Документ корректировка записей регистров 1с упп. Документ «Корректировка записей регистров. Подводные камни корректировок

Ранее в конфигурации был еще документ «Корректировка записей регистров», но в последних релизах данный функционал полностью заменен «Операцией».

Иногда возникают такие ситуации, когда нет подходящего документа для формирования нужной проводки.

Например, в моей базе данных я даже не стал искать документ, который сформирует мне проводки по .

Я сразу зашел в раздел «Операции, введенные вручную» и сформировал проводку 75.01 – 80.09:

Расскажу по порядку, как это делается.

В форме списка операций нажимаем кнопку «Создать».

Нам откроется список, в котором присутствуют три пункта:

• операция — это ручная операция для произвольной корректировки регистров;
• – сторнирует любой существующий документ любой датой;
• типовая операция – выбирается из ранее внесенных шаблонов операций.

Произвольная корректировка

Итак, создаем операцию, внесенную вручную. Указываем содержание операции (необязательно, но самим же потом пригодится) и общую сумму операции. Не забываем про дату операции.

Заполняем, соответственно, дебет, кредит и субконто для каждого из них. Здесь указываем сумму уже самой проводки. Кстати, в последних релизах общая сумма операции считается сама путем сложения сумм проводок, но ее можно редактировать.

Нажимаем кнопку «Записать и закрыть». После этого данный оборот по введенным счетам будет попадать и в оборотно-сальдовую ведомость и отражаться в балансе.

Вот такой гибкий и удобный инструмент имеется под рукой у бухгалтера.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Сторно документа

Может понадобиться, когда необходимо отменить движения определенного документа в закрытом периоде. Заполняется документ еще проще, чем обычная операция:

1. Создаем новый документ.
2. Указываем организацию.
3. Выбираем сторнируемый документ. Нюанс в том, что сначала надо выбрать тип документа (например, реализация товаров), а затем уже конкретный документ из списка.

После выбора документа 1С 8.3 автоматически заполнит проводки со знаком «минус»:

Обратите внимание, что Вы можете корректировать данные, если считаете, что нужно сделать сторно не на все проводки документа.

Типовые операции

Типовая операция — очень удобный функционал, который позволяет запомнить шаблон проводок для хозяйственных операций, который используется в учете регулярно.

Рассмотрим пример: необходимо сделать шаблон типовой операции, которым мы бы смогли начислять налог ЕНВД раз в квартал.

Для начала заполним справочник «Типовых операций». В интерфейсе он находится на вкладке операции:

Заполним новый вид операции, назовём его «Начисление ЕНВД»:

Обратите внимание, аналитику и сумму будущего шаблона можно заполнить сразу, а можно оставить это поле как «Параметр», который будет заполняться в момент ввода операции:

В нашем случае сумма налога и субконто постоянны, поэтому я поставил фиксированные значения.

После того как шаблон готов, можно переходить к созданию проводок на его основе. Это можно сделать как из формы списка документов «Операции», так и непосредственно из нашего шаблона — «Типовой операции»:

После нажатия на «Ввести операцию» 1С 8.3 сформирует нам новый документ, где нам останется заполнить лишь дату и организацию. После чего нажать на кнопку «Заполнить»:

Документ готов! В следующий раз, чтобы сделать этот документ, понадобится максимум 20 секунд.

Корректировка проводок непосредственно в документе

Почти каждый документ в программе формирует записи в бухгалтерский регистр. Но иногда проводки формируются некорректно. Это может зависеть от ряда причин:

• неверная настройка программы;
• неверно заполнен документ;
• ошибка в программе.

Рассмотрим пример, с которым столкнулся я лично. У меня не закрывался месяц. Ошибка выходила примерно такая: «Не указано подразделение в операции Начисление амортизации».

Причем операция эта создается автоматически (). Подразделение у меня везде указано. Вопрос: «Что делать?».

Документ предназначен для корректировки записей регистров накопления, сведений и для ввода остатков.

По кнопке «Настройка состава регистров» верхней командной панели формы открывается форма настройки состава регистров. Флажками отмечаются те регистры, записи по которым планируется ввести.

На форме документа появляются закладки, соответствующие выбранным регистрам.

В табличные поля на закладках вводятся необходимые данные. Табличные поля поддерживают множественное выделение строк.

Документ содержит сервис автоматического заполнения движений.

