Как правильно архивировать кадровые документы. Порядок подготовки дел к передаче в архив. Нормативное регулирование работы архива

Инструкция 1 Чтобы процедура сдачи дел в архив не заняла много времени, следует соблюдать правила их оформления во время текущего документооборота. При передаче дел в архив на постоянное или временное хранение нужно сброшюровать документы, пронумеровать листы, оформить завершительную надпись, если это предусмотрено рабочими инструкциями, а также составить внутреннюю опись. 2 При этом на титульном листе сдаваемого в архив дела указывается наименование организации или предприятия, индекс в соответствии с номенклатурой дел, отмечается дата открытия и закрытия дела, а также срок хранения. 3 Документы, подлежащие сдаче в архив, подшиваются в отдельную папку с твердой обложкой. Если документ имеет особую ценность, его, как правило, не прошивают, а вкладывают в файл или конверт и прилагают к делу.

Правила передачи кадровых документов в архив организации

Внимание

В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба. Вот сроки хранения некоторых кадровых документов:

• трудовые договоры - 75 лет,
• личные дела сотрудников - 75 лет,
• документы о премировании - 5 лет.

В чем смысл архивирования? Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников.

После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации

Важно

Документы выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока документ должен быть возвращен на место его хранения.

На каждый выданный документ заводится карта-заместитель, в которой указываются вид (наименование) документа, дата его выдачи, фамилия, имя, отчество лица, которому документ выдан, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме документа. В таблице 1 приводятся сроки хранения основных документов по кадровому учету в организации.
Таблица 1 Отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению должен проводиться в соответствии с действующими правилами работы государственных, муниципальных архивов, правилами работы архивов организаций (ведомственных архивов), а также указаниями Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Инфо

Подписывайтесь на нашканал в Яндекс.Дзен! Подписаться на канал В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы.

Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт - «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности. Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения.

Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. Какие документы подлежат архивированию? В ст.

Сдача кадровых документов в архив

Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации. Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, то организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.

Опись и архивирование кадровых документов

То есть у ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, есть два варианта: передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию или же в соответствующий государственный архив. Кому и какие документы передавать? Во время проведения процедуры ликвидации кадровику необходимо обратиться в орган управления архивным делом, действующим на территории субъекта РФ.

Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В управлении вас обязательно спросят о количестве дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного, временного (свыше десяти лет), временного (до десяти лет) и по личному составу).

К категории документов по личному составу относятся документы, образующиеся в деятельности кадровых служб и бухгалтерии (приказы, личные карточки, лицевые счета по заработной плате и т.п.).
Отдельные виды документов необходимо разделять, а именно: подлинники и копии; бумаги постоянного и временного хранения; планы и отчеты; распорядительные акты; проекты и утвержденные документы. 8. В деле должна находиться отчетность только одного календарного года.

Однако допустимо формирование в период деятельности отдельных личных, переходящих дел и документов комиссий. 9. Дело не должно превышать 250 листов. В противном случае необходимо формировать части (тома).

10. Внутри дела важно соблюдать порядок расположения рабочих бумаг (в зависимости от типа документа их сортируют в алфавитном, хронологическом порядке, по срокам хранения). 11. Приложения должны быть присоединены к соответствующим документам.
Стоит отметить, что все бумаги (приказы по личному составу, личные карточки сотрудников, личные дела, договорные бумаги и т.д.) имеют свою специфику и тонкости архивирования.
Указанный акт должен быть подписан руководителем структурного подразделения и утвержден единоличным исполнительным органом организации, а в случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности – также главным бухгалтером общества. Как правило, подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества хранятся в рабочих комнатах по месту нахождения организации. Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
Выдача документов сотрудникам организации (лицам, состоящим в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией) осуществляется под расписку с разрешения руководителя организации или уполномоченного им лица.

Правила передачи кадровых документов в гос архивах

Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1-го года. Снижение сроков хранения, установленных Перечнем, запрещается. Повышение сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, может иметь место в тех случаях, когда это вызвано специфическими особенностями работы организаций. Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых входят наиболее квалифицированные специалисты основных структурных подразделений под председательством одного из руководящих работников организации, а также могут быть приглашены представители соответствующего архивного учреждения, если у организации имеются с ним договорные отношения.
Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г., с изменениями от 27 октября 2003 г.) – далее по тексту «Перечень». Указанный перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения:

• не подшиваются;
• листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях;
• внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится.

