Как написать письмо в фсс образец. Как запросить акт сверки взаиморасчетов с фондом социального страхования (ФСС)? Документы, подтверждающие обоснованность выплаты организацией социальных взносов

Разъяснительное письмо о больничном листе - официальный документ, которым ФСС информирует работодателей и представителей медицинских учреждений о порядке заполнения, выдачи и оплате листков нетрудоспособности. Работодатель должен знать, как правильно внести данные в бланк больничного, установить его подлинность и оформить дубликат в случае утери оригинального экземпляра.

Из этой статьи вы узнаете:

• как оформить письмо о больничном листе, направляемое работодателем в территориальный орган ФСС России;
• какими нормативными и разъясняющими документами регламентируется порядок заполнения и выдачи листка нетрудоспособности;
• можно ли оформить дубликат в случае утери листка нетрудоспособности;
• как составить запрос о возмещении расходов на страховые выплаты по временной нетрудоспособности из средств ФСС;
• как проверить больничный на подлинность в 2017 году.

Известно, что уже в текущем году начнется практическое применение электронных бланков. Но бумажные больничные пока никто не планирует отменять. Поэтому кадровикам следует досконально знать требования «Порядка выдачи листков нетрудоспособности», утвержденного приказом Минздравсоцразвития России №624н от 29.06.2011г., и строго их придерживаться. Дополнительным ориентиром служат разъяснения Фонда социального страхования РФ - финансово-кредитного учреждения, уполномоченного управлять средствами государственного социального страхования.

Письма ФСС о заполнении больничных листов

Письмо в ФСС об оплате больничного листа-2017 подается вместе с заполненной формой 4-ФСС за соответствующий период и копиями документов, подтверждающих обоснованность заявки и объем расходов по обязательному социальному страхованию. Выплаты по временной нетрудоспособности подтверждаются копией заполненного больничного с произведенным расчетом пособия.

Форму заявления можно найти в приложении к письму ФСС России №02-09-11/04-03-27029 от 7.12.2016. Поможет правильно составить письмо об оплате больничного листа образец заполнения данной формы. Так должна выглядеть «шапка» заявления:

Обратите внимание на реквизиты, указываемые в основной части письма:

В конце заявления предусмотрено место для подписей руководителя компании и главного бухгалтера, а также реквизитов документации, подтверждающей полномочия страхователя:

Бланки справки-расчета и расшифровки расходов на цели обязательного социального страхования прилагаются к бланку заявления и заполняются страхователем.

Письмо для проверки больничного листа

Статистические данные последних лет свидетельствуют о высоком проценте «лжебольничных», оплачиваемых российскими компаниями. Более трети компаний вынуждены тратить средства на выплаты по недействительным документам. Проверка подлинности листка нетрудоспособности позволит не попасть в число обманутых работодателей. Для начала нужно:

• проверить подлинность бланка тактильным способом (бумага должна быть шероховатой, хрустящей, с желтоватым цветом ячеек и водяными знаками);
• ознакомиться с ежемесячно обновляемой информацией в разделе «Недействительные бланки листков нетрудоспособности» на сайте ФСС;
• обратиться в поликлинику, выдавшую больничный, с письмом или телефонным запросом о его подлинности, предварительно убедившись в наличии у данной организации права на медицинскую деятельность.

Об оплате больничного листа в 2017 году изменения читайте

Но самый верный способ подтверждения подлинности документа - письмо в ФСС о проверке больничного листа . Процедура предельно проста и не отнимает много времени. Письмо в ФСС о подлинности больничного листа в 2017 году составляется в свободной форме (обычно этим занимается кадровая служба или секретарь организации). В тексте должна содержаться просьба о проведении экспертизы, а также основная информация о документе, подлежащем проверке:

• номер листка нетрудоспособности;
• дата выдачи;
• полное название, точный адрес и ОГРН (основной государственный регистрационный номер) выдавшего его медицинского учреждения.

Письмо на подлинность больничного листа доставляется в региональное отделение ФСС вместе с оригиналом документа. Если по результатам экспертизы бланк окажется поддельным, рекомендуется потребовать письменное подтверждение факта фальсификации (пригодится на случай судебного спора с сотрудником, предъявившим «липовый» листок нетрудоспособности).

