Электронный больничный лист в году. Оформление электронного больничного листа: порядок, условия, действия работодателя. В чем профит электронных больничных
Код дохода 2012 в Справке 2-НДФЛ нужен для отражения отпускных выплат, начисленных работнику. Напомним, что в Справке приводят все доходы, которые организация начислила работнику и в отношении которых она выступает в роли налогового агента по НДФЛ. Рассмотрим порядок заполнения доходов с кодом 2012 подробней. Также расскажем об отражении в документе доходов, которым присвоен код 2000 и 2300.
Справка по форме 2-НДФЛ нужна для того, чтобы подтвердить величину доходов, которые человек получил за тот или иной период (как правило, за год), а также сумму НДФЛ, удержанную из этих доходов. С помощью таких справок налоговые инспекции проверяют, правильно ли организация применила вычеты и рассчитала сумму налога к уплате в бюджет. В справке указывают коды каждого вида дохода, полученным от налогового агента.
Форма справки о доходах физического лица (2-НДФЛ) и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.
Код дохода 2012
У многих бухгалтеров возникает вопрос: «Код дохода 2012, что это?» По коду 2012 в Справке приводят сумму отпускных выплат, которые причитаются работнику. Напомним, что оплатить отпуск нужно не позднее, чем за три календарных дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Если отпуск начинается 4 августа, три календарных дня до его начала − это 1, 2 и 3 августа. Значит, выдать отпускные надо не позднее 31 июля. 1 августа выдавать отпускные уже поздно, так как с этого дня начинаются три дня до отпуска, раньше которых надо выплатить деньги.
Как отразить в отчете сумму отпускных (код дохода 2012 в Справке 2-НДФЛ), если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом? В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. И вот тому объяснение. В разделе 3 справки доходы отражают на дату их фактического получения. При определении этой даты нужно руководствоваться положениями статьи 223 НК.
Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2017 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2018 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2017 год. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 06.03.2008 № 03-04-06-01/49 и ФНС от 09.04.2012 № ЕД-4-3/5888.
Пример
Экономисту организации А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 26 декабря по 15 января следующего года. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет.Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).
10 000 руб. – 1300 руб. = 8700 руб.
Несмотря на то что отпуск сотрудника заканчивается в следующем году, сумму начисленных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за текущий год.
В разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ за год бухгалтер указал:
- в графе «Месяц» – 12 (порядковый номер месяца);
- в графе «Код дохода» – 2012 (на основании приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387);
- в графе «Сумма дохода» – 10 000 руб.
Какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки 2-НДФЛ для выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск? С 1 января 2018 года указывайте код 2013. Поле «Код дохода» в справке по форме 2-НДФЛ заполняют на основании приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. С 2018 года в этом приложении появился специальный код для компенсации за неиспользованный отпуск. До 2018 года для компенсации использовали код 4800 «Иные доходы» (письма ФНС от 19.09.2016 № БС-4-11/17537, от 08.08.2008 № 3-5-04/380).
Код дохода 2000 в Справке 2-НДФЛ
По коду дохода 2000 указывают заработную плату сотрудника. Месяц, за который начислен доход. Зарплату за декабрь отчетного года, выплаченную в январе, отражайте в декабре. Обратите внимание: сумму НДФЛ с зарплаты за декабрь прошлого года нужно отразить в справке за этот же год по строкам раздела 5:
- «Сумма налога исчисленная»;
- «Сумма налога удержанная»;
- «Сумма налога перечисленная».
При этом не имеет значения, когда налог удержан и перечислен: в декабре прошлого года или в январе текущего (письма ФНС от 02.03. 2015 г. № БС-4-11/3283, от 03.02. 2012 г. № ЕД-4-3/1692). Код дохода 2000 приводят в отношении суммы начисленной зарплаты с учетом доплат и надбавок.
Код дохода 2300 в Справке 2-НДФЛ
Код дохода 2300 указывают в отношении пособий по временной нетрудоспособности, с которых был начислен НДФЛ. Налог платите со всей суммы больничного пособия. Налог удержите независимо от того, в связи с каким страховым случаем (болезнь самого сотрудника, уход за больным ребенком и т. п.) назначено пособие. Облагается НДФЛ и пособие, назначенное в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием. Такие выводы следуют из пункта 1 статьи 217 Налогового кодекса РФ и подтверждены письмом Минфина России от 29 апреля 2013 № 03-04-05/14992.
