Что такое делопроизводство? Ведение делопроизводства и документооборота. Инструкция: как правильно организовать документооборот в бюджетной организации Учет и хранение печатей и штампов в компании: раздел Инструкции

В каждом офисе при всем многообразии видов деятельности можно выделить два основных типа задач:

работа с документами;

управление работами.

При этом для решения офисных задач применяется программное обеспечение двух видов.

Специализированные системы, предназначенные для решения относительно однородных задач при помощи определенных технологий: например, управления проектами, документооборотом (MP, Outlook, Schedule+).

Универсальные инструментальные средства для решения очень широкого круга задач независимо от их характера.

Основы делопроизводства

Как только человек научился писать, он начал создавать документы.

Документом называется все, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-либо предмете и позволяет определить автора или лицо, утвердившее документ.

Любое административное действие сопровождается документами. С появлением документом началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством . Первым и явным признаком плохой организации работы является постоянный поиск нужных документом и их авторов. Поэтому помимо работы с отдельным документом важным вопросом является организация системы делопроизводства.

Классификация документов

Документ характеризуется содержанием и типом. Содержание документа определяет автор с учет выполняемой им работы, и в этом его возможности безграничны. Документы – это не только письма, тексты. Документ может включать в себя графики, таблицы, расчеты… К документам можно отнести презентации, БД и любые другие файлы, если их содержание, оформление, защита отвечают предъявляемым требованиям.

Что касается типов документом, то они могут быть систематизированы следующим образом:

	Документы
Носитель		Разработчик
Бумажные	Первичные	Внутренние
Магнитные

С точки зрения носителя: применяются как обычные бумажные документы (твердые копии), так и документы, созданные и хранящиеся на магнитном носителе.

С точки зрения содержания: первичными будем называть документы, содержащие исходные данные, а сводными – такие, в которые вводятся данные из первичных документов.

В зависимости от разработчика внутренним называют документы, которые создаются для использования внутри организации, а внешними – документы, поступающие из других организаций или высылаемые в другие организации. Такие документы могут отличаться как по оформлению, так и по требованиям к их содержанию.

Задачи делопроизводства

Для всех типов документов необходимо выполнение целого ряда работ, объединяемых понятием делопроизводства. Будем рассматривать основные работы, выполняемые с документами:

Хранение документов.

Обеспечение санкционированного доступа к документам.

Поиск нужных документов и их фрагментов.

Работа с первичными документами создание оригинальных документов

Все документы, в которые непосредственно вводятся данные, называются первичными. Первичные документы в свою очередь могут быть систематизированы:

Как показывает опыт, доля оригинальных документов, применяемых в управлении, как правило, не превышает 15-25%. Поэтому для экономии времени, затрачиваемого на их создание, проводят анализ содержания внешних и внутренних документов, разрабатываются их типовые формы. Каждая такая форма носит название шаблон .

Документооборот в бюджетной организации - это комплекс мероприятий, связанных с формированием и передвижением всех документов учреждения, начиная с даты их создания (получения) и до момента сдачи их в дело, отправки или выполнения в полном объеме. Расскажем, какой ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2019 года существует.

Как правильно организовать документооборот

Целью организации процесса в любом учреждении является содействие своевременному принятию решений управленческого характера и их исполнению. Задачей процесса является обеспечение движения документов по наиболее оптимальному для организации алгоритму при минимальных трудовых и временных затратах.

Что такое документооборот

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба.

Он существует в следующих видах:

• общий — в части деятельности предприятия в целом;
• кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
• секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
• электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2019 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления). Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг. Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения.

В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

• внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
• входящие (присланные из внешних структур);
• исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе.

Журнал нужно сшить и пронумеровать.

В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Этапы работы по делопроизводству

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

• проверка факта правильной доставки до адресата;
• проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
• вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
• проверка целостности входящих, в том числе приложений;
• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
• отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

• можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
• осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

• руководителя учреждения;
• заместителя руководителя;
• начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

• производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
• наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

• разрабатываются проекты, оформляются;
• визируются заинтересованными сотрудниками;
• проверяются на предмет правильности оформления;
• регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
• передаются на отправку;
• контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно.

Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

• подготовки проекта;
• согласования с заинтересованными сотрудниками;
• направления на проверку правильности формирования;
• передачи руководителю для подписания;
• регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
• контроль исполнения;
• формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

• формирование текста;
• регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
• хранение подлинников в делах по месту регистрации;
• контроль исполнения;
• направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

ГОСТы по делопроизводству

Госты по делопроизводству 2019 года устанавливают перечень понятий делопроизводства с их расшифровкой. Делопроизводство-2018, новые требования по которому устанавливают ГОСТ Р 7.0.97-2016 (начал действовать с 01.07.2018), ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело») осуществляется с соблюдением требований, установленных этими документами.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 определяет перечень понятий, которые рекомендовано применять для всех видов документов, например:

• делопроизводство — деятельность по документированию, документообороту, оперативному хранению и использованию документов учреждения;
• официальный документ — созданный учреждением, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.

Пришедший на смену ГОСТу Р 6.30-2003 новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит ряд новшеств. Учреждение самостоятельно решает, оформлять ли приказ, утверждающий такие акты, как инструкция по делопроизводству 2019 в государственных учреждениях, инструкция по кадровому делопроизводству, по новому ГОСТу.

Расскажем об изменениях ГОСТа:

1. Список реквизитов обновился. В ГОСТе теперь отсутствует реквизит «идентификатор электронной копии документа». Появились:
   • реквизит наименования подразделения, разработавшего документ, вынесено отдельной строкой;
   • реквизит грифа ограничения доступа;
   • реквизит отметки об электронной подписи.
2. Уточнены требования к оформлению. Разъяснены положения по:
   • нумерации страниц;
   • использованию шрифта;
   • отступам и межстрочным интервалам;
   • возможности оформления документов на обеих сторонах листа;
   • простановке печати, которая не должна затрагивать подпись.
3. ГОСТ уточняет требования к заверению копий. Если ее нужно направить во внешнюю организацию, в ряду реквизитов указывается слово «Верно», сведения о заверившем копию (должность, подпись и расшифровка), строчкой ниже — дата заверения и информация о месте хранения подлинника с печатью компании.
4. Раздел «Бланки» дополнен форматом А6, определены правила применения двуязычных бланков.
5. В раздел с приложениями включены образцы титульного листа, бланка подразделения, письма на двух языках, приведены реквизиты для их оформления..

Обновление ГОСТа влечет за собой рассмотрение вопроса о разработке новой редакции некоторых документов, таких как инструкция по делопроизводству 2019 (в муниципальных учреждениях, других организациях.

Документооборот или документационное обеспечение - это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по-разному. В одних источниках говорится, что документооборот - это часть делопроизводства, в других , наоборот, делопроизводство - это часть документооборота. Вообще делопроизводство - это ведение канцелярских дел в учреждении. И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия). В работе авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов.

Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений. Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении. Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию.

Вообще документ - это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов:

· Входящие документы;

· Исходящие документы;

· Внутренние документы.

Входящие документы - это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов.

Исходящие документы - это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов.

Внутренние документы - это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие.

В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков.

Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов:

· документы, которые не требуют ответа;

· документы, которые требуют ответ;

· документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций;

· личная переписка;

· обращения граждан.

Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие:

· ответы на обращения граждан;

· ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений.

Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности:

· приказы;

· распоряжения;

· служебные записки;

· поручения.

По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию:

· на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте;

· на бумажных носителях;

· документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа.

По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части:

· регламентные;

· нерегламентные.

Регламентные документы - это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок.

Нерегламентные документы - это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения.

Следующая классификация документов по сфере исполнения:

· организационно-распорядительный документ;

· справочный документ;

· научно-технический документ;

· финансовый документ;

· отчетно-статистический документ.

В зависимости от структуры бывают следующие документы:

· сложно-структурированный документ;

· простой документ.

По степени допуска к документам, бывают следующие документы:

· открытые документы;

· документы с грифом ограничения доступа.

В зависимости от происхождения бывают следующие документы:

· служебные или официальные документы;

· личные документы.

Служебные или официальные документы - это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения.

Личные документы - документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами.

По юридической силе бывают следующие документы:

· оригинальные документы;

· отпуск;

· заверенные копии;

· дубликаты;

· выписки.

Оригинальные документы - это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором.

Копия документов - это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы.

Отпуск документов - копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении.

Заверенные копии - копии, которые имеют юридическую силу.

Дубликаты - это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ.

Выписки - это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан.

По форме изложения бывают следующие документы:

· индивидуальные;

· трафаретные;

· типовые;

· примерные;

· унифицированные.

