Как оформить трудовую книжку образец. Заполнение трудовой книжки индивидуальным предпринимателем. Что заносят в трудовую книжку

Порядок заполнения трудовой книжки - последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2019 года.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2019 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
• используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
• подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2019

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2019) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

• титульная часть — основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2019) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
• внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность... » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №... считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

• повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
• указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

• заполняются личные данные сотрудника;
• проставляется дата;
• заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
• записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

• обложка должна быть неповрежденной;
• недопустимо исправление ошибок;
• вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
• если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Графа № 3 – название компании, подразделения, должность. Здесь же прописывается, по какой причине сотрудника . Все эти данные берутся из документов , принесённых работником.

Примеры:

02.03.2000. Общество с ограниченной ответственностью «Звонок плюс».

Принят на должность старшего администратора отдела городских сетей.

16.04.2002. Переведён на должность главного специалиста отдела междугородней связи.

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей включает записи обо всех этих документах.

В данной книге есть графа № 13, которая нужна для подписей работников.

Подпись ставится человеком тогда, когда он берёт на руки свою трудовую книжку, .

Не все забирают свои книжки, когда уходят из организации.

Это происходит по разным причинам.

Но книжка должна храниться в сейфе или специальном помещении столько времени, сколько потребуется, то есть – до того момента, пока её не востребует бывший работник.

Вкладыш

Вкладыш открывается тогда, когда трудовая книжка оказывается полностью заполненной в том или ином разделе и заносить очередные записи уже некуда. Вкладыш следует аккуратно вшить в книжку.

Он является не менее важным документом , чем трудовая книжка, а потому оформляется в соответствии с теми же правилами.

Когда его выдают на руки работнику, в книжке ставят штамп «Вкладыш выдан», должен иметься и его номер . Прописывать вручную эту фразу нельзя . Штамп разрешено ставить в одном из двух мест в трудовой книжке – либо на титульнике, либо на развороте.

Если трудовой книжки в наличии нет, тогда и штамп теряет свою силу как документ. Вшивают его в конце книжки , между самой последней страницей и обложкой. Однако это только рекомендация, так как ни один нормативный акт не уточняет конкретное место для вшивания вкладыша.

Страницы в нём должны начинаться не с первой – они идут по порядку, с начала трудовой книжки. Титульник вкладыша должен иметь гербовую печать компании.

Часто, ошибки допущенные кадровиками давным давно всплывают при выдаче заявления о назначении пенсии вместе с трудовой книжкой.

Поскольку пенсионный фонд не может принять неправильно составленный и заполненный документ, он делает все для того, чтобы работник мог исправить ошибки, и пенсионер будет вынужден бегать по своим бывшим местам работы восстанавливая правильность заполнения.

Именно поэтому особое внимание надо уделять не только тому, как правильно внести данные в трудовую книжку, но и заполнению титульного листа.

К сожалению, многие работники не знают, как в идеале заполнить первую страницу трудовой книжки и при получении трудовой на руки не может увидеть ошибку.

Именно поэтому наша статья будет полезна и для работников, и для работодателей.

Наша задача – научиться правильно заполнять все графы трудовой книжки, а в случае невозможности этого – сделать все, чтобы найти ошибки в заполнении. Вы также найдете здесь пример заполнения титульного листа. Итак, начнем по порядку и поговорим о написании имени, фамилии и отчества.

Сведения

После прочтения данной статьи, оформление титульного листа трудовой книжки не составит труда. Конечно, все сведения должны быть оформлены надлежащим образом.

Записи вносятся только черной или же синей ручкой .

Заполнение титульного листа может осуществляться и на компьютере , но без опыта в подобном заполнении лучше не экспериментировать.

Также, что касается правил заполнения трудовой, то она в первую очередь должна быть заполнена аккуратно. Постарайтесь избегать ошибок, подчеркиваний и прочих недочетов. Ваша запись должна быть понятна всем, поэтому пишите аккуратно и разборчиво.

Соблюдайте это правило, заполняя все листы трудовой книжки. На этом основные сведения о заполнении плавно перетекают в конкретизирование каждой строки.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? (образец заполнения)

Фамилия, Имя, Отчество

Первая страница трудовой книжки содержит данные о работнике. Фамилия, имя и отчество гражданина должны быть записаны максимально аккуратно и правильно . Дело в том, что совершенная в этой информации ошибка может стать следствием печальных последствий, вплоть до смены трудовой книжки .