Удержите НДФЛ в день выплаты больничного пособия (п. 4 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 10 октября 2007 № 03-04-06-01/349). Этим днем признается ближайший после назначения пособия день выплаты зарплаты (ч. 1 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 № 255-ФЗ).
Налоговые агенты при выплате сотрудникам пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) должны перечислять с них НДФЛ в бюджет не позднее последнего числа месяца, в котором эти доходы выплачивались. Так предусмотрено пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Сведения по данной форме обязаны предоставлять в соответствующие налоговые органы все организации, предприятия и учреждения. Индивидуальные предприниматели подают справки 2-НДФЛ, если они имеют наемных работников, получающих заработную плату у этого предпринимателя.
Если в организации работает до 10 сотрудников, то справки можно подготовить и сдать на бумажных носителях. В других случаях справки сдаются на электронных носителях — CD-дисках или флеш-картах. Налоговые органы предоставляют возможность передать справки о доходах через Интернет.
К справке о доходах прилагается реестр сведений в бумажном виде.
Справка составляется для каждого работника организации. В первом разделе справки приводится подробная информация об организации или индивидуальном предпринимателе. Второй раздел справки 2-НДФЛ за 2012 год содержит детальные сведения о сотруднике организации или наемном работнике индивидуального предпринимателя. Если сотрудники организации или наемные работники являются иностранцами, то для правильного расчета налога необходимо будет определить налоговый статус иностранца.
Если иностранный работник организации находился на территории страны более 183 дней, этот работник явится налоговым резидентом. Ставка налога на доходы налоговых резидентов составляет 13%. Если работник организации/иностранный подданный проживал в стране непрерывно менее указанного количества дней, то он не относится к налоговым резидентам, и ставка налога на его доходы составит 30%.
В третьем разделе справки указываются суммы всех доходов, выплаченных сотруднику организации или наемному работнику индивидуального предпринимателя по определенной ставке налога. Если в отчетном году организация выплатила сотруднику доходы, облагаемые по разным ставкам (например, заработная плата и дивиденды по акциям), эти доходы указываются в одной справке.
В третьем и четвертом разделах справки указываются налоговые вычеты, а пятый раздел рассчитывается автоматически.
Если организация несвоевременно сдала в налоговую инспекцию справки о доходах, то налоговые органы наложат штраф в размере 200 руб. за каждую несданную вовремя справку. Должностные лица организации могут быть оштрафованы в административном порядке за несвоевременное предоставление справок.
Не забудьте про простое правило. Если отчитаться вам надо менее чем за 10 человек, то справки можно составить на бумаге. В остальных случаях заполнить 2-НДФЛ обязательно в электронном виде. А передать их можете на магнитных носителях или отправить по телекоммуникационным каналам связи.
И еще. Если справки вы понесете на бумаге или на магнитных носителях, то вместе с этим надо заполнить и подать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форму вы найдете в Приложении № 1 к приказу ФНС России от 16 сентября 2009 г. № ММВ-7-3/576@. Заполните ее в двух экземплярах и строго в бумажном виде.
А теперь дадим вам несколько подсказок, с которыми вам станет проще заполнить справки. Наряду с этим покажем на наглядном примере, какие суммы в какую графу занести.
На каждого работника заполняйте одну справку по всем доходам
Возможно, некоторые работники компании получили в 2012 году доходы, облагаемые по разным ставкам. В частности, для заработной платы, как вы знаете, ставка НДФЛ составляет 13 процентов. А вот для дивидендов - 9 процентов.
Так вот, все доходы работника, независимо от применяемой к ним налоговой ставки, должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ. Просто разделы 3 и 5 вы заполните по каждой ставке отдельно. Такую рекомендацию содержит приказ ФНС России от 17 октября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.
В форме 2-НДФЛ отразите все доходы за 2012 год, даже если их выплатили в 2013 году
Давайте разберемся, какую сумму занести в строки 5.1-5.5 справки. Здесь вы отражаете общую сумму дохода, налоговую базу и НДФЛ, который рассчитали, удержали и направили в бюджет. Если доход вы начислили и выплатили в 2012 году, то тут все ясно. Эти суммы вы занесете в справку за 2012 год. Ведь на доходы физлиц надо платить в бюджет в тот же день, когда компания перечисляет деньги на счета работников или получает средства в банке для выдачи из кассы. Об этом прямо сказано в пункте 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Сомнения могут возникнуть, если доходы за 2012 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. Ведь тогда НДФЛ с этих сумм вы перечислили тоже в 2013 году. Отражать ли вам такие суммы в справке за 2012 год? Да, отражайте. Ведь именно к этому периоду они относятся. Такие рекомендации есть в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.