Индивидуальные документы - это документы, которые излагаются в произвольной форме.

Трафаретные документы - документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении.

Типовые документы - это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции.

Примерные документы - документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам.

Унифицированные документы - это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему.

По срокам исполнения бывают следующие документы:

· без указания срока исполнения;

· срочные.

По срокам хранения бывают следующие документы:

· документы временного хранения (до 10 лет);

· документы постоянного хранения;

· документы долговременного хранения (свыше 10 лет).

Выше рассмотрена полная классификация документов .

Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы :

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней.

Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику, и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками.

Этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ.

Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа.

Контроль исполнения - является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов.

Информационно-справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому-либо вопросу.

Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов.

Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело.

Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота :

· внешний;

· внутренний.

Внешний документооборот - это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений.

Внутренний документооборот - это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению.

В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты :

· централизованный - это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов;

· децентрализованный - это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов;

· смешанный - это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов.

Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением. Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются. Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним.

Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов:

· ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

· ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.

Стандарт ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения предусматривает термины и определения в области архивного дела и делопроизводства. Термины и определения, которые записаны в данном государственном стандарте должны отражаться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования распространяется на управление документами во всех организациях. Он распространяет свое влияние на все форматы документов и на все носители. В стандарте содержаться положения о процессах, которые связаны с документами учреждения, положения об ответственности, процедурах, политике, в нем находятся методические рекомендации по внедрению и проектированию систем управления документом .

Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). К унифицированной системе организационно-распорядительной документации относятся приказы, распоряжения, письма, акты, протоколы, решения. Государственный стандарт предусматривает: требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению, правильное расположение реквизитов. Требования данного государственного стандарта рекомендуемые, но в тоже время обязательные, потому что неправильно оформленный документ может стать причиной задержки работы организации, государственного учреждения, так как неправильно оформленный документ могут неправильно понять и отправить на доработку в то структурное подразделение, откуда он пришел. Правильное оформление документов является важной составляющей работы организации, учреждения с другими структурными единицами, особенно если это касается государственных учреждений, с которыми вы работаете или намерены работать .

ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик является межгосударственным. Страны, которые приняли данный стандарт: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызия, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украина. Данный стандарт устанавливает реквизиты, то есть их содержание, представление, состав, электронных ресурсов, которые являются базой данных .

Делопроизводство в организации либо учреждении - это поток информации, который должен правильно быть оформлен, учтен и зарегламентирован.

У каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки.

К достоинствам делопроизводства относится, в первую очередь, оперативный доступ к необходимым документам. Оперативный доступ к необходимым документам определяет организацию как хорошо организованную, структурированную организацию, с которой легко сотрудничать. Существуют следующие преимущества делопроизводства:

· эффективность управления за движением документов;

· хранение документов по одному виду деятельности в едином месте;

· формирование архива документов.

У делопроизводства существуют как достоинства, так и недостатки. Теперь целесообразно рассмотреть следующие недостатки делопроизводства :

· устаревшая база нормативных документов, регламентирующих деятельность документационного обеспечения и ведения делопроизводства;

· слабая систематизация в подходах к реализации типовых процедур, которая не позволяет быстро исполнять или создавать документы;

· недостаточная оснащённость современными средствами компьютерной техники подразделений, которые связаны с организационно-кадровой работой;

· недостаточная или отсутствие единой коммуникативно-транспортной сети, которая объединяет хранилища документов разных подразделений организации или учреждения;

· применение недостаточно соответствующих норме электронных технологий, которые приводят на разных операциях документа (создания, обработки, хранения и контроля исполнения) к использованию неправильных решений;

· слабая эффективность системы контроля и оперативного реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения.

Классификация документов разнообразна и по объему считается как большая. Взаимосвязь документооборота своеобразна и многие источники конкретизируют ее по-разному. Документооборот как и делопроизводство - это самостоятельные части в учреждении. Документооборот - это движение документов в учреждении, а делопроизводство - это создание или оформление документов в соответствии с требованиями или, по-другому, стандартами. В каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. Что касается документооборота, то идеального нет, а существуют некие усовершенствования по быстрому прохождению пути к адресату. Достоинства и недостатки делопроизводства рассмотрены.