ФИО нужно писать раздельно, чтобы каждая запись имела свою строку.

Старайтесь не допускать ошибок в написании. Заполняйте каждое из составляющих имени одной и той же пастой.

Если в одном из написанных слов много букв, пишите их как можно мельче. Также трудовая книжка предусматривает перенос слова с одной строки на другую.

Пример заполнения первого листа (страницы) трудовой книжки (Фамилия, Имя, Отчество)

Образование

Если вы пишите информацию об образовании, обязательно держите перед собой диплом работника, чтобы не сделать ошибки.

Существуют три степени образования , по факту которых возможно принятие на работу, это высшее, то есть послевузовское, среднее, то есть окончание школы, а также среднее специальное, после техникума или же училища.

Одно из этих слов вы пишите на специально отведенной строчке.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (образование)

Дата рождения

Что касается даты рождения, то в первую очередь заполнять ее вы должны на основании паспорта гражданина, а не с его слов.

Часто возникает вопрос, должна ли дата рождения в трудовой книжке вноситься прописью или цифрами?

Дата рождения должна писаться цифрами, а не буквенным выражением (см. образец). К сожалению, любая другая форма записи считается неправильной.

Правильно вписывайте каждую цифру. Нет ничего страшного в том что вы ошиблись. Ошибку всегда можно исправить посредством зачеркивания одной цифры или же переносом записи на другую сторону разворота титульного листа.

Образец заполнение первой страницы трудовой книжки (дата рождения)

Подпись работника

Кто расписывается в трудовой книжке? После того, как трудовая книжка заполнена, ставится подпись работника.

Она должна быть четкой и повторять роспись в паспорте.

В случае если работник со временем меняет фамилию, то подпись со старой фамилией зачеркивается тонкой полосой, а рядом ставится новая подпись.

Как правило, на подпись в трудовой книжке работника сверху ставится печать организации .

Профессия, специальность

Если говорить о специальности, то здесь присутствует огромный разброс мнений о том, что действительно нужно писать в трудовой книжке в графе профессия, специальность. Кто-то считает, что нужно писать специальность, которой вы овладели еще в институте, кто-то наровит вписать в трудовую желаемую специальность.

На самом же деле все предельно просто – в трудовую книжку вписывается специальность по которой на данный момент работает работник по трудовому договору .

Дата заполнения

Дата заполнения трудовой книжки на титульном листе не должна быть фиктивной. То есть, если вы заполнили трудовую на неделю позже чем обещали, то нельзя ставить желаемое неверное число. За это и работников отдела кадров и работодателя могут привлечь к административной ответственности .

Дата заполнения пишется в таком же формате, как и дата рождения.

Что же касается места постановки даты, то оно должно находиться в районе печати, справа или же слева от нее, но ни в коем случае не затрагивать другие записи, тем самым перекрывая их.

Дата заполнения трудовой книжки и дата приема на работу должны совпадать . Именно в момент приема на работу сотрудник отдела кадров заводит трудовую, а значит, в соответствии с законом должен одновременно вписывать информацию и о работнике и о приеме его на работу.

Конечно, на такие мелочи не всегда обращается внимание различными проверяющими органами, но все же иногда пользоваться ссылками на правила заполнения трудовых книжек, ведь тот кто предупрежден, значит, вооружен.

Когда можно использовать в написании ФИО букву «ё»?

Многих волнует вопрос, можно ли использовать букву «ё» в написании имени или фамилии.

Ориентируйтесь на паспорт работника .

Если в паспорте прописана данная буква, то можете смело ставить ее.

Если же в паспорте написана «е», то вы не должны отклоняться от паспортных данных. Все предельно просто.

Заключение

Трудовая книжка весьма важный документ, который требует трепетного к себе отношения.

Постарайтесь быть точными в заполнении трудовых книжек, ведь вы, заполняя страницы трудовой книжки, становитесь своего рода представителем своей организации и именно по вашей записи будут судить не только о работнике, но и о вашей фирме. Поэтому соблюдайте законодательство и думайте о работнике, который дал вам трудовую на заполнение. Он вам доверяет не просто документ, он доверяет вам свою трудовую историю.

Полезное видео

Подробнее о том, как заполнить трудовую книжку — первый лист, смотрите в видео ниже.