То есть декабрьскую заработную плату включайте в общую сумму доходов за 2012 год. Эти данные отражают в строке 5.1 справки. А уплаченный в январе НДФЛ покажите по строкам 5.3, 5.4, 5.5.
Излишне уплаченный, но не удержанный налог, нигде в справке не заявляйте
Допустим, вы удержали с доходов работников одну сумму, а в бюджет перечислили больше - техническая ошибка. Так вот, подобные излишки, то есть все, что превысило удержанный налог, в справке 2-НДФЛ не показывайте.
Дело в том, что подобную переплату чиновники не считают налогом, как таковым. И не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.
Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ. То есть не имеет право платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета. А к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.
Напомним вкратце. Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку расчетов. А потом уже подайте заявление на возврат денег.
НДФЛ, удержанный сверх положенного, покажите в справке, только если к этому моменту еще не вернули излишки работнику
А вот другая ситуация. Вы обнаружили, что по итогам 2012 года по ошибке удержали у работника больше, чем нужно. В этом случае вы должны вернуть переплату этому сотруднику. Зачесть ее в счет удержаний 2013-го года нельзя. Такой вывод следует из статьи 231 Налогового кодекса РФ.
В течение 10 дней после того, как вы нашли ошибку, сообщите о ней работнику. После этого у вас есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги. Причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника. Но есть ситуация -исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течении года сменил статус с нерезидента на резидента.
Отражать ли излишне удержанный налог в форме 2-НДФЛ? Тут все зависит от того, вернули ли вы деньги работнику. Предположим, вы еще не сделали этого к тому дню, как стали составлять справки. Тогда пересчитайте начисленный НДФЛ, и верную сумму отразите по строке 5.3. А переплату - по строке 5.6. То есть в строку 5.6 попадает разница между суммой по строке 5.3 и возникшими излишками.
Если же до заполнения справки вы успели перечислить средства на счет работника, то никакую переплату в справке отражать не придется.
Если в справочнике кодов нет нужного дохода, отнесите его к иным выплатам
Налогооблагаемые доходы работников вы указываете в разделе 3 справки 2-НДФЛ. При этом каждому доходу присваивается свой код. Значения таких кодов есть в Приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2011 г. № ММВ-7-3/611@.
Например, код заработной платы - «2000», отпускных - «2010». Но не всегда удается точно отнести тот или иной доход к определенному шифру. В утвержденном перечне названы лишь самые основные виды. Не теряйтесь. Доходы, коды для которых вы не найдете в приказе, ставьте с признаком «4800» - он предусмотрен для иных выплат.
К счастью, штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает. Главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.
Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносите
Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит статья 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).
К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.
Про вторую группу выплат (которые не облагаются НДФЛ только в пределах нормативов) мы подробно расскажем в следующем разделе.
По доходам, частично облагаемым НДФЛ, проставьте суммы и коды вычетов
Как мы уже отметили, некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают установленные лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог с материальной помощи или подарков на сумму 4000 руб. в год.
Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет вы применили - его код и сумму. В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы вы покажете код «510», а в графе 5 - 4000 руб.
Точно так же надо заполнять раздел 3, если работник имеет право на стандартные или имущественный вычеты в соответствии со статьями 218 и 220 Налогового кодекса РФ. Об этих случаях расскажем подробнее.
Стандартные вычеты на детей
Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету, они предоставлены. Вы отразите их в особом разделе справки - 4.1. Здесь покажите код каждого вычета и его сумму.
Само собой, стандартные вычеты вы предоставляли сотруднику, только если он сам написал заявление об этом. А что если такую бумагу работник принес только сейчас, в 2013 году, и просит предоставить вычеты с начала 2012 года, то есть задним числом? В этом случае можете смело отказывать сотруднику. Такие запоздалые вычеты он может заявить, лишь обратившись в свою налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). А вашей ошибки тут нет.
Имущественный вычет по купленному жилью
Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС. Если в течение 2012 года вы предоставляли кому-нибудь из сотрудников такой вычет, то в форме 2-НДФЛ укажите номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ. Кстати, форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 25 декабря 2009 г. № ММ-7-3/714@.
Причем, даже если работник принес уведомление не с начала года, предоставить имущественный вычет ему нужно с января. Реквизиты уведомления ИФНС укажите в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумму - в разделе 4.1.