В конце года в обложку дел (пример оформления обложки дел приведен в приложении 1) вносятся следующие уточнения:

• при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия;
• в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и др.);
• проставляется количество листов в деле.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.

Такой заверительный лист составляется для учета количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации по форме Приложения 9 к Правилам. ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N В деле подшито и пронумеровано листов, (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера листов; пропущенные номера листов + листов внутренней описи Особенности физического состояния и формирования дела Номералистов 1 2 Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи Дата Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности последнего и даты составления.

За время своего существования любая организация «обрастает» огромным количеством документов, отражающих ее жизнедеятельность. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Б. АЛЬБРЕХТ, заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России.

За время своего существования любая организация «обрастает» огромным количеством документов, отражающих ее жизнедеятельность. Какие из них можно уничтожить, какие надо хранить, в каких условиях - обо всем этом нам рассказал Борис АЛЬБРЕХТ , заместитель начальника отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства Федеральной архивной службы России.

Иногда по незнанию или недоразумению могут быть уничтожены документы, являющиеся единственным свидетельством для исчисления трудового стажа. Многим ли известно, как и где должны храниться подобные им кадровые документы ?

Что относится к документам по личному составу?

Прежде всего необходимо уточнить, какие виды и разновидности документов относятся к общей категории документов по личному составу. Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые работником с работодателем).

Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:

• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);
• документы по аттестации и установлению квалификации;
• различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);
• документы, подтверждающие вредные условия производства;
• списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
• книги прописки жильцов;
• а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Сохранность документов

Известно, что в соответствии с пунктом 6 Положения об Архивном фонде РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552, документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения . Следует также иметь в виду, что в данном случае права граждан защищены высшим законом Российской Федерации - Конституцией, статья 24 которой гласит, что каждый гражданин Российской Федерации имеет право на информацию, подтверждающую его основные социальные права. Для реализации этих прав Правительством РФ был принят ряд нормативных правовых актов , определяющих порядок хранения и работы с документами по личному составу. В нем указывается, что в случае ликвидации организации (предприятия) документы по личному составу должны передаваться правопреемнику, а при отсутствии такового - в вышестоящую организацию или орган. Если правопреемников или вышестоящих организаций (органов) не имеется, то учреждения Государственной (ныне Федеральной) архивной службы осуществляют меры по обеспечению сохранности этих документов.

Распоряжение Правительства РФ от 21.03.94 № 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало учреждениям и организациям (независимо от форм собственности) включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица.

Совершенно очевидно, что все это накладывает серьезные правовые обязательства и ответственность на руководителей организаций и должностных лиц, ответственных за обеспечение сохранности документов по личному составу и удовлетворение социальных прав граждан. Следовательно, должен быть разработан комплекс правовых, организационных и практических мер, обеспечивающих условия хранения и использования документов по личному составу. Это вопросы правового положения архива , его материально-технической базы (помещение и оснащение), штатной численности, организации и практики работы.

Ответственность

Ответственность за халатность, небрежность или умышленное уничтожение архивной информации предусмотрена Уголовным кодексом РФ.

Работник кадровой службы, наделенный организационно-распорядительными функциями, несет ответственность не только за правильное ведение кадровой документации, но также за правильность ее хранения. Руководитель организации несет ответственность за хранение всех документов организации, в том числе и относящихся к кадровой службе, если в организации нет лица, ответственного за эти документы.

Статус архива

На практике существует и развивается только сеть архивов и хранилищ системы Федеральной архивной службы (или при муниципальных образованиях). В других случаях отдельных архивов или хранилищ документов по личному составу не создается.

Как правило, юридическое лицо если и создает архив , то документы по личному составу в нем хранятся наряду с другими видами документов. Причем это характерно не только для мелких организаций, но и для очень крупных, где трудились и трудятся тысячи работников, и документы по личному составу, накапливаемые в течение многих лет, составляют достаточно объемный комплекс.

Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов. Это объясняется прежде всего тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.