Трудовая книжка является основным документом каждого работающего человека. С помощью нее можно подтвердить стаж трудовой деятельности и опыт работы. Сведения, внесенные в книжку, потребуются не только в момент приема на работу, но для получения пенсии, различных льгот и гарантий.

Заполнение трудовой книжки регламентируется Трудовым кодексом РФ. Помимо этого изменения о внесении данных регулярно публикуют Минтруд и Правительство.

Основной порядок заполнения, хранения трудовых книжек и вкладышей прописывается в Постановлении Правительства РФ №225 «О трудовых книжках», принятом 16 апреля 2003 года. В нем отражена действующая форма документа, образец заполнения.

Кто и как оформляет

В трудовую книжку вносятся данные, касающиеся профессиональной деятельности гражданина. После наступления пенсионного возраста согласно документу начисляется пособие по нетрудоспособности. Работодатель ориентируется на книжки при расчете выплат. Поэтому заполнять документ нужно правильно.

Обо всех изменениях, происходящих в жизни человека как работника, в трудовую книжку вносятся соответствующие записи. В 2019 году установлены общие правила заполнения трудовой книжки у работников ИП или юридических лиц.

Генеральный директор или индивидуальный предприниматель самостоятельно не заводят книжки. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ наличие документа проверяется только у работников, так как стаж начинает отсчитываться с момента регистрации в налоговой службы и после поступления отчислений в Пенсионный Фонд.

Впервые оформление книжки требуется в первую неделю после официального приема на работу. Важно, что сотрудник проработал в организации более 5 дней. При совмещении внесение записей осуществляется в добровольном порядке. Тогда должен быть предоставлен соответствующий документ.

В трудовую книжку вносится информация о:

• поступлении на работу;
• переводе на другую должность или в другую фирму;
• смене фамилии, имени или отчества;
• военной службе или службе в системе МЧС, МВД, ФСКН;
• повышении квалификационного уровня;
• прекращении трудовой деятельности.

В Постановление Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года внесены данные о порядке изменения информации, отраженной в трудовой книжке:

• Записи можно вносить синими или черными чернилами. Данные предоставляются подробно, без сокращений. Каждая запись должна иметь порядковый номер в соответствующем разделе.
• Указание паспортных данных производится на титульной странице.
• После выхода приказа сотрудники кадровой службы имеют неделю на внесение изменений. При увольнении информация прописывается в день ухода сотрудника с указанием приказа и статьи из Трудового кодекса РФ.

Документ не должен содержать сведений о постоянных премиальных выплатах, начисляемых ежемесячно.

Общие сведения о работе

Порядок указания сведений о работе включает в себя отражение наименования организации. Если оно имеет аббревиатуру, то данный факт также указывается. После этой записи отмечается дата приема человека на работу с порядковым номером.

При указании сведений о работе нужно отметить структурное подразделение, в которое принимается сотрудник, его должность. Обязательно указываются основания для приема. Для каждого документа проставляется дата выдачи и номер.

Если работа осуществляется по совместительству, то внесение записи производится по желанию работника. В этом случае потребуется подтверждение трудовой деятельности на дополнительном месте.

Требуется указание:

• номера записи;
• даты внесения сведений;
• пометки о совместительстве работника;
• наименования подразделения;
• профессиональной направленности;
• занимаемой должности;
• квалификационных данных.

Обязанности выполняются в соответствии с регламентом, прописанном в документе, представленном последним.

Данные на титульном листе

Титульный лист заполняется в соответствии с определенными требованиями.

На нем в обязательном порядке прописываются основные сведения о работнике:

1. Имя, фамилия и отчество прописываются полностью. Сокращений быть не должно. Ориентироваться необходимо на информацию из паспорта. Также можно взять сведения из водительского удостоверения, военного билета или другого официального документа.
2. Оформление даты рождения производится арабскими цифрами. Необходимо использовать двухпорядковые числа при указании дня и месяца. Год прописывается четырьмя цифрами.
3. Далее указывается образование человека (среднее профессиональное, высшее). Возможно внесение сведений о неоконченном образовании. Ориентироваться при заполнении необходимо на документы, предоставленные работником.
4. В поле «Специальность» вносятся сведения о полученной в учебном заведении квалификации. Подтверждаются они дипломом.
5. При заполнении новая трудовая книжка должна содержать данные о внесении первой записи. День прописывается в цифровом значении, а месяц можно указывать прописью.
6. Работник, на которого оформляется книжка, обязательно должен расписаться в документе.
7. Ниже ставится виза сотрудника отдела кадров, который отвечает за ведение и заполнение трудовой книжки. Также возможна регистрация начальником отдела кадров, руководителем компании или бухгалтером (при отсутствии кадровиков).