О расчете больничного листа читайте

Важно: чем скорее работодатель инициирует процедуру проверки - тем лучше. Дело в том, что по закону пособие по нетрудоспособности должно начисляться работнику в течение 10 календарных дней с момента предъявления подтверждающего документа (ст.15 федерального закона №255-ФЗ от 29.12.2006г.).

Чтобы обязать сотрудников кадровой службы в обязательном порядке проводить проверку подлинности листков нетрудоспособности, не допуская нарушений, рекомендуется издать соответствующий приказ. Примерный образец приказа выглядит следующим образом:

Письмо о дубликате больничного листа

Потерянный или испорченный оригинал листка нетрудоспособности можно продублировать. Если сотрудник потерял документ или обнаружил в нем некорректно заполненные строки, он вправе повторно обратиться с медицинское учреждение для получения дубликата.

Как быть, если листок нетрудоспособности потерял работодатель - например, в связи с форс-мажорными обстоятельствами (пожаром, наводнением, кражей и т.д.)? Порядок действий будет другим. Чтобы подтвердить право на возмещение расходов за счет средств ФСС, можно обратиться в территориальное отделение Минздрава России от имени работодателя (в этом случае не придется подключать к процессу работника, на имя которого выписывался листок нетрудоспособности). Письмо о выдаче дубликата больничного листа в 2017 году составляется в форме заявления:

Не забудьте указать в заявлении реквизиты работодателя и заверить документ подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Надлежащим образом оформленный дубликат имеет такую же юридическую силу, как и оригинал листка нетрудоспособности. Единственное отличие - наличие «галочки» в графе «Подлинник/дубликат» и другая дата выдачи.

Но поскольку выдача бланков такого рода строго ограничена, в некоторых ситуациях медицинское учреждение может отказать в услуге. Например, если доказана вина должностного лица, ответственного за хранение документации, в утере листка нетрудоспособности. Тогда расходы организации на выплату пособия компенсируются виновной стороной.

Как составить сопроводительное письмо к документам в ГИТ и ФСС: готовый шаблон и рекомендации

Когда вы направляете документы в ГИТ, ФСС или другие органы, обязательно составляйте сопроводительное письмо. Оно поможет избежать проблем, если адресат потеряет один из документов или обвинит в нарушении сроков сдачи. Дело в том, что именно на сопроводительном письме ставят отметку о получении с датой приема. Как должен выглядеть документ и какую информацию в нем указать помимо перечня приложений? Расскажем и дадим готовый образец.

Шапка документа
Сопроводительное письмо оформляйте на фирменном бланке организации. В шапке укажите адресата. Перечислите должность, фамилию, имя, отчество получателя. Поскольку установленного образца письма нет, объем информации о своей организации определите самостоятельно в зависимости от адресата. Как правило, фирменный бланк уже содержит контактные данные организации. Если фирменного бланка у организации нет, напишите ее название, адрес, телефон, е-mail. Если направляете документы в контролирующий орган, укажите информацию об ОКПО, ОГРН, ИНН организации.

Основная часть
Основная часть состоит из заголовка, обращения к адресату, текста письма и списка приложений. В оформлении придерживайтесь стандарта, утвержденного в организации. Если его нет, руководствуйтесь требованиями ГОСТ P 6.30–2003. Текст сопроводительного письма пишут в официально-деловом стиле, он должен быть кратким и простым. Укажите, с какой целью направляете документы. Обычно текст начинают со слов «согласно…», «во исполнение… направляем вам…», «высылаем вам…»:

Пример. Согласно Правилам финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников и санитарно-курортного лечения работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами, утвержденным приказом Минтруда России от 10.12.2012 № 580н, направляем вам документы для получения финансового обеспечения за счет сумм страховых взносов.
При необходимости, напишите, каких действий ожидаете от адресата, например: Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть заявление и направить в наш адрес ответ.

Приложения

Всегда проставляйте отметку о наличии приложений под основным текстом письма. Она облегчает обработку почты для вас и для адресата, а также снижает вероятность потерять приложения.

В разделе «Приложения» обязательно перечислите все приложенные к письму документы, укажите их количество и объем:

Пример. Приложение. Сообщение о страховом случае в 1 экз. на 1 л.
Если в тексте вы упоминаете название документа, то достаточно будет указать количество листов и экземпляров: «Приложение в 1 экз. на 2 л.». Если адресатов несколько, а приложения нужно отправить кому-то одному, сделайте отметку: «Приложение в 1 экз. на 12 л. только первому адресату».