Сервис становится доступным при установке флажка «Использовать заполнение движений» на закладке «Заполнение движений» . При этом становится видимой табличная часть «Заполнение движений» .

В документе в табличной части «Заполнение движений» указываются выполняемые действия, документы, на основании которых они выполняются и примечания.

Колонка «Действие» обязательно должна быть заполнена.

Действия могут быть предопределенными (включенными в состав типового решения) и подключаемыми (внешними обработками).

В состав предопределенных действий включены:

- «Сторно движений документа» - создаются движения по регистрам накопления и регистрам бухгалтерии аналогичные движениям указанного документа, но с отрицательными значениями. Если сторнируемый документ имеет движения по регистрам сведений или регистрам расчета, эти движения будут проигнорированы.

Колонка «Документ» может быть не заполнена, если она не требуется для выполнения указанного действия.

При нажатии на кнопку «Заполнить движения» для каждой строки табличной части «Заполнение движений» выполняются указанные действия и, при необходимости, заполняются движения регистров накопления, регистров сведений и регистров бухгалтерии. Заполненные движения регистров отображаются на соответствующих закладках.

После заполнения движения можно отредактировать или удалить.

При повторном нажатии на кнопку «Заполнить движения» задается вопрос об очистке уже существующих движений регистров. В случае положительного ответа созданные документы очищаются и в результате выполнения указанных действий их движения заполняются заново.

Подключение внешних обработок

Подключаемое действие представляет собой внешнюю обработку, которая подключается через справочник «Дополнительные внешние обработки по заполнению табличных частей» .

В модуле обработки обязательно должна присутствовать экспортная процедура

Инициализировать(ОбрабатываемыйДокумент, КорректировкаЗаписейРегистров, ДействиеНеВыполнено) Экспорт

КорректировкаЗаписейРегистров - документ-объект «Корректировка записей регистров» , в который необходимо добавлять корректирующие движения по регистрам накопления, регистрам сведений и регистрам бухгалтерии;

ДействиеНеВыполнено - переменная, в которую следует установить «Истина» , при возврате из действия до его завершения. Пользователю будет выдано сообщение с номером строки табличной части «Заполнение движений» , действие в которой не выполнено.

В табличной части «Заполнение движений» не обязательно указывать обрабатываемый документ (например, для алгоритмов, создающих движения регистров не на основании данных документов). Поэтому контроль заполнения обрабатываемого документа необходимо проводить непосредственно в модуле внешней обработки.

Большинство документов в типовых конфигурациях 1С формируют движения по нескольким регистрам, что, в свою очередь, может привести к проблемам с изменением (отменой или сторнированием) этих записей. Если пользователь вручную откорректирует данные одной таблицы и не тронет другую, это, в дальнейшем, повлечет за собой ошибки при формировании отчетов и создании других документов. Именно поэтому специалисты 1С рекомендуют в целях сторнирования движений использовать специальный документ – «Корректировка записей регистров» или другие существующие и отработанные встроенные механизмы.

Сразу следует оговорить две вещи:

1. В версиях конфигураций 8.3 и выше реализованы другие механизмы редактирования движений документов;
2. В типовых конфигурациях заполнять и проводить документ «Корректировка записей регистра» может только пользователь с полными правами.

Пара слов о расположении и внешнем виде документа «Корректировка записей регистра»

Если рассматривать вариант работы с программой в обычном (неуправляемом) режиме, в интерфейсе «Полный», то этот документ можно найти в меню «Документы», на закладке «Дополнительно» (Рис.1)

В режиме управляемых форм, запустить документ можно из меню «Все функции».

В программе «Управление производственным предприятием» (версия 8.3.11.2924) в режиме обычного приложения форма нового документа выглядит так, как представлено на Рис.2.

Рис.2

На этой форме, помимо стандартных для любого документа информационной базы реквизитов «Номер» и «Дата» мы видим четыре закладки:

• Заполнение движений;
• Регистры бухгалтерии;
• Регистры накопления;
• Регистры сведений.

На основании внешнего вида документа, мы можем сделать вывод, о том, что он не предназначен для внесения корректировок в записи регистров расчета.

Помимо закладок, на этой форме видна интересная кнопка – «Настройка состава регистров», с нее мы и начнем наш разбор.

Настройка состава регистров

Нажатие на эту кнопку открывает форму подбора тех регистров, информацию в которых мы собираемся редактировать (Рис.3).