Вся информация заверяется печатью. Может использоваться официальный штамп организации или печать кадрового отдела.

Правила заполнения трудовой книжки

Для того, чтобы правильно заполнить трудовую книжку, необходимо ориентироваться на образец. Особенности внесения данных имеются при поступлении на работу и окончании трудовой деятельности. Выделяют правила предоставления информации о поощрениях и награждениях. Также важно ознакомиться с вариантами получения выписки и дубликата трудовой книжки.

Приём на работу

При приёме на работу важно предоставить удостоверение личности. На его основании производится заполнение титульного листа трудовой книжки. Если ориентироваться на пример, то заполнить его несложно.

На первой странице должны быть отражены:

• фамилия, имя, отчество в соответствии с паспортными данными или другим документом, удостоверяющим личность;
• дата рождения владельца книжки;
• образование с подтверждением его уровня с помощью аттестата, диплома или справки при неоконченной учебе;
• специальность в соответствии с дипломом;
• дата заполнения документа;
• подписи работника и ответственного лица;
• печать учреждения.

Увольнение

При увольнении по собственному желанию в трудовую книжку в обязательном порядке вносятся соответствующие изменения:

• Для указания данного факта в первый столбец ставится порядковый номер.
• Во вторую графу прописывается дата прекращения трудовой деятельности.
• Третья графа содержит сведения о причинах расторжения трудового договора.
• Основания для увольнения отмечаются в последнем столбце. Сюда вносятся номер и дата документа, подтверждающих окончание работы.

Расторгнут договор должен быть в день, когда сотрудник в последний раз выходит на работу. При наличии оговорок в законе или дополнительном соглашении, сведении отображаются в трудовой книжке.

При окончании трудовой деятельности согласно Трудовому кодексу РФ, указывается пункт и статья.

В случае прекращения отношений по инициативе работодателя причины обязательно отмечаются в трудовой книжке. Здесь же он ссылается на нормы закона. Аналогично прописывается увольнение по независящим от сторон обстоятельствам.

При собственном желании работника прекратить трудовую деятельность, делается запись «Уволен по собственному желанию в связи с …». Далее приводится ссылка на законодательную норму.

Поощрения и дополнения

В трудовой книжке имеется вкладыш, который часто не заполняется работодателями. В него вносятся сведения о денежном премировании и устных благодарностях работника за трудовую деятельность.

Среди поощрений выделяют:

• звания;
• награды;
• почетные грамоты;
• дипломы;
• нагрудные знаки.

Для того, чтобы заполнить данный раздел, инструкция не требуется. Данные вносятся аналогично основным сведениям в трудовой книжке.

Сотрудник отдела кадров должен прописать:

• порядковый номер;
• дату награждения;
• тип поощрения и характеристику;
• документальные основания выдачи награды (номер и дата приказа, постановления).

Если приказом документ не проводится, то вносить данные в трудовую книжку не нужно. Но если сотрудник настоит на отметке, то организация должна составить распорядительный документ.

В трудовую книжку дополнительно могут быть внесены другие сведения. Они прописываются по желанию работника. Одной из таких информация является работа по совместительству.

Для пометки нужно предоставить подтверждение из отдела кадров второй работы. На основании справки специалист по основному месту трудовой деятельности делает соответствующую отметку.

Выдача трудовой книжки исключена.

Представитель работодателя самостоятельно прописывает:

• порядковый номер;
• дату приема на работу;
• наименование организации, структурного подразделения, должности;
• номер и дату соответствующего приказа.

Увольнение производится аналогичным способом.

Особый учёт сведений требуется при переименовании организации. Если процесс не является реорганизацией, то в трудовую книжку работника вносятся изменения наименования или статуса учреждения. Запись подтверждается новой печатью.

Таким же способом должен поступить работодатель, если производится перевод сотрудника на другую должность. Каждое изменение подтверждается внесением записи в трудовую книжку.

Пример выписки

Раздел, отражающий сведения о работе, и является выпиской из трудовой книжки. Работники часто просят сделать копию страниц документа. Такие бумаги подлежат обязательному заверению и занесению в журнал.

В выписке указываются:

• дата принятия на работу и порядковый номер прописью;
• данные о положении сотрудника (прием на работу, увольнение), должность;
• основание для составления выписки (приказ с датой и номером).