Заключительная часть
Состоит из подписи автора документа и информации об исполнителе. В подписи можно использовать фразу «С уважением, …». Если название организации указано в шапке, его не дублируют в названии должности. В расшифровке подписи инициалы ставят перед фамилией. Отметку об исполнителе оформляют в конце письма шрифтом меньше основного. Указывают фамилию, имя, отчество, номер телефона.

) отражаются сведения только по взносам на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Но и в них можно ошибиться при составлении расчета.

При этом если неверно указанные сведения привели к занижению суммы взносов, подлежащей уплате, то организация обязана внести исправления в 4-ФСС и сдать уточненный расчет (п. 1.1 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). При таких обстоятельствах до подачи уточненки обязательно нужно доплатить недостающую сумму взносов и пени. Тогда компания сможет избежать штрафа (пп. 1 п. 1.4 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). А если ошибки к занижению взносов не привели, то организация вправе решить по своему усмотрению - имеет смысл подавать ей уточненку или нет (п. 1.2 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ).

Кроме того, представить уточненную форму нужно будет, если с нового года у страхователя изменится тариф взносов по несчастному страхованию, но уведомление об этом из ФСС он получит после того, как отчитается за I квартал. Учитывая установленные для этого сроки, такая ситуация тоже возможна (пп. 4, 5 , 11 Порядка подтверждения основного вида экономической деятельности страхователя…, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 31.01.2006 N 55).

По какой форме подавать уточненный 4-ФСС

Уточненку необходимо подать по той же форме, по которой изначально был сдан расчет с некорректными сведениями (п. 1.5 ст. 24 Закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ ). Кстати, с отчетности за 9 месяцев 2017 года страхователи должны применять обновленную форму 4-ФСС, поскольку в июне 2017 года в нее были внесены изменения (Приказ ФСС РФ от 07.06.2017 N 275). Однако подавать уточненки за I квартал и I полугодие 2017 года нужно будет по той форме, которая применялась до внесения этих изменений.

Напомним, что в уточненной форме, кроме исправления сведений, нужно будет на титульном листе заполнить поле «Номер корректировки» и указать в нем порядковый номер самой уточненки (п. 5.3 Порядка заполнения формы 4-ФСС, утв. Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381).

Пояснительное письмо по расчету 4-ФСС, которым уточняются ранее представленные сведения, представлять в ФСС необязательно. Вместе с тем, при наличии такого письма специалисты Фонда, скорее всего, быстрее справятся с проверкой уточненки и дополнительных вопросов к организации у них не возникнет.

Сопроводительное письмо к уточненному отчету 4-ФСС

Утвержденной формы сопроводительного письма не существует. Составляется оно в произвольном виде. В нем нужно отразить причины представления уточненного 4-ФСС, а также указать, в какие именно сведения были внесены корректировки, в том числе перечислить исправленные строки.

Все работодатели обязаны направлять в Фонд социального страхования взносы на соц. расходы. В некоторых случаях реальные затраты на эти нужды значительно превышают размер начисленных средств. Тогда компании нужно обратиться в госорган по месту регистрации с просьбой покрыть образовавшуюся разницу. Возмещение расходов ФСС в 2017 году не зависит от выбранной системы налогообложения и доступно в любой период. Организации достаточно собрать все необходимые документы и обратиться с ними в уполномоченную структуру.

Первое, что потребуется компании, — надлежащим образом заполненная заявка. Чтобы получить ее образец, можно обратиться в государственный орган. Если у вас нет времени на посещение территориальной структуры, не беда: форма заявления в ФСС на возмещение 2017 не имеет четко обозначенной структуры, поэтому ее можно составить самостоятельно, самое главное – учесть все требования Фонда.

Для получения возмещения необходимы и другие документы.

Расчет произведенных взносов, представленный в виде заполненной формы 4-ФСС

Этот бланк содержит суммы перечисленных в фонд платежей, а также подтверждает их обоснованность. Его форма четко определена законом, ее можно скачать в интернете. При заполнении этого документа не должно быть никаких ошибок: они могут стать причиной отказа. Для возврата средств из ФСС нужно указать в бланке следующие данные:

• регистрационный номер страхователя в Фонде;
• код ОКВЭД;
• информацию о произведенных социальных выплатах;
• сведения о наличии или отсутствии задолженности перед органом;
• дату составления документа;
• подписи уполномоченных лиц компании.