АННОТАЦИЯ

В пособии рассматриваются вопросы документационного обеспечения управления, компьютерных технологий в ДОУ, системы документации, организации документооборота и его анализа. Описаны особенности и правила работы с кадровой документацией и конфиденциальными документами. Приводятся контрольные вопросы и задания к практическим работам.
Предназначено для студентов экономического факультета дневной, вечерней и заочной форм обучения по дисциплине «Делопроизводство и документооборот».

Учебное пособие является электронной версией книги:
Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот. Издание ОмГУ. Омск, 2004.

1. Терминологическая база документоведения
1.1. Основные базовые понятия и термины
1.2. Функции документа
1.3. Системы документации
2. Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению
2.1. Требования к составу реквизитов
2.2. Общие требования к оформлению реквизитов
3. Бланки документов
4. Классификация документов
4.1. Общая классификация документов
5. Организационные документы
6. Распорядительные документы
6.1. Приказ по основной деятельности
6.2. Выписка из приказа
6.3. Постановление, распоряжение и указания
7. Справочно-информационные документы
7.1. Акт
7.2. Протокол
7.3. Докладная записка
7.4. Служебная записка
7.5. Объяснительная и пояснительная записка
7.6. Письмо
7.7. Справка
8. Документы по личному составу
8.1. Приказ по личному составу
8.2. Резюме
8.3. Заявление
8.4. Система хранения кадровых документов
8.5. Трудовая книжка
9. Организация работы с документами
10. Организация документооборота и его основные этапы
10.1. Прием и обработка входящих документов
10.2. Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
10.3. Работа с исходящими документами
11. Анализ документооборота и методы его совершенствования
12. Работа с конфиденциальными документами
13. Компьютерные технологии в делопроизводстве
14. Контрольные вопросы
15. Задания к практическим работам
Заключение
Библиографический список

Введение

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера. В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.

Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить. В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках скопилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводству. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и правильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная «пестрота» мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении.

Оправдавшие себя на практике. рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ – это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее участники.

В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Делопроизводство и документооборот».

Электронная версия книги : [Скачать, PDF, 563.01 КБ ].

Для просмотра книги в формате PDF требуется программа Adobe Acrobat Reader, новую версию которой можно бесплатно скачать с сайта компании Adobe.

В каждой организации создаются документы, отражающие различные стороны ее деятельности: управленческую (планирование, регулирование, контроль и др.), обеспечение необходимыми ресурсами (человеческими, финансовыми, сырьем, материалами, техникой и др.), основную, или производственную, деятельность (торговля, транспортное обслуживание, страхование, банковское обслуживание и др.). Каждая организация осуществляет информационный обмен с другими организациями, получая различные документы (деловые письма, договоры, протоколы, акты и др.). Чтобы деятельность организации была эффективной, а работа с документами упорядоченной и организованной, в организации создается система делопроизводства.

Определимся с терминами

Под системой делопроизводства мы понимаем совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

Делопроизводство – это сложноорганизованная система, поэтому для эффективной организации работы недостаточно раскладывать документы по папкам и хранить их в шкафах или в столах. Документы нужно систематизировать, регистрировать, контролировать их исполнение, определять сроки их хранения, формировать в дела, сдавать на хранение в архив или уничтожать после того, как они утратили ценность и истек установленный нормативными актами срок их хранения. И все это нужно делать, руководствуясь определенными принципами, по определенным правилам, чтобы в любой момент времени можно было найти необходимый документ и чтобы этот документ мог быть использован как правовое основание для принятия управленческих решений, как доказательство в суде или с иной целью.

По определению, зафиксированному в п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Практически аналогичное определение закреплено в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: управление документами (records management) – совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций» (п. 3.20).

Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации. Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (документоведом, делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.

Обратите внимание Говорить о том, что в организации существует система делопроизводства, можно, на наш взгляд, в том случае, если: между работниками организации распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование документов) и определена ответственность за их несоблюдение; организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение; налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск документов; исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела.

Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями.

Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации.

Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ).

Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации.

• Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);
• Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);
• Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Поскольку разработка Инструкции по ДОУ – это достаточно сложная задача, и с первого раза может не получиться удовлетворительного со всех точек зрения варианта Инструкции, можно рекомендовать сначала разработать и утвердить временную Инструкцию по ДОУ. Работа с временной Инструкцией позволит проверить ее положения, выявить слабые места, и после соответствующей доработки Инструкция по ДОУ может быть утверждена уже как постоянная.