Дубликат

Если сотрудник потерял трудовую книжку, он может оформить дубликат. Новый экземпляр выдается по требованию бывшего работника по последнему месту трудовой деятельности. Процедура занимает около 2 недель. При потере документа компанией, восстанавливать данные необходимо ответственному лицу.

Чтобы сведения были полными, нужно иметь в наличии:

• приказы руководства о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность;
• выписки из государственного архива (в случае ликвидации предприятия);
• трудовые соглашения;
• подтверждение стажа на предыдущем месте труддеятельности;
• зарплатные ведомости;
• лицевые счета сотрудника в фирмах, где ранее работал человек;
• решение суда при восстановлении стажа.

Данные вносятся в дополнительный экземпляр в хронологическом порядке.

Образец заполнения трудовой книжки при восстановлении в должности:

Случаи исправлений

Допускать ошибки при ведении трудовой книжки запрещено. Но иногда они все имеют место быть. Тогда важно проводить исправления в соответствии с определенными правилами.

Запрещено перечеркивать записи. Можно признать ошибочные сведения недействительными полностью. Для этого ставится порядковый номер, дата внесения изменений, фраза «Запись за номером … считать недействительной». После этого прописываются верные сведения с указанием подтверждающего документа.

Если ошиблись ответственные лица на предыдущем месте работы, то исправлять данные должны именно они. При отсутствии такой возможности разрешается сделать это нынешней кадровой службы на основании приказа, справки или выписки.

Часто исправления совершаются при смене фамилии женщины. В этом случае предоставляется свидетельство о заключении или расторжении брака.

Сотрудник кадровой службы должен:

• перечеркнуть одной чертой прежнюю фамилию;
• над ней написать новую;
• слева от титульного листа (на обложке) прописать дату и номер подтверждающего документа;
• заверить информацию собственной подписью и печатью учреждения.

Часто кадровики допускают следующие виды ошибок:

• используют сокращения;
• ошибаются в ФИО;
• неверно прописывают дату, указывая месяц прописью;
• оставляют незаполненными сведения на титульном листе;
• не ставят дату заведения книжки;
• не подписывают документ на титульном листе;
• не ставят печать учреждения;
• путают раздел «О работе» с графой для поощрений;
• увольнение подтверждают печатью кадровой службы вместо гербовой;
• не соблюдают порядок указания реквизитов официальных документов.

Чтобы исключить вероятность возникновения ошибок, данные должны вноситься своевременно с дублированием в личной карточке сотрудника.

Стандартные требования

При оформлении трудовой книжки важно помнить основные правила:

• Внесение сведений самим владельцем документа запрещено. Если обнаружена ошибка, обращаться нужно в кадровую службу, допустившую ее.
• Документ заполняется при приеме работника, который отработал более 5 дней по месту трудовой деятельности. Если норма не соблюдается, то организацию и компетентное лицо можно привлечь к ответственности.
• Ведение и оформление трудовых книжек производится сотрудником, который внесен в приказ руководства. Он заполняет книгу учета, согласно которой сверяется движение документов и вкладышей.
• Трудовую книжку необходимо приобрести самому работнику в момент приема на работу. Но иногда организации сами покупают формуляры, а затем взыскивают с человека определенную сумму.
• Хранение осуществляется в недоступном для других людей месте. В большинстве случаев книжки размещают в сейфах и железных шкафах. Выдача производится только после увольнения.
• Если сотрудник не приходит за трудовой, то он может получить ее по почте. Хранение невостребованных книжек осуществляется в течение 75 лет.
• Ведение учета индивидуальными предпринимателями осуществляется в аналогичном предприятиям порядке. Только при приеме на работу подписывается трудовой договор.
• Копию или дубликат трудовой книжки можно получить в кадровой службе при наличии заявления.

Трудовая книжка является серьезным для каждого гражданина документом. Поэтому заполняться она должна в соответствии с требованиями законодательства.

Как выплачивать дивиденды учредителям ООО в 2019 году, читайте

Трудовая книжка – документ, отражающий историю трудовой деятельности работника и являющийся исходником для расчета стажа работы. Она должна быть выполнена на стандартном бланке и соответствовать установленному образцу.

1.1. Как заполнить новую трудовую книжку?

Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.

1.2. Как, какими чернилами, какой ручкой заполнять трудовую книжку?

Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий – 08.04.2012 (пример).