Основные технические требования к архиву

Нет необходимости подробно описывать технические требования к помещению архива . Все параметры достаточно четко изложены в специальных нормативно-методических пособиях. Отметим лишь, что это помещение должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 80 см, пожарные проходы между рядами стеллажей - 120 см. Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

Более сложен вопрос по определению штатной численности работников, необходимых для обслуживания архива , так как утвержденных нормативов по этому вопросу не имеется. Однако необходимые расчеты можно сделать на основании применения Укрупненных норм по делопроизводственным и архивным работам, разработанным Всероссийским институтом документоведения и архивного дела в 1991 году. Эти расчеты показывают, что на обслуживание 5 тысяч дел, хранящихся в архиве , и проведение с ними всего комплекса работ (обеспечение физической сохранности, учет, комплектование архива , выдача дел во временное пользование, исполнение справок социально-правового характера) необходим как минимум один штатный специалист, обладающий достаточной квалификацией. К тому же следует учесть, что в настоящий момент в условиях проведения пенсионной реформы резко возросли объемы справочной работы. Только государственные архивы за 2002 год исполнили более 9 млн социально-правовых запросов. К сожалению, нет данных, сколько подобных запросов было выполнено архивами организаций и предприятий, но можно предположить, что это тоже гигантская цифра.

Подготовка дел к сдаче в архив организации

Отдельным большим участком работы архива являются вопросы подготовки дел к сдаче в архив организации. Они заслуживают серьезного внимания, потому что именно на этом этапе зачастую совершаются серьезные методические и практические ошибки, которые в дальнейшем могут привести к негативным последствиям в работе архива . Комплекс работ по передаче документов в архив , в том числе и по личному составу, делится на следующие стадии:

• 1. Формирование дел после окончания и в текущем делопроизводстве.
  2. Оформление дел в соответствии с установленным порядком.
  3. Экспертиза ценности документов и дел.
  4. Описание дел, передаваемых в архив организации.
  5. Передача документов в архив организации.

Итак, рассмотрим особенности формирования некоторых видов документов по личному составу в документальные комплексы (дела ).

1. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности работников организации, имеющие различные сроки хранения, формируются в разные дела .

Это необходимо, потому что часть приказов по личному составу, причем небольшая, посвящена действительно вопросам, влияющим на место работы, перемещение по должности, премирование работников. Эти документы должны храниться 75 лет. Вместе с тем большая часть приказов по личному составу отражает оперативные вопросы деятельности работников: приказы по командировкам, отпускам, дежурствам и т. д. Данные виды приказов хранятся 5 лет. Целесообразно с самого начала присваивать приказам 75-летнего срока хранения и 5-летнего срока хранения самостоятельные номера, что облегчит их формирование в разные дела и последующий поиск необходимой информации.

2. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в дело за определенный год и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

3. Личные дела . В личных делах все документы располагаются только в хронологическом порядке их поступления. На все документы, содержащиеся в личном деле , в обязательном порядке составляется внутренняя опись, которая содержит следующие реквизиты:

• порядковый номер документа, включенного в опись;
• номер и дата документа (если это необходимо);
• наименование документа;
• количество листов в документе;
• примечание;
• итоговая запись о количестве документов, включенных в личное дело .

Оформление дел

Для всех дел по личному составу долговременного срока хранения оформление дел в обязательном порядке предусматривает:

• оформление обложки дел по установленной форме;
• нумерацию листов в деле ;
• составление листа-заверителя, подтверждающего количество листов в деле ;
• составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях);
• подшивку или переплет дела .

На обложке дела указывается:

• наименование организации;
• индекс дела по номенклатуре дел организации;
• заголовок дела ;
• даты дела (датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника);
• количество листов в деле .

После внесения дела в опись на обложке проставляется его номер по описи и срок хранения дела .

Экспертиза ценности документов и дел

Экспертиза дел проводится в несколько этапов:

• при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела , внесенного в номенклатуру;
• в процессе формирования дел ;
• при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Экспертиза осуществляется путем обязательного просмотра каждого дела по всем входящим в него листам. Из дела должны быть изъяты дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

Составление описей

Описи дел, в том числе и по личному составу, составляются по установленной форме отдельно от описей дел постоянного и временного хранения. Составляя описи дел, следует иметь в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы и на личные дела или на карточки формы Т-2. Причем каждая карточка заносится в опись как самостоятельная единица хранения. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

• каждое дело , вносимое в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;
• заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела ;
• если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела , а вместо остальных проставляется слово «тоже».

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись.

После составления опись подписывается составителем, визируется руководителями тех структурных подразделений, документы которых включены в опись, согласовывается в установленном порядке с экспертной комиссией организации или если организация состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, то с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и утверждается руководителем организации.