Кстати, уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Поэтому проверьте, чтобы в таком документе значилась именно ваша компания. Если же там стоит наименование какой-то другой организации, вычет работнику можете не предоставлять. Во всяком случае, пока он не принесет вам правильный вариант уведомления.
По окончании 2012 года не позднее 1 апреля 2013 года в налоговую инспекцию компании должны отчитаться по налогу на доходы физических лиц: его удержанию и уплате в бюджет. Для этого предусмотрена форма 2-НДФЛ.
Порядок заполнения этого документа и форма этой справки регламентируются нормами приказа ФНС России от 17 ноября 2010 года № ММВ-7-3/611@ (в редакции приказа ФНС России от 6 декабря 2011 года № ММВ-7-3/611@).
Справка должна составляться на каждого работника предприятия. Также ее составление и подача в контролирующие органы обязательна для тех граждан, которые сотрудничали с предприятием в рамках гражданско-правовых договоров (кроме индивидуальных предпринимателей). Если в течение года компания выплачивала доходы работнику-резиденту, которые облагались различными ставками налога: 9, 13 и 35 процентов, то на такого работника делается одна справка с повторяющимися трижды разделами с 3 по 5. Справка подается в налоговую инспекцию не только для того, чтобы сообщить сведения о доходах физических лиц (п. 2 ст. 230 НК РФ), но и в случае, когда данный налог не удерживается (п. 5 ст. 226 НК РФ).
В разделе справки, который посвящен общей информации, касающейся плательщика и налогового агента, есть поле «Признак». В данном поле цифры «1» или «2» будут показывать основание представления сведений о доходах:
- если сведения предоставляются согласно пункту 2 статьи 230 НК РФ, то ставится «1»;
- если сведения предоставляются согласно пункту 5 статьи 226 НК РФ, то - цифра «2».
Порядок заполнения 2-НДФЛ
Раздел 1 требует заполнения сведений о налоговом агенте (его наименовании, КПП, ИНН)
В Раздел 2 заносится информация о физическом лице, получившим доход. Если плательщик - налоговый резидент, то в строке 2.3 «Статус налогоплательщика» ставим код «1». Если физическое лицо не налоговый резидент, то ставим «2». Если физическое лицо не налоговый резидент, но по нормам Закона от 25 июля 2002 года № 115-ФЗ является иностранным специалистом, имеющим высокую квалифицию, то ставим «3».
В третьем разделе отражаются суммы доходов в разрезе каждого месяца налогового периода. Так, в колонку «Сумма дохода» заносят общую сумму дохода. Если есть доходы, которые не в полном размере должны облагаться (по статье 217 НК РФ) или имеют профессиональные налоговые вычеты, то напротив них (в колонке «Код вычета») указывают код соответствующего вычета. Данный параметр выбирается из выпадающего списка-справочника «Коды вычетов».
Раздел 4 справки посвящен налоговым вычетам. В нем находят отражение стандартные, социальные и имущественные вычеты, а также вычеты, связанные с пенсионным обеспечением. Так, например, в строке 4.1 «Суммы предоставленных налогоплательщику налоговых вычетов» необходимо показать суммы налоговых вычетов, которые были фактически предоставлены физическому лицу в отчетном периоде по соответствующим кодам.
Раздел 5 является обобщающим. В строке 5.1 «Общая сумма доходов» отражается сумма всех доходов, отраженных в третьем разделе. В строку 5.2 «Налоговая база» - вносится разница показателей 5.1 и вычетов из разделов 3 и 4.
Строки 5.3 и 5.4 отражают суммы исчисленного и удержанного налога. Строка 5.5 предназначена для отражения сумм НДФЛ, которые были перечислены в 2012 году. Если по каким-то причинам из дохода физического лица были излишне удержана сумма налога, то ее размер указывается в строке 5.6. В строке 5.7, наоборот, отражается сумма, которую не удержали из дохода физ.лица.
Если налоговый агент делал перерасчет НДФЛ в отношении доходов физического лица в предшествующих налоговых периодах (поскольку требовались уточнения его налоговых обязательств), то эти сведения отражаются в соответствующих справках, а в форме 2-НДФЛ в полях «№ ___» и «от _____» проставляется номер справки, которая предоставляясь ранее (дата ставится новая).
Если компанией в течение 2012 года физическому лицу выплачивались доходы, освобожденные от НДФЛ в соответствии со статьей 217 НК РФ, то она не является налоговым агентом и освобождается от представления сведений по форме 2-НДФЛ (согласно письму Минфина России от 5 сентября 2011 г. № 03-04-06/1-202).
