.

В-третьих, копии документов должны быть предоставлены работнику в течение трех рабочих дней с момента получения работодателем заявления с просьбой об этом.

Ну и конечно же, соблюдайте правила заверения копий.

«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004‑ст.