Форму 4-ФСС не обязательно оформлять в конце отчетного периода. Ее можно заполнить в другое удобное время, например, в последний день месяца.

Документы, подтверждающие обоснованность выплаты организацией социальных взносов

Например, если компания перечислила пособие своей беременной работнице, то ей нужно предоставить в ФСС для возмещения расходов копию листка нетрудоспособности девушки. Не обязательно направлять в госорган оригинал: достаточно ксерокопии, заверенной в соответствии с требованиями Правительства РФ. Проследите за тем, чтобы документ содержал наименование поликлиники (больницы), наименование организации-работодателя, дату выдачи больничного, личные сведения беременной.

Если компания делает сотрудникам денежные перечисления по причине их большого трудового стажа, то обоснованность выплат подтвердят их трудовые книжки.

Подготовьте все документы для возмещения больничного в ФСС и смело обращайтесь в территориальный орган фонда за полагающейся вам компенсацией. Не забудьте о том, что сотрудник, предоставляющий документы в госорган, должен иметь при себе доверенность от организации, составленную в простой письменной форме, заверенную подписью гендиректора и печатью.

Справка-расчет

С 2017 года вступают в силу новые изменения законодательства, согласно которым для пособий, которые выплачиваются после первого января нового года, необходимо представлять также и справку-расчет. Такая справка должна будет включать в себя сведения о размере задолженности страхователя, размере страховых взносов, которые начислены к уплате, размере списанной задолженности и другие данные согласно п. 2 (1) Приказа Минздравсоцразвития России от 04.12.2009 N 951н.

Какие расходы подлежат возмещению?

Организации, действующие на территории России, обязаны перечислять в Фонд социального страхования взносы. Если они несут расходы на социальные выплаты, то могут уменьшить на них свою налоговую нагрузку.

Возмещение ФСС полагается компании в следующих случаях:

• если она выплачивает пособия по больничным листкам;
• если она делает своим сотрудницам выплаты по беременности и родам;
• если она переводит им пособия по уходу за ребенком;
• если она платит сотрудникам из-за инвалидности, полученной во время трудового процесса.

Это не полный перечень случаев, в которых организация имеет право уменьшить размер уплачиваемых в ФСС взносов. Если сумма фактически выданных средств превышает размер начисленных взносов, разница может быть возвращена из бюджета.

Как грамотно составить документы

Первое, что нужно для обращения в госорган, — заявление на возмещение расходов ФСС. Образец поможет вам оформить его правильно. В нем обязательно должно содержаться наименование компании, ИНН, КПП, регистрационный номер в ФСС, адрес организации.

Не забудьте приложить все документы, подтверждающие обоснованность произведенных платежей. Проверьте, чтобы они содержали все необходимые реквизиты.

Если все будет оформлено корректно, то Фонд удовлетворит вашу заявку и перечислит вам требуемую сумму.

Заявление на возмещение расходов ФСС 2017 (бланк + образец)

«Форма 23-ФСС РФ» – это специальный унифицированный стандартный документ, который заполняется в тех случаях, когда предприятие или организация имеют желание вернуть излишне уплаченные средства во внебюджетные фонды (Пенсионных фонд, ФСС и т.д.). Такие ситуации не являются редкостью, как правило, это происходит вследствие срабатывания «человеческого фактора»: ошибок бухгалтерии, неправильно произведенных подсчетах, или просто невнимательности, а также при сбоях в бухгалтерских программах.

ФАЙЛЫ

Что будет, если не вернуть деньги

В тех случаях, когда юридические лица или ИП не требуют возврата излишне перечисленных средств, сотрудники внебюджетных фондов могут на свое усмотрение, самостоятельно принять решение о зачислении таких сумм в счет перечисления будущих взносов или же погасить ими имеющиеся задолженности и штрафы.

Всю ли сумму возвращать

Иногда переплата составляет довольно значительные цифры, но при этом плательщик не испытывает большой потребности в их полном возврате.

Возникает вполне резонный вопрос: можно ли вернуть оплаченную сумму частично или распределить ее каким-либо нетривиальным образом. Ответ прост: да, закон никоим образом не ограничивает право плательщика распоряжаться излишне уплаченными средствами так, как ему вздумается.

