Корректировка остатков отпусков в 1с зуп 8.3. Ввод начальных остатков отпусков. Ввод начальных остатков отпусков документом Начальная штатная расстановка
В ЗУП 3.1 усовершенствован принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации. Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.
Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.
В ЗУП 3.1 при вводе остатков отпусков в документе "Начальная штатная расстановка" появилась возможность указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.
Начальные остатки отпусков
Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают случаи, когда на момент начала учета сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. В таком случае нужно ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ Ввод остатков отпусков.
Внимание! По умолчанию этот документ не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела "Главное").
![](https://i2.wp.com/1c.5547.ru/upload/medialibrary/993/99355410892097bcec2a6b23d70e1638.png)
![](https://i1.wp.com/1c.5547.ru/upload/medialibrary/4e5/4e55dbd52394f2d8a8523622a3e8a938.png)
Отчеты по остаткам отпусков в 1С ЗУП 3.1
Остатки отпусков всех сотрудников можно вывести в отчетах в разделе кадровых отчетов.
В ТК РФ за каждым работником закреплено право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней. Некоторым категориям работникам положены также дополнительные ежегодные отпуска. Расчет остатков положенных работникам ежегодных отпусков в программе ЗУП 3.1 ведется автоматически.
В этой статье разберем, как посмотреть остатки отпусков в программе 1С 8.3 ЗУП 3.1, как ввести начальные остатки отпусков, а также рассмотрим, почему может появляться ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков», и как ее устранить.
Где посмотреть остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП 3.1
Остаток дней отпуска в ЗУП 3.1 можно посмотреть:
- В карточке сотрудника.
- В кадровых отчетах по остаткам отпусков.
- В документах Отпуск , Увольнение .
Как посмотреть остатки отпусков из карточки сотрудника
Узнать текущие остатки отпуска из карточки сотрудника можно двумя способами.
Отчеты по остаткам отпусков
В разделе Кадры – Кадровые отчеты присутствуют несколько отчетов, которые позволяют получить остатки отпусков на любую заданную дату.
![](https://i0.wp.com/buhexpert8.ru/wp-content/uploads/2018/11/image005-30.png)
Ссылка Как сотрудник использовал отпуск
Информацию об остатках дней отпуска для сотрудника можно быстро запросить при вводе приказа на отпуск непосредственно из документа Отпуск . Для этого используется ссылка Как сотрудник использовал отпуск . По щелчку на нее выводится Справка об остатках отпусков сотрудника на дату начала отпуска:
Как быстро посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП 3.1 смотрите в нашем видео:
Как внести остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП
Остатки отпусков в 1С 8.3 ЗУП могут вводиться двумя документами: Начальная штатная расстановка и Ввод остатков отпусков .
Ввод начальных остатков отпусков документом Начальная штатная расстановка
Если работа в 1С ЗУП 3 начата после перехода из прошлых версий и при этом для перехода использовался рекомендованный вариант переноса данных, то при переходе в программе сформировался документ . Этим документом зарегистрировались и начальные остатки отпусков.
Информация об остатках отпуска содержится в графе Отпуска :
В табличной части Права на отпуск должны быть отражены все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков и указано количество дней в год для каждого вида отпуска.
В табличной части вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Количество дней должно быть рассчитано на дату начала эксплуатации.
Правила расчета и ввода начальных остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП разобраны далее в статье.
Документ Ввод остатков отпусков
Документ Ввод остатков отпусков может служить для ввода начального остатка отпуска на произвольную дату.
Список документов Ввод остатков отпусков открывается из раздела Главное — Остатки отпусков . Чтобы ссылка отображалась в интерфейсе, необходимо выполнить Настройку навигации для этого раздела:
Также создать новый документ можно из карточки сотрудника по ссылке Оформить документ – Отсутствия – Ввод остатков отпусков :
Структура документа и правила его заполнения аналогичны описанным выше для формы ввода остатков отпусков в документе Начальная штатная расстановка :
- в табличной части Права на отпуск – указываются все положенные сотруднику виды ежегодных отпусков с указанием годового количества дней отпуска;
- в табличной части Остатки отпусков по рабочим годам — вводятся остатки по каждому виду отпуска в разрезе рабочих лет. Остатки следует вводить по состоянию на Дату остатков , указанную в шапке документа.