Рис.3

Устанавливая и снимая соответствующие флажки в табличных частях закладок, мы сообщаем программе, данные каких таблиц необходимо будет формировать. В соответствии с нашим выбором будет изменяться внешний вид формы документа «Корректировка записей регистров». В частности, на закладках будут появляться табличные части с колонками, указывающими на реквизиты, измерения и ресурсы добавляемых регистров (Рис.4).

Рис.4

Аналогичную функцию выполняет одноименная кнопке команда, прописанная на каждой из трех закладок с типами регистров.

Закладка «Заполнение движений»

Как видно из Рис.5, на этой закладке нет команды «Настройка состава», однако есть флажок, устанавливающий будет ли этот документ служить корректировкой к какому-либо другому объекту.

Рис.5

Активация этого флажка открывает табличную часть, в которой пользователь может выбрать:

• Какое действие он собирается совершить (по умолчанию доступно только сторнирование движений документа);
• С каким объектом будут совершаться действия (сначала надо будет выбрать вид документа, а после конкретная запись информационной базы);
• Примечание или обоснование собственных действий (текстовая строка неограниченной длины).

После выбора объекта и нажатия на кнопку «Заполнить движения» на остальных закладках произойдет автоматическое заполнение табличных частей, и Вы сможете приступить к редактированию.

Важно! На данной закладке обязательно должна быть заполнена колонка «Действие», в противном случае проведение документа будет невозможно. В качестве действия может выступать как включенное в состав конфигурации типовое или нетиповое решение, так и внешняя компонента (обработка).

В частности, предопределенное действие «Сторнирование движений документа» формирует движения аналогичные движениям документа источника, но с противоположными знаками. Это действие не может быть осуществлено для регистров расчета и регистров сведений, так что, если у документа есть такие движения, сторнирование проигнорирует эти записи.

Требования к внешней обработке – действию

Для того чтобы тот или иной обработчик можно было выбрать в качестве «Действия» в табличной части «Заполнение движений», он должен соответствовать следующим критериям:

1. Он должен быть зарегистрирован в справочнике «Внешние обработки» (для конфигурации «УПП»);
2. Вид обработки должен быть – «Заполнение табличных частей»;
3. Модуль обработки должен содержать экспортную процедуру Инициализировать.

Так как реквизит «Документ» табличной части «Заполнение движений» не обязательно должен содержать ссылку на какой-либо объект информационной базы, проверку его на пустое значение необходимо включить непосредственно в модуль обработки.

Как мы уже говорили выше, в поздних версиях программы документ «Корректировка записей регистров» отсутствует. В разных конфигурациях его функции выполняют разные документы.

Особенности использования процедуры «Инициализировать» в документе «Корректировка записей регистров»

В общих случаях процедура «Инициализировать» в обработках заполнения табличных частей должны быть установлены и определены три параметра:

• СсылкаНаОбъект – указывает на документ, откуда происходит вызов процедуры обработчика;
• ИмяТабличнойЧасти – привязывает обработку к конкретной табличной части документа;
• Объект – объект информационной базы, который будет обработан.

Именно последние два параметра для документа «Корректировка» имеют некоторые особенности использования.

Во-первых, при добавлении обработчика в справочник внешних обработок для её использования невозможно выбрать конкретную табличную часть.

Во-вторых, в отличии от других процедур заполнения, в параметр «Объект» будет передаваться не тот объект, для которого вызывается обработчик, а данные из реквизита табличной части «Документ».

Таким образом, так-как поле «Документ» необязательно для заполнения, проверку на его заполненность необходимо включать в код модуля обработки.

Сторнирование движений в Бухгалтерии 8.3

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия» и всех отраслевых решениях, созданных на ее основе, эта функция выпала на документ «Операция, введенная вручную».

Помимо своей основной функции – регистрации бухгалтерского отражения хозяйственной деятельности, этот объект может отсторнировать движения практически любого документа по любому регистру.

Для этого:

• Откроем журнал операций и нажмем на кнопку «Создать»;
• В открывшемся меню (Рис.6), выберем «Сторно документа»;

Рис.6

• Открывшаяся форма (Рис.7) содержит обязательный для заполнения реквизит «Сторнируемый документ»;

Рис.7

• На основании его движений программа автоматически создаст и заполнит закладки с данными по бухгалтерским регистрам и регистрам накопления;
• Пользователь может самостоятельно указать, какие данные должны быть скорректированы.