Например, можно потребовать к возвращению лишь некоторый процент от суммы, а остальное пустить на погашение недоимок, штрафов и пеней, можно часть отложить в счет будущих платежей и т.д.

Что делать если деньги уже зачтены сотрудниками фонда

Если деньги до поступления заявления уже были пущены на покрытие штрафов и пени, то вернуть удастся только ту сумму, которая окажется разницей между излишне переплаченными средствами и деньгами, ушедшими на эти цели. Если же средства были зачтены в счет будущих платежей, то проблем с их полным возвратом возникнуть не должно.

Сроки для возврата переплаченных средств

Со стороны закона возможность возврата денег, оплаченных сверх меры, строго ограничена периодом в три года. Заявления, поступившие после этого, не подлежат удовлетворению.

Если же заявление пришло своевременно и факты, указанные в нем соответствуют действительности, то возврат финансов должен произойти в течение месяца после его получения сотрудниками внебюджетного фонда, с которым приключилась оказия. При этом, если фонд нарушит свои обязательства и просрочит срок возврата денежных средств, то через написание соответствующего заявления, за каждый день просрочки с него можно потребовать проценты в размере 1/300 ставки рефинансирования (если представители организации отказываются платить добровольно, можно смело обращаться в суд).

Важное уточнение: если факт выявления излишне уплаченных взносов вскрылся при сверке, то срок их возврата отсчитывается с даты подписания акта сверки.

Правила по заполнению формы 23-ФСС РФ

При заполнении формы следует учитывать несколько важнейших моментов.

1. Во-первых, любые ошибки при указании реквизитов организации могут привести к весьма неприятным последствиям, поэтому на них нужно обращать особо пристальное внимание.

Если с ИНН, КПП и прочими параметрами все более-менее ясно, то у многих вызывает затруднение строка под названием «код ОКАТО» (расшифровывается как Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления). На сегодняшний день в эту строку необходимо поставить (иначе говоря, Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований), найти который можно, например, на сайте налоговой службы.

2. Во-вторых, требуя возвратить деньги, нужно обязательно указывать их предназначение (т.е. ставить сумму именно в ту ячейку, к которой она относится).
3. И третий важный момент: если заявление в фонд предоставляет не лично заявитель, а его представитель, в специальный раздел заявления нужно внести о нем подробные сведения.

Заявление составляется в двух экземплярах, один из которых передается специалисту внебюджетного фонда, а второй, в качестве потенциального доказательства, остается на руках у плательщика. При этом сотрудник учреждения обязан проштамповать оба документа.

Ниже приводится пример заполнения формы 23-ФСС РФ — Заявления о возврате сумм излишне уплаченных страховых взносов, пеней и штрафов в Фонд социального страхования Российской Федерации.

Инструкция по заполнению Формы 23-ФСС

• Первым делом, вверху документа справа следует вписать должность руководителя территориального отделения ФСС, его фамилию, имя, отчество.
• Далее, уже в самом заявлении необходимо подробнейшим образом указать сведения о плательщике: полное наименование компании (с расшифрованным организационно-правовым статусом), регистрационный номер в органе контроля за уплатой страховых взносов и код подчиненности (оба эти значения каждому плательщику присваивает ФСС – найти их можно на сайте организации).
• Следующим шагом вписываются ИНН, а также юридический адрес предприятия. Если он отличается от фактического, то фактический тоже следует указать.

Вторая часть документа касается собственно денежных средств. Сначала в соответствующие окошки необходимо проставить нужные суммы. Затем вносятся реквизиты банковского счета организации, а также код ОКАТО (пояснения к нему были даны выше)

Строка под названием «Номер лицевого счета» помеченная звездочкой, заполняется только теми организациями, у которых имеется лицевой счет в органах Федерального казначейства.

В заключение документ должен быть подписан руководителем организации, а также главным бухгалтером.

Если директор выполняет одновременно и функции главного бухгалтера, то во второй строке он снова должен поставить свою подпись.

Телефон напротив каждой фамилии указывается на тот случай, если у сотрудников учреждения возникнут какие-либо вопросы к заявителю. В последнюю очередь на документ ставиться дата, а также печать (при ее наличии).

Если заявление пишет лицо, являющееся представителем заявителя, то ему необходимо заполнить строки, находящиеся ниже, в том числе указать личные паспортные данные и документ, на основании которого он действует.