Правила ввода остатков отпусков в 1С ЗУП 3.1
1. Остатки вводятся на указанную дату, при этом достаточно ввести остатки только за те прошедшие рабочие годы, по которым имеются ненулевые остатки и обязательно ввести остаток за текущий рабочий год.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- За рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – остаток 6 дней;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – накопленный на 01.01.2019 остаток 9,33 дня (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33).
Рабочий год с 15.09.2016 по 14.09.2017 в таблице указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год, по которому не имеется остатка отпуска.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- Рабочий год с 15.09.2017 по 14.09.2018 – указывать не нужно, так как это прошедший рабочий год и остатка отпуска по нему нет;
- За рабочий год с 15.09.2018 по 14.09.2019 – укажем остаток 2,33 (с 15.09.2018 по 01.01.2019 3 месяца и 15 дней, значит в расчет берем 4 месяца. 2,33*4=9,33. 7 дней использовано. 9,33-7=2,33).
В итоге сформированный документ будет выглядеть так:
2. Если сотрудник использовал отпуск авансом, то количество дней остатка нужно указывать с минусом.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
![](https://i0.wp.com/buhexpert8.ru/wp-content/uploads/2018/11/image029-5.png)
3. Если на дату ввода остатков остаток отпуска за текущий рабочий год нулевой, то нужно ввести рабочий год, а количество дней отпуска не указывать.
В табличной части Остатки отпусков по рабочим годам следует указать:
- За рабочий год с 26.12.2016 по 25.12.2017 – ничего указывать не нужно;
- За рабочий год с 26.12.2017 по 25.12.2018 – укажем остаток 7 дней;
- За рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019 – укажем рабочий год, а остаток оставим нулевым (с 26.12.2018 по 01.01.2019 менее 15 дней, право на отпуск еще не заработано.)
Почему возникает ошибка «Последний период остатков отпуска должен захватывать дату остатков» и как ее исправить
Зачастую, при вводе остатков отпуска пользователи сталкиваются с ошибкой:
Последний период остатков отпуска «Основной» должен захватывать дату остатков:
Дело в том, что последний рабочий год, за который вводятся остатки отпуска, должен быть согласован с датой ввода остатков: дата ввода остатков должна принадлежать именно этому году.
Например, такая ошибка будет возникать, если в условиях примера 4, рассмотренного выше, не ввести нулевой остаток отпуска за рабочий год с 26.12.2018 по 25.12.2019:
Для исправления ошибки надо скорректировать документ таким образом, чтобы последний введенный рабочий год содержал дату ввода остатков.
В рассматриваемом примере в таблицу Остатки отпусков по рабочим годам
необходимо добавить строку с рабочим годом, включающим дату ввода остатков. Количество дней отпуска следует оставить пустым, поскольку на дату остатков за этот рабочий год еще не накоплено ни одного дня отпуска:
В данной статье рассматривается процесс актуализации информации об остатках отпусков в программе в том случае, если с момента приема работники использовали свои отпуска, но в программе эти факты не отражены должным образом. В первой части рассматривается механизм расчета остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника, если не вводились остатки. Во второй части рассматривается процесс ввода остатков отпусков прошлых лет и расчет остатков на текущую дату с учетом введенных остатков. В третьей части рассматривается отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.
Остатки отпусков открываются из Рабочего стола, закладка «Кадровый учет», кнопка «Остатки отпусков»
Рассмотрим остатки отпусков сотрудника «Шорин Виктор Андреевич», дата приема на работу – 01.06.2009, рабочий год – с 01.06 по 31.05, текущий остаток отпуска – 173 дня:
Остаток отпуска нигде в программе не хранится, а рассчитывается в момент открытия этой формы.
Данными для расчета остатка отпуска для сотрудника являются:
1. Количество дней отпуска в год
2. Данные ручного редактирования остатков отпусков прошлых лет
3. Дата приема сотрудника на работу
4. Текущая дата (или дата, указанная в поле «Дата остатка отпусков»)
Принцип расчета остатков для выделенного сотрудника отображается в разделе «Остатки отпусков прошлых лет» и меняется в зависимости от введенных данных.
Часть 1. Расчет остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника.
В нашем примере по сотруднику «Шорин» видим остаток 173 дня и принцип расчета остатка – рассчитывать, начиная с даты приема. Это значит, что программа определила количество дней отпуска в год (28 дней, по умолчанию), количество отработанных месяцев (с 01.06.2009 по текущую дату (23.07.2015) =6 лет и 2 месяца = 74 месяца; месяц считается отработанным, если в нем отработано 12 рабочих дней) и вычислила остаток по формуле:
ОстатокОтпуска = КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12
Для сотрудника «Шорин» остаток получился 172,6666666666667. Это число округляется всегда в большую сторону до 173.