Корректировку произвольного регистра можно осуществить, если при создании операции выбрать тип документа «Операция». После этого в командной панели формы объекта необходимо нажать кнопку «Еще» (Рис.8)

Рис.8

Активация команды «Выбор регистров» откроет окно подбора (Рис.9)

Рис.9

Дальнейшие действия мало чем отличаются от любого заполнения табличных частей других документов.

Однако, в некоторых типовых конфигурациях (в частности в «Зарплате и управление персоналом») полностью отсутствует бухгалтерская часть, а, следовательно, нет и «Операций», что же тут придумали разработчики?

Корректировка регистров в ЗУП

В программе «Зарплата и управление персоналом», версии 8.3 для большинства документов, регистрирующих информацию о расчетах, начислениях и кадровых движениях на форме доступны две команды – «Исправить» и «Сторнировать». Кроме этого существует третий вариант решения проблемы корректировки – внесение «забытого» документа задним числом.

Некоторые документы, например «Работа в выходные и праздники», не являются самостоятельными расчетчиками заработной платы, а всего лишь служат основанием для формирования записей при начислениях, именно поэтому в них не предусмотрены рассматриваемые нами команды.

Давайте разберемся в чем разница, что общего у этих двух команд и определимся с основными принципами их использования.

На формах документов, проведенных и находящихся в закрытом для расчета периоде, мы можем увидеть надпись, представленную на Рис.10:

Документы текущего расчетного периода мы можем исправлять и перепроводить без особых проблем, а вот изменения закрытых периодов, скорее всего, потребует дополнительных перерасчетов и внесения корректировок в уже сформированные отчеты.

• Командой «Исправить» мы должны пользоваться в тех случаях, когда документ содержит неправильные или непроверенные данные (не тот сотрудник, не тот период, не в той должности и так далее) и документ находится в закрытом для исправления периоде;
• Командой «Сторнировать» следует пользоваться, когда документ в целом введен ошибочно и все его движения должны быть отменены (больничные листы признанные недостоверными, ошибочно назначенные доплаты или удержания и т.д.).

В первом случае в информационной базе будет создан документ-исправление, на форме исходного документа появится соответствующая информация, форма вновь созданного (в открытом периоде) объекта так же будет содержать ссылку на исходную запись. (Рис.11).

В исправляющем документе будет создана либо закладка «Пересчет прошлого периода», либо «Доначесления», либо «Пересчет начислений».

Во втором случае в программе будет создан отдельный документ «Сторнирование начислений».

«Сторнирование начислений»

Сторнирующий документ можно создать из подсистемы «Зарплата», в меню «См.также» имеется соответствующая команда.

Основным реквизитом объекта является поле «Сторнируемый документ», которое имеет существенное ограничение по типу. Кроме того, на форме предусмотрены:

• Указание периода, в который попадут начисления;
• Переключатель автоматического формирования доначисления;
• Табличная часть, содержащие данные о сотруднике, размере и основных показателях отменяемых движений.

Важно понимать, что любые исправления заработной платы сотрудника, вне зависимости от того в какую сторону оно происходит (доначисление или удержание) жестко регламентируется существующим законодательством. В частности, согласно ст. 137 Трудового кодекса удержать излишне начисленную заработную плату можно, для:

1. Возмещения выданного в счет з/п и неотработанного аванса;
2. Погашения аванса, если он был не израсходован и не возвращен;
3. Возврата сумм, выплаченных в результате счетных ошибок (то есть ошибках при арифметических расчетах);
4. В качестве компенсации излишне оплаченного отпуска при увольнении.

Кроме этого, существует несколько случаев, когда работник может в добровольном порядке возместить ошибочно выданную ему заработную плату и все они регламентируются п.3 ст. 1109 ГК РФ.

Подводные камни корректировок

Прежде, чем приступать к внесению изменений в закрытые периоды и редактированию записей следует тщательно взвесить все за и против этой процедуры:

1. Даже незначительные корректировки могут повлечь серьезные последствия, так как на основе старых данных уже могут быть сформированы новые документы;
2. Всегда представляйте, как Ваши изменения повлияют на работу других подразделений;
3. Если в компании настроена синхронизация (обмен данными) между базами, изменения лучше делать на исходном документе.

Понятно, что полностью избежать корректировок при большом количестве пользователей вряд ли получится, но постарайтесь свести их к минимуму, в частности, за счет тщательного оперативного контроля вводимой информации. В этом случае Вы существенно сократите влияние «человеческого фактора».