В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) передается один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела . В архиве организации должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив организации передаются личные дела и карточки по форме Т-2 только уволенных работников, дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров, которая несет полную ответственность за обеспечение их сохранности и выдачу необходимых сведений.

Работа с запросами

При выполнении социально-правового запроса работник архива или лицо, за него отвечающее, делает только архивную справку о месте работы, стаже, занимаемой должности.

Выборку бухгалтерских документов о полученной заявителем за требуемые годы зарплате делает бухгалтер организации, которому работник архива , в случае необходимости, представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива . Препроводительное письмо на бланке организации подписывается только руководителем организации или лицом, его замещающим. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью организации.

Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только самому работнику организации, руководителю структурного подразделения, в котором он работает, или руководителю организации. Остальные работники к документам по личному составу не имеют права доступа. Выдача дел производится только под расписку работника, которому дело выдается, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.

Архив ликвидированной организации

При ликвидации организации документы передаются или организациям-правопреемникам или преемникам функций. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив . Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту , который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.

Чтобы определить срок хранения того или иного кадрового документа, нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Не обязательно составлять номенклатуру дел, но желательно в крупных организациях. До сдачи документов на архивное хранение нужно провести экспертизу ценности документов.

Как определить ? – Нужно обратиться к Перечню, утвержденному приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Обязательно ли составлять номенклатуру дел? – Не обязательно, но желательно в крупных организациях.

Что нужно сделать до сдачи документов на архивное хранение? – Провести экспертизу ценности документов.

Обратите внимание: с введением приказа изменились сроки хранения отдельных видов документов. В частности, табели учета рабочего времени раньше надо было хранить один год, а теперь этот срок увеличен до пяти лет. Кроме того, продлен срок хранения трудовых книжек, которые работники не востребовали после увольнения (с 50 до 75 лет). В таблице на стр. 60 вы увидите перечень сроков хранения документов, наиболее часто встречающихся в практике кадровых служб. Приведенные сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Совет
Чтобы систематизировать весь объем документов и облегчить их архивирование, храните разные документы отдельно. Заведите отдельные журналы для учета приказов, трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовому договору, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, выдаче справок и т. д.

Чтобы организовать правильное текущее и архивное хранение документов, прежде всего нужно позаботиться об их логической группировке. Работу с документами существенно облегчит номенклатура дел – систематизированный перечень документов с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел с точки зрения закона не является обязательной, но ее важность трудно переоценить. Она позволит упорядочить документы в соответствии со спецификой деятельности организации: сгруппировать бумаги по видам (например, приказы, распоряжения и т. д.) и срокам хранения, в зависимости от того, в каком подразделении они образуются. Особенно пригодится номенклатура в крупной компании с большим и сложным документооборотом.

Порядок создания и ведения номенклатуры дел не регламентирован законодательством, но давно сложился на практике. Номенклатура представляет собой сводную таблицу, в графах которой указывают индекс (номер) дела, его заголовок и срок хранения.

Основой для номенклатуры служит штатное расписание организации, поскольку все дела распределяются по подразделениям компании, в которых они формируются и ведутся. Массив документов кадровой службы представляет собой один из разделов общей номенклатуры дел (образец на стр. 63).

Документы в тему

Документ	Поможет вам
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558	Определить сроки хранения документов
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»	Правильно оформить документы, которые подлежат архивному хранению Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»	Определить порядок хранения документов

Сроки хранения кадровых документов

Наименование документа	Срок хранения документа
Личные дела руководителей организации, членов руководящих, исполнительных контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов РФ, субъектов РФ, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания	Постоянно
Личные карточки работников (форма № Т-2), в том числе временных работников	75 лет
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел	75 лет
Приказы о приеме, перемещении (переводе), увольнении работников, а также книги, журналы их учета	75 лет
Документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных	75 лет
Личные дела (заявления, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и т. д.)	75 лет
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (невостребованные – 75 лет)
Приказы командирования, а также журнал учета командировок	5 лет
Табели учета рабочего времени	5 лет (при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет)
Приказы на отпуск, а также журнал учета отпусков	3 года
Локальные акты о персональных данных работников	Постоянно (по месту разработки и утверждения); 3 года (в других организациях)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года
Письма работников в другие организации	3 года
Графики предоставления отпусков	1 год

Проводим экспертизу ценности документов

Прежде чем передать документы на хранение, нужно провести экспертизу их ценности, то есть изучить и распределить по срокам хранения в зависимости от важности информации, которая в них содержится. Кроме того, решить вопрос о целесообразности хранения тех или иных бумаг, ведь в деятельности организации образуется множество малоценных документов, которые не нуждаются в длительном хранении и подлежат уничтожению.