Количество дней отпуска в год определяется в карточке должности сотрудника, либо задается индивидуально для сотрудника в «Остатках отпусков» по кнопке «Изменить количество дней отпуска в год»
В этой части мы выяснили, как рассчитывается остаток отпуска, начиная с даты приема. Теперь разберемся с вводом остатков отпуска.
Часть 2. Ввод остатков отпусков.
Форма ввода остатков открывается из «Остатков отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска»
В подсказке видим, что когда остатки введены, то программа будет рассчитывать остатки для всех рабочих лет, следующих за последним рабочим годом, на который заполнены остатки.
Есть 2 способа ввода остатков: простой и детальный.
Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован полностью. Т.е. вводится только остаток на последний день последнего рабочего года (в нашем примере с «Шориным» это будет 31.05.2015).
Предположим, остаток равен 14 дням. Тогда на форме указывается дата и количество дней, затем кнопка «Ок». Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали – то придется повторить ввод остатков).
В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»:
А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням. Это число получается в результате следующего расчета:
Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;
КоличествоДней – это введенное нами число остатка на 31.05.2015.
ОтработаноМесяцев – начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас - с 31.05.2015 по 23.07.2015).
КоличествоДнейОтпускаВГод – заданное для должности или для сотрудника (у нас – 28 дней).
У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.
Рассмотрим детальный способ ввода остатков.
Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.
Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму:
В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле:
Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;
В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.
Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск. Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе.
Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.
Но мы рекомендуем для отражения отпуска за текущий рабочий год не использовать документ «Корректировка записей регистров», а пользоваться обычным отпуском. Проверьте в настройках параметров учета каким способом списываются фактические отпуска. Это может быть либо кадровый приказ «Отпуск организации», либо расчетный документ «Начисление отпуска»:
В нашем примере остатки уменьшаются кадровыми приказами.
Предположим, что сотрудник «Шорин» в текущем году (с 31.05.2015 по текущую дату (23.07.2015)) уже успел сходить в отпуск на 14 дней, а в программе это никак не отражено. Т.е. в остатках отпусков должен быть остаток не 35, а 21 день.
Для этого создаем документ «Отпуск организации» из меню «Кадровый учет» - «Отпуска». Заполняем, как показано на картинке.
После проведения документа смотрим остатки отпусков:
Получается 21 день, что соответствует действительному остатку отпуска на текущую дату с учетом остатков прошлых лет и использованного отпуска в текущем рабочем году.
Остатки отпусков в 1С ЗУП
Каждый сотрудник любой организации на территории Российской Федерации согласно законодательству имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме того, в некоторых случаях, у сотрудника организации может быть дополнительный отпуск, к примеру, из-за не нормируемого рабочего дня. Также сотрудник может воспользоваться правом не ходить в отпуск, а компенсировать его в денежном эквиваленте, либо использовать его частично. Вследствие последнего, возникают остатки отпусков, которые необходимо учитывать, чему и будет посвящена данная статья. В случае не предоставления отпуска более двух лет на предприятие может быть наложен штраф. Первым делом в программе необходимо проверить соответствующие настройки. Для этого перейдем в раздел “Настройки” и выберем пункт “Настройки зарплаты”. По ссылке “Настройка состава начислений и удержаний” и в ней перейдем в раздел “Отпуска”.
Мы рады представить Вам видео-версию этой статьи:
В данном окне есть возможность установить какие отпуска будут учитываться в программе. Далее вернемся в раздел “Настройки” и выберем пункт “Виды отпусков”. Здесь будут перечислены все виды отпусков, которые есть в программе. При необходимости мы можем добавить новый вид отпуска по кнопке “Создать” в шапке.
Откроется форма, в которой необходимо указать наименование вида отпуска, в нашем примере он будет являться ежегодным и предоставляться постоянно 5 дней в год. В программе расчет дней отпуска ведется автоматически, после того как сотрудник принят на работу. Для этого оформляется документ “Прием на работу”.
В поле “Дата приема” указывается с какого числа будет рассчитываться отпуск и также в правой части документа указано какие виды отпуска есть у этого сотрудника.