Также освобождены от обложения налогом подарки, полученные от организаций, если их стоимость в течение отчетного периода не превысила 4000 рублей. Не включаются в справку и всевозможные компенсационные выплаты, которые не облагаются НДФЛ, например, связанные с командировками.
Свежую форму 2-НДФЛ вы можете .
Статьи бухгалтеру
- Сдаем отчетность по НДФЛ без ошибок
Физические лица, как и все налогоплательщики, должны сдавать отчеты о полученных доходах и уплаченным с них налогам. Те работники, которые получают заработную плату на предприятии, такую отчетность не сдают - за них это делает работодатель, подавая в инспекцию справку по форме 2-НДФЛ. Предприниматели и отдельные категории физических лиц должны предоставлять декларацию 3-НДФЛ. Рассмотрим, какие бывают типичные ошибки при заполнении этой формы.
- Заполняем больничный лист правильно
Полтора года назад утвердили новую форму бланка нетрудоспособности. Заполнение данной формы дополнилось новыми требованиями. С одной стороны, данные изменения стоят на защите листков нетрудоспособности от подделок, с другой стороны, они зачастую являются причиной допущения ошибок при их заполнении и бухгалтерами, и медицинскими работниками.
- Как продать имущество с помощью реорганизации
Есть способы, благодаря которым можно сэкономить на налогах, но ними нельзя пользоваться часто. В основном они связаны с разовыми крупными сделками. Работая по предложенным ниже схемам, вы не привлечете внимание контролирующих органов. Однако с целью безопасности, такими схемами лучше пользоваться одноразово.
Причем с прошлого года она не изменилась.
Не забудьте про простое правило. Если отчитаться вам надо менее чем за 10 человек, то справки можно составить на бумаге. В остальных случаях заполнить 2-НДФЛ обязательно в электронном виде. А передать их можете на магнитных носителях или отправить по
И еще. Если справки вы понесете на бумаге или на магнитных носителях, то вместе с этим надо заполнить и подать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форму вы найдете в Приложении № 1 к приказу от 16 сентября 2009 г. № ММВ-7-3/576@. Заполните ее в двух экземплярах и строго в бумажном виде.
А теперь дадим вам несколько подсказок, с которыми вам станет проще заполнить справки. Наряду с этим покажем на наглядном примере, какие суммы в какую графу занести.
На каждого работника заполняйте одну справку по всем доходам
Возможно, некоторые работники компании получили в 2012 году доходы, облагаемые по разным ставкам. В частности, для заработной платы, как вы знаете, ставка НДФЛ составляет 13 процентов. А вот для дивидендов – 9 процентов.
Так вот, все доходы работника, независимо от применяемой к ним налоговой ставки, должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ. Просто разделы 3 и 5 вы заполните по каждой ставке отдельно. Такую рекомендацию содержит приказ ФНС России от 17 октября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.
В форме 2-НДФЛ отразите все доходы за 2012 год, даже если их выплатили в 2013 году
Давайте разберемся, какую сумму занести в строки 5.1-5.5 справки. Здесь вы отражаете общую сумму дохода, налоговую базу и НДФЛ, который рассчитали, удержали и направили в бюджет. Если доход вы начислили и выплатили в 2012 году, то тут все ясно. Эти суммы вы занесете в справку за 2012 год. Ведь налог на доходы физлиц надо платить в бюджет в тот же день, когда компания перечисляет деньги на счета работников или получает средства в для выдачи из кассы. Об этом прямо сказано в пункте 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Сомнения могут возникнуть, если доходы за 2012 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. Ведь тогда НДФЛ с этих сумм вы перечислили тоже в 2013 году. Отражать ли вам такие суммы в справке за 2012 год? Да, отражайте. Ведь именно к этому периоду они относятся. Такие рекомендации есть в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74.
То есть декабрьскую заработную плату включайте в общую сумму доходов за 2012 год. Эти данные отражают в строке 5.1 справки. А уплаченный в январе НДФЛ покажите по строкам 5.3, 5.4, 5.5.
Излишне уплаченный, но не удержанный налог, нигде в справке не заявляйте
Допустим, вы удержали с доходов работников одну сумму, а в бюджет перечислили больше – техническая ошибка. Так вот, подобные излишки, то есть все, что превысило удержанный налог, в справке 2-НДФЛ не показывайте.