Экспертизу ценности документов должна проводить специально созданная в организации комиссия, действующая на постоянной основе. Состав, численность, функции и права этой комиссии определяются локальным нормативным актом, который утверждает руководитель организации. Как правило, в состав комиссии включаются высококвалифицированные специалисты, имеющие большой опыт работы и хорошо знающие специфику деятельности организации. А также сотрудники, непосредственно работающие с документами (например, заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель, заведующий архивом организации). В экспертную комиссию также входит представитель бухгалтерии (главный бухгалтер или бухгалтер).

Отбор документов для хранения производится на основании Перечня, утвержденного Приказом № 558.

Совет
Оформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:

• постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• кратковременного хранения (менее 10 лет).

Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, в обязательном порядке сдается в архив. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в центральный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Ряд документов не подлежит хранению и уничтожается на основании соответствующего акта в конце текущего года по результатам экспертизы ценности документов. Это могут быть, например, приказы, разработанные в организации, не указанные в Перечне. Порядок уничтожения документов содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документацию, срок хранения которой не превышает пять лет, организация может уничтожить самостоятельно, на основании решения внутренней экспертной комиссии.

Документы, выделенные для хранения, оформляются в дела. Желательно чтобы документы были оформлены в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

На каждое дело по личному составу составляется опись. После этого кадровые документы передаются в архив организации на хранение**. В крупных организациях рекомендуем создать электронный архив для удобного использования архивной документации.

Исправляем ошибку

Ошибка

Если работник при увольнении не забрал из организации свою трудовую книжку, она направляется сотруднику по адресу, зафиксированному в личной карточке, без его согласия на это.

Как правильно

Трудовые книжки должны храниться в организации до востребования, а невостребованные книжки хранятся 75 лет (п. 664 Перечня, утвержденного Приказом № 558). Невостребованную трудовую книжку можно направить работнику по почте, но только после получения его письменного согласия на это (ст. 841 ТК РФ).

Что будет, если…

Существует риск, что трудовая книжка затеряется во время почтовой пересылки, и работник предъявит претензии работодателю или обратится с жалобой в Гострудинспекцию. Если у кадровика нет документально подтвержденного согласия сотрудника на отправку трудовой книжки почтой, это может быть расценено как нарушение статьи 841 Трудового кодекса. Работодателю в данном случае грозит штраф за нарушение трудового законодательства в соответствии со статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (для должностного лица от 1000 до 5000 руб., для организации от 30 000 до 50 000 руб.). Кроме того, возможен судебный спор с работником о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.

Запомните главное

Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

Зульфия ЮПАШЕВСКАЯ,
заместитель директора Департамента транзакционных услуг (расчет заработной платы и кадровое делопроизводство), аутсорсинговое подразделение группы BDO в России:

– Номенклатура дел – необязательный документ. Однако в крупных организациях желательно ее оформление, поскольку это позволит систематизировать документы, образующиеся в процессе деятельности организации с учетом их специфики.

Павел ЖЕРДОВ,
руководитель отдела доставки и обработки документации, аутсорсинговое подразделение группы BDO в России:

– Архивирование кадровых документов производится в конце календарного года. Для этого необходимо провести экспертизу ценности документов. Документы, выделенные для уничтожения, хранению не подлежат.

Алена ЛАЧУГИНА,
документовед Муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей «Станция юных техников» (г. Бийск):

– Экспертизу ценности документов проводит специальная комиссия, постоянно действующая в организации на основании локального нормативного акта, утвержденного руководителем организации.

* Приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

** Имеется в виду типовой или ведомственный перечень.

*** Архивирование ведется в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Любая организация за период своего существования накапливает огромное количество документации, которую согласно российскому законодательству необходимо хранить определенное количество лет.

Для того чтобы в кадровой документации был порядок, необходимо проводить ревизию на предмет уничтожения или сдачи в архив документов, которые отслужили свой срок.