Программа 1С позволяет проводить корректировки регистров. Сразу необходимо сказать, что регистрами признается набор записей, формируемых документом проводок и записей. Корректировка регистров в программе возможна двумя способами:

• Операциями, введенными вручную;
• Через документ, формирующий проводки.

Ручная операция

В случаях, когда программа не имеет документов, обеспечивающих объективное отражение проводимых операций, например, с уставным капиталом, операции проводятся в ручном режиме. Для этого требуется перейти в раздел «Операции, введенные вручную», после чего создать проводку Дебет 75.01 Кредит 80.09.

Для этого первоначально необходимо зайти в меню «Операции» — «Бухгалтерский учет» — «Операции, введенные вручную».

В списке операций требуется нажать на кнопку «Создать». После этого пользователю открывается отдельный список, представляющий три пункта:

• Операция – ручные действия для введения корректировок в регистры;
• Сторно документа – позволяет сторнировать документы на любую из дат;
• Типовая операция – выбираемая из набора существующих шаблонов.

Произвольная корректировка

При создании в ручном режиме операции требуется отразить ее содержание и сумму, а также дату создания. После этого посредством кнопки «добавить» поля вносятся в табличную часть документа. Для каждой из строк требуется внести данные по дебету, кредиту и сторно. Указывается и сумма, отражаемая в проводке. Итоговая сумма в программе формируется автоматически на основе сложения сумм, указанных в построчных значениях. При необходимости доступна ее ручная корректировка.

Завершается операция кнопкой «Записать и закрыть». После этого оборот отразится, и в оборотно-сальдовой ведомости и в балансе.

Сторно документа

Потребность в сторно возникает в ситуациях, когда необходимо провести отмену движения документа в рамках определенного временного интервала. Заполнить данный документ не представляет никакой сложности. Для этого необходимо:

• Создать новый документ;
• Выбрать организацию;
• Выбрать документ для сторнирования, причем изначально выбирается тип документа, а затем уже непосредственно документ.

В случае, если сторнирование необходимо только для части существующих проводок, пользователь имеет возможность проведения соответствующих корректировок.

Типовые операции

Типовые операции обладают высоким удобством применения, позволяя единожды создать шаблон, и возвращаясь к нему в дальнейшем в случае необходимости. Например, можно создать шаблон, обеспечивающий проведение операции начисления налога ЕНВД на ежеквартальной основе.

Первоначально потребуется заполнение справочника «Типовые операции». Доступ к нему осуществляется через раздел «Операции».

Создается новый вид операции под названием «Начисление ЕНВД»

Аналитика и сумма шаблона могут быть заполнены пользователем в процессе создания шаблона. Если же установить значение «Параметр», указанные поля будут заполняться отдельно при каждом следующем применении шаблона.

С учетом того, что сумма в рассматриваемом примере остается стабильной, указать ее можно еще в процессе создания шаблона. Если шаблон готов, требуется перейти к созданию непосредственно проводок. Выполнить работу можно, как из шаблона, так и через список документов «Операции».

После того, как пользовать нажимает на кнопку «Ввести операцию», система автоматически создает новый документ, требующий от пользователя только внесения даты и организации, кликнув после этого на кнопку «Заполнить».

На этом все. В случае, если через время подобный документ потребуется сделать еще раз, за счет наличия шаблона на его генерацию уйдет всего несколько секунд.

Корректировка проводок непосредственно в документе

В отдельных случаях при создании документов и их проведении происходит некорректное оформление проводок. Причин этого несколько: ошибки в настройках, ошибки в документе, программные ошибки.

В качестве пример можно рассмотреть ситуацию на конец месяца, когда система выдает уведомление следующего содержания: «Не указано подразделение в операции Начисление амортизации». При этом сама операция проводится системой автоматически и включает в себя при просмотре весь набор необходимых данных. Как поступить в подобной ситуации?

На практике ничего сложного предпринимать не потребуется. Достаточно найти данную операцию и войти в режим просмотра проводок.

После этого пользователю открывается окно следующего вида:

Не сложно заметить, что в графе «Подразделение» пустота, но имеется флажок, указывающий на ручную корректировку. После его установки можно без проблем внести необходимые изменения. Проблема с закрытием месяца успешно решена.

Необходимо отметить тот факт, что ручные изменения не являются вечными. В случае, если документ был повторно проведен или по новой запущены регламентные операции, вносить ручные корректировки потребуется вновь.