Для записи подходят перьевые, гелевые, шариковые (роллерные) ручки. Какими чернилами заполнять трудовую книжку? – Паста, гель, чернила должны быть водостойкими, устойчивыми к выцветанию, рекомендуемые цвета – синий, черный либо темно-фиолетовый.

1.3. Кто должен заполнять трудовую книжку?

Заполнением трудовой книжки занимается работодатель. Самостоятельно записи не производятся. Должностное лицо, ведущее и хранящее трудовые книжки работников на предприятии, назначается приказом директора организации.

Это может быть сам директор, но чаще всего оформление этого документа находится в ведении отдела кадров, при отсутствии такового – назначенного бухгалтер.

2. Образец заполнения трудовой книжки

Для кадровых служб оформление, заполнение, хранение трудовых книжек регламентируется следующими постановлениями правительства РФ:

• – № 225 – «О трудовых книжках» от 16.04.2003;
• – № 51 – «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» от 06.02.2004;
• – № 69 – «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003.

Для сотрудников вашего бизнеса да и для вас как для владельца бизнеса важно знать какие предусмотрены детские пособия в 2013 году?:

2.1. Что заносят в трудовую книжку?

В документ заносятся сведения о трудящемся: ФИО, должность, специальность, квалификация, информация о выполняемой им работе, записи о переводе на другую работу либо должность в рамках организации, увольнении.

Также в документе отражаются награждения за успехи в труде, повышение квалификационного разряда. Информация о работе по совместительству вносят по желанию работника на основании представленных оформителю документов.

Сведения о взысканиях не документируется, за исключением случаев, когда нарушение послужило причиной увольнения. Увольнение, то есть прекращение трудового договора, обязательно должно быть обосновано в трудовой книжке.

ВИДЕО: Трудовая книжка

2.2. Если неправильно заполнена трудовая книжка?

Исправления вносятся по месту бывшей работы или на новом месте по предъявлению документов, подтверждающих обоснованность этого шага.

В пометке должно быть указано, когда, кто исправил: ФИО, должность, дата, печать, «исправлено верно». Новому работодателю для обоснования исправления необходим официальный документ со старого места работы, подтверждающий допущенную ошибку.

Зачеркнутая, неверная запись после исправления (внесения новой) не считается действительной. В пометке также указывается название подтверждающего исправление документа.

3.Как заполнить дубликат, вкладыш трудовой книжки?

3.1. Дубликат трудовой книжки

Дубликат должен полностью соответствовать по действительному содержанию оригиналу.

Исключения: неверные записи, записи послужившие причиной замены книжки, записи, которые невозможно восстановить по причине отсутствия соответствующих документов.

На титульном листе новой книжки делается информационная надпись – «Дубликат», на старой, если таковая сохранилась, – «Взамен выдан дубликат…» с указанием серии, номера нового документа.

Дубликат, то есть повторный экземпляр трудовой книжки, оформляется в случае;

• – ее утери работником или работодателем;
• – наличия записей, признанных недействительными (в том числе – о незаконном осуждении);
• – невозможности дальнейшего ее использование (ветхость, повреждения)

3.2. Заполняем вкладыш в трудовую книжку

Если места для записей документе больше нет, то в него вшивается работодателем лист-вкладыш установленного образца (№ 225). Для оформления необходимы паспорт и документы, удостоверяющие образование, квалификацию, сотрудника.

Вкладыш не является самостоятельным документом и рассматривается как часть трудовой книжки. В документе проставляется штамп «Выдан вкладыш» в обязательном порядке. Указываются номер, серия вкладыша.

4. Как заполнить трудовую книжку ИП?

Индивидуальные предприниматели также обязаны оформлять трудовые книжки всех нанятых работников. Дополнения о порядке оформления, ведения трудовых книжек для ИП разъясняются в следующем документе:

№ 5140-17 «Письмо Минздравсоцразвития РФ» от 30.08.2006.

Оформление и вносимая информация, в общем, соответствуют обычному порядку оформления трудовых книжек, за исключением расторжения трудовых договоров, заключенных до 6.10.2006, рассмотренных в вышеупомянутом документе. Но есть два важных отличия:

• – Работник при увольнении должен прочитать записи в трудовой книжке, внесенные индивидуальным предпринимателем. Факт прочтения подтверждается подписью.
• – Если ИП не имеет собственной печати, то записи в этом документе не заверяются ею, и это не служит основанием для их недействительности.