Какие же документы относятся к документам по личному составу? Обычно под ними подразумевают: приказы по личному составу, личные дела или личные карточки, лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры, заключаемые работником с работодателем, должностные инструкции, штатные расписания, штатные расстановки.

Однако вышеназванные документы не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:

• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей)
• документы по аттестации и установлению квалификации
• документы, подтверждающие вредные условия производства
• списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты)
• а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот

Все документы со сроком их хранения приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (с изм. от 27 октября 2003 г.)

Информация по хранению и архивации документации содержится также в Федеральном законе РФ от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Документами по личному составу Закон об архиве называет документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона об архиве).

Документы, отнесенные к категории документов по личному составу, должны храниться у того юридического лица, где человек работал, в течение 75 лет после его увольнения.

При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами (ч. 9 ст. 23 Закона об архиве).

При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства (ч. 10 ст. 23 Закона об архиве).

В настоящее время существует система Федеральной архивной службы, отдельных архивов документов по личному составу не создается. Однако в соответствии со ст. 13 Закона об архиве организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Перед сдачей в архив необходимо провести так называемую экспертизу.

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу архивного фонда осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

• Закона об архивном деле в РФ
• Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
• нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела

Отбор ЭД на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

На первом этапе экспертизы ЭД архив совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

Экспертиза ЭД проводится экспертной комиссией во взаимосвязи с документацией организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы:

• ограничения на прием ЭД
• завершенность процесса создания ЭД
• стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив
• наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД
• наличие необходимой сопроводительной документации
• соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД
• затраты на обеспечение хранения

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива.

Комплектование архива включает:

• определение источников комплектования архива
• определение состава документов, подлежащих приему в архив
• организацию передачи документов в архив

Основными источниками комплектования архива организации являются структурные подразделения организации.

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу.

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Документы личного происхождения в архив организации передаются на временное хранение по заявлению их владельца (собственника) с последующей передачей в государственный архив на постоянное хранение.

В архив передаются документы организаций-предшественников, а также документы ликвидированных подчиненных организаций.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения в установленной форме. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Различаются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

Номенклатура дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства - службой ДОУ организации, при децентрализованном - как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.

Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа
• группировать в дело документы одного календарного года. Исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, формирующиеся за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.
• дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту фамилий авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:

• уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела
• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу
• приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела
• поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации
• утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
• документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления
• лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий
• предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам
• переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела
• нумерацию листов дела
• составление листа-заверителя
• составление в определенных случаях внутренней описи документов
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение по согласованию с государственным архивом допускается употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи. Кроме того, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "в деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно").

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

• порядковый номер дела (тома, части) по описи
• индекс дела (тома, части)
• заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела
• даты дела (тома, части)
• количество листов в деле (томе, части)
• срок хранения дела

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел
• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером)
• порядок нумерации дел в описи - валовой за несколько лет
• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела
• при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью)
• графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист.

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:

• название фонда
• номер фонда
• номер описи
• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись
• крайние даты дел, включенных в опись

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

• приказы (распоряжения) по личному составу
• списки личного состава
• карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел)
• личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел)
• лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате)
• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи)
• акты о несчастных случаях

Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

• комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.)
• комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения)

Дела выдаются из хранилищ:

• для использования работниками организации
• для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований
• во временное пользование для других организаций
• для проведения архивных работ с документами
• для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов

Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:

• 1 месяц для использования работниками организации
• 1 месяц для использования документов в читальном зале
• 3 месяца во временное пользование для других организаций
• 6 месяцев для экспонирования документов

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.

Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

• заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации
• актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов
• заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов

Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов.

Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, а все прочие - до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.

Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.

Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования.

При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.

При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

При перемещении документов за пределами архива должны соблюдаться меры предосторожности, надежно обеспечивающие их сохранность.

При транспортировке документов соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

Учет документов в архиве организации - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах.

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.

Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля над их наличием.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов, копии фонда пользования (при наличии), описи дел и документов.

Архив организации осуществляет учет документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве организации, в порядке, определенном Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, и представляет учетные сведения в соответствующее архивное учреждение.

Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам учета, единицам хранения) учетных номеров, являющихся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации. Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации и через дробь по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация, архивной коллекции, описи, единицы хранения.