Для отражения корректировки остатков отпусков необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Работа с кадрами”. Далее создать документ “Ввод остатков отпусков”.
Далее заполняем созданный документ. Указываем организацию и сотрудника, дату ввода остатков. В верхнюю табличную часть добавляем виды отпусков, а в нижней указываем рабочий период и остаток количества дней каждого отпуска, если их несколько. После, чего в верхней табличной части поле “Остаток” заполнится автоматически.
Помимо этого, возможны случаи, если организация только перешла на систему учета 1С, но при этом у работника уже имеются остатки отпусков. Чтобы внести информацию об остатках необходимо выбрать раздел “Главное” и в нем выбрать пункт “Данные на начало эксплуатации”. После чего создать документ “Начальная штатная расстановка”. И заполнить остатки аналогично как в документе “Ввод остатков отпусков”.
Также при создании документа “Отпуск” можно посмотреть количество оставшегося отпуска. Для этого достаточно перейти по ссылке “Как сотрудник использовал отпуск”.
После чего будет сформирован печатный документ с информацией по остаткам дней отпуска.
В программе имеется специальный отчет, который также позволяет посмотреть остатки отпусков сотрудников. Для этого необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Кадровые отчеты”.
Сформируем отчет “Остаток отпусков” по всем организация и сотрудникам.
Данные инструменты позволяют вносить, корректировать и отслеживать остатки отпусков сотрудников.
Если у Вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.
Ручной ввод остатков не типичный процесс для пользователей редакции 1С: Зарплата и управление персоналом 2.5. Это весьма трудоемкое занятие, особенно если в организации работает много сотрудников.
Чаще всего встречается два варианта переноса данных:
- организация переходит с 1С: ЗиК 7.7 - для этого применяется типовой механизм переноса данных
- в организации раньше вели учет вообще не в 1С - скорее всего, для такого случая пишется обработка переноса данных.
Однако процесс ввода остатков вручную, необходим для правки результатов типового переноса, которая также выполняется в ручном режиме.
Пример – ввод остатков на начало года
Для ввода остатков нам нужен документ - “Перенос данных”. Он находится в меню – Операции - Документы... - Перенос данных.
В новом документе нужно установить период регистрации предшествующий текущему, дату конца предыдущего месяца и на закладке “Регистры накопления” добавить необходимые регистры.
Взаиморасчеты с сотрудниками организаций
Для ввода долгов по зарплате сотрудников предназначен регистр “Взаиморасчеты с сотрудниками организаций”. Если организация должна сотруднику, то вводится запись с видом движения – Приход, если нет - Расход.
Последние три колонки заполняются при регистрации долга перед организацией (необязательно).
Взаиморасчеты с депонентами организаций
Если есть зарплата на депоненте, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.
При вводе задолженности по депонентам нужно указать, по какой ведомости возникла задолженность. Для этого сначала нужно сформировать документ “Зарплата к выплате организаций”.
НДФЛ расчеты с бюджетом
В случае задолженности перед бюджетом по уплате НДФЛ, то нужно сделать записи с видом движения “Приход”.
НДФЛ к зачету
Если есть суммы переплаты НДФЛ по сотруднику, нужно ввести записи с видом движения – Приход.
Такая ситуация возникает когда у сотрудника удержали НДФЛ больше, чем должны. Это происходит в тех случаях, когда сведения о налоговых вычетах регистрируются “задним числом”.
Если возникла такая задолженность, нужно сделать следующую запись:
Погашение займов сотрудниками организаций
Для ввода остатков по непогашенным займам сначала нужно ввести документ “Договор займа с сотрудником”, в котором указать данные действовавшие на момент получения займа.
Например, если сотрудник брал в сентябре 50000 руб. под 10% на 5 месяцев, то в документе нужно указать следующее:
После этого в документе “Перенос данных” сделать запись с видом движения “Расход” на сумму, которую сотрудник уже погасил к моменту ввода остатков.
В записи указать период, предшествующий вводу остатков, ранее введенный договор займа и сумму погашения.
Все остальные данные, необходимые для расчета можно ввести при помощи соответствующих документов:
- Для учета невыходов переходящих на первый месяц начисления - больничные, отпуска и оплаты по среднему заработку.
Ввод остатков в середине отчетного периода
Если остатки вводятся не с начала года, то придется вводить данные для расчета НДФЛ и Страховых взносов, а также сведения по больничным и отработанному времени.