Дело в том, что подобную переплату чиновники не считают налогом, как таковым. И не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.
Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ. То есть налоговый агент не имеет право платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета. А к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.
Напомним вкратце. Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку А потом уже подайте заявление на возврат денег.
НДФЛ, удержанный сверх положенного, покажите в справке, только если к этому моменту еще не вернули излишки работнику
А вот другая ситуация. Вы обнаружили, что по итогам 2012 года по ошибке удержали у работника больше, чем нужно. В этом случае вы должны вернуть переплату этому сотруднику. Зачесть ее в счет удержаний 2013-го года нельзя. Такой вывод следует из статьи 231 Налогового кодекса РФ.
В течение 10 дней после того, как вы нашли ошибку, сообщите о ней работнику. После этого у вас есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги. Причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника. Но есть ситуация -исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течении года сменил статус с нерезидента на резидента.
Отражать ли излишне удержанный налог в форме 2-НДФЛ? Тут все зависит от того, вернули ли вы деньги работнику. Предположим, вы еще не сделали этого к тому дню, как стали составлять справки. Тогда пересчитайте начисленный НДФЛ, и верную сумму отразите по строке 5.3. А переплату – по строке 5.6. То есть в строку 5.6 попадает разница между суммой по строке 5.3 и возникшими излишками.
Если же до заполнения справки вы успели перечислить средства на счет работника, то никакую переплату в справке отражать не придется.
Если в справочнике кодов нет нужного дохода, отнесите его к иным выплатам
Налогооблагаемые доходы работников вы указываете в разделе 3 При этом каждому доходу присваивается свой код. Значения таких кодов есть в Приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2011 г. № ММВ-7-3/611@.
Например, код заработной платы – «2000», отпускных – «2010». Но не всегда удается точно отнести тот или иной доход к определенному шифру. В утвержденном перечне названы лишь самые основные виды. Не теряйтесь. Доходы, коды для которых вы не найдете в приказе, ставьте с признаком «4800» – он предусмотрен для иных выплат.
К счастью, штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает. Главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.
Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносите
Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит статья 217 Налогового кодекса РФ. Здесь поименованы два вида выплат: те, с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе, и те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).
К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.
Про вторую группу выплат (которые не облагаются НДФЛ только в пределах нормативов) мы подробно расскажем в следующем разделе.
По доходам, частично облагаемым НДФЛ, проставьте суммы и коды вычетов
Как мы уже отметили, некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог с материальной помощи или подарков на сумму 4000 руб. в год.
Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет вы применили – его код и сумму. В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы вы покажете код «510», а в графе 5 – 4000 руб.
Точно так же надо заполнять раздел 3, если работник имеет право на стандартные или имущественный вычеты в соответствии со статьями 218 и 220 Налогового кодекса РФ. Об этих случаях расскажем подробнее.
Стандартные вычеты на детей
В 2012 году ежемесячно доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, можно было уменьшать на 1400 руб. – на первого и второго ребенка, и на 3000 руб. – на третьего и следующих детей. Но до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 280 000 руб. Подробно об этих вычетах мы писали в статье «Cтандартные вычеты по НДФЛ, которые вы теперь будете предоставлять сотрудникам».
Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету, они предоставлены. Вы отразите их в особом разделе справки – 4.1. Здесь покажите код каждого вычета и его сумму.
Само собой, стандартные вычеты вы предоставляли сотруднику, только если он сам написал заявление об этом. А что если такую бумагу работник принес только сейчас, в 2013 году, и просит предоставить вычеты с начала 2012 года, то есть задним числом? В этом случае можете смело отказывать сотруднику. Такие запоздалые вычеты он может заявить, лишь обратившись в свою налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 Налогового кодекса РФ). А вашей ошибки тут нет.
Имущественный вычет по купленному жилью
Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС. Если в течение 2012 года вы предоставляли кому-нибудь из сотрудников такой вычет, то в форме 2-НДФЛ укажите номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ. Кстати, форма уведомления утверждена приказом ФНС России от 25 декабря 2009 г. № ММ-7-3/714@.
Причем, даже если работник принес уведомление не с начала года, предоставить имущественный вычет ему нужно с января. Реквизиты уведомления ИФНС укажите в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумму – в разделе 4.1.
Кстати, уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Поэтому проверьте, чтобы в таком документе значилась именно ваша компания. Если же там стоит наименование какой-то другой организации, вычет работнику можете не предоставлять. Во всяком случае, пока он не принесет вам правильный вариант уведомления.