Номер архивного фонда присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

Основанием каждой записи в основных учетных документах является:

• при поступлении документов в архив организации:
а) сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; б) сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел; в) акт приема-передачи документов из другой организации, от юридического или физического лица, в том числе на депозитарное хранение;
• при выбытии документов из архива организации:
а) акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив или архив другой организации; б) акт возврата документов собственнику; в) акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; г) акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны д) акт о неисправимых повреждениях документов

Опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета.

Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Объектом описания в описи является единица хранения, единица учета.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения; язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. Описательная статья может быть дополнена аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения, единицы учета.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

На титульном листе описи помещаются: полное название архива организации, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.

Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. Общее предисловие к описям фонда помещается в первой описи.

В предисловии, общем ко всем описям фонда, излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания документов фонда (при этом выделяются наиболее типичные группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); состав справочного аппарата к описям.

При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все общие данные по истории учреждения-фондообразователя и истории фонда помещаются в предисловии к первой описи.

К описи могут составляться указатели (как общие, так и специальные). Ссылочные данные указателя к описи даются на порядковые номера единиц хранения, единиц учета.

Новая страница 1

Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива - к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:

• формирование дел в службе кадров;
• экспертиза ценности дел службы кадров;
• оформление дел в службе кадров;
• описание и уничтожение дел в службе кадров;
• обеспечение сохранности дел;
• передача дел в архив организации.

Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

Формирование дел в службе кадров

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.

При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;
• дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по кадрам.

Приказы по кадрам группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по кадрам, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Экспертиза ценности дел службы кадров

Цель экспертизы ценности дел - правильное определение сроков хранения дел службы кадров.

Экспертиза ценности дел проводится в службе кадров в два этапа:

1) при составлении номенклатуры дел в службе кадров и в процессе формирования дел;

2) при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему хранению в службе кадров.

В результате экспертизы ценности все дела в службе кадров распределяются на три группы: постоянного срока хранения, длительного хранения (свыше 10 лет), временного хранения (до 10 лет включительно).

Методическую и практическую помощь службе кадров при проведении работ по экспертизе ценности дел оказывают служба делопроизводства, архив и экспертная комиссия (ЭК) организации, которая направляет общий процесс экспертизы ценности дел в структурных подразделениях.

При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел. Не допускается проводить экспертизу ценности дел, просматривая только их заголовки.

Особое внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров необходимо обращать на дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения, так как именно эти дела подлежат передаче в архив организации. Дела службы кадров временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив не передаются, хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по установленным правилам.

Оформление дел в службе кадров

Оформление дел проводится работниками службы кадров при методической помощи архива организации.

Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными.

Оформление дел в службе кадров постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения включает следующие операции:

• оформление обложки дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела;
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа-заверителя дела;
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения:

• не подшиваются;
• листы дела не нумеруются и хранятся на скоросшивателях;
• внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются, пересистематизация документов в деле не проводится.

В конце года в обложку дел (пример оформления обложки дел приведен в приложении 1) вносятся следующие уточнения:

• при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия;
• в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и др.);
• проставляется количество листов в деле.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале дела в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (см. приложение 2).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт.

Для учета документов определенных категорий дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (см. приложение 3).

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Описание и уничтожение дел в службе кадров

На все завершенные в делопроизводстве службы кадров дела по личному составу постоянного и длительного (свыше 10 лет) сроков хранения составляется опись дел (см. приложение 4).

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации.

На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись.

Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т.д.), лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Опись дел службы кадров представляется в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел службы кадров несет ее руководитель.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел службы кадров.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительного листа дела. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

При составлении описи дел службы кадров необходимо соблюдать следующие требования:

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
• систематизация дел в описи и присвоение номера описи службы кадров устанавливаются архивом;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2002 г.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Организация обязана систематически описывать документы по личному составу, обеспечивать их сохранность и учет.

Обеспечение сохранности дел и передача дел в архив организации

С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела, т.е. в службе кадров.

Руководитель службы кадров и сотрудники, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются вертикально в запирающихся шкафах и столах, обеспечивающих полную сохранность документов.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается.

Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта-заместитель дела или расписка.

Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В архив передаются дела по личному составу. Их передача производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в службе кадров и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по номенклатуре дел.

Прием каждого дела производится заведующим (специальным сотрудником) архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника службы кадров. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

А.С. Красавин, канд. ист. наук, ведущий научный сотрудник ВНИИДАД