Корректировка налоговых регистров в 1с 8.3. «Корректировка записей регистров» и другие способы редактирования записей. Требования к внешней обработке – действию

Учимся работать с регистрами (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)

2016-12-08T13:50:45+00:00

Дорогие читатели, в этом уроке я хочу затронуть крайне важную тему при работе в 1С:Бухгалтерия 8.3 - Регистры .

Сразу покажу на небольшом примере почему это так важно.

Пусть у нас есть начисление заработной платы за январь:

В начале февраля мы создаём ведомость на выплату зарплаты из кассы и нажимаем кнопку "Заполнить":

И получаем следующее:

Но ведь за январь:

• Начисление 50 000 рублей
• НДФЛ 6 500 рублей
• Итого к выплате 43 500 рублей

Где закралась ошибка? Что пошло не так? Неужели теперь всегда вводить сумму к выплате вручную?

Опытный бухгалтер тут же сделает оборотно-сальдовую ведомость по 70 счёту:

И будет в ещё большем недоумении, потому что по данным отчёта к выплате выходят всё те же 43 500! И откуда же взялись лишние 5 000 рублей?

Причём такая ситуация (с любыми расчётами) может произойти как в "тройке", так и в "двойке".

Сегодня я попытаюсь приоткрыть завесу тайны - почему же иногда программа ведёт себя так странно. Я расскажу как в таких случаях находить и устранять ошибку. Ближе к концу статьи мы разберёмся - откуда же взялись эти самые 5 000 рублей.

Итак, поехали!

Учимся видеть регистры

При проведении документов 1С:Бухгалтерия 8 делает проводки по бухгалтерским счетам (кнопка ДтКт у любого документа):

Именно на основании этих проводок строятся все бухгалтерские отчёты: Анализ счёта, Карточка счёта, Оборотно-сальдовая ведомость...

Но есть огромный пласт данных, которые пишутся программой параллельно с проводками и используются для всего остального: заполнение КУДИР, книги покупок и продаж, регламентированной отчётности... заработной платы к выплате , наконец

Как вы уже, наверное, догадались этот пласт называется регистрами , вот он:

Я сейчас не буду вдаваться в подробности описания самих регистров, чтобы не запутать вас ещё больше.

Скажу лишь, что нам просто жизненно необходимо постепенно учиться "видеть" движения по этим регистрам, чтобы лучше понимать и, когда надо, корректировать поведение программы.

Давайте присмотримся к регистру "Зарплата к выплате" - именно он имеет смысл для решения нашей проблемы с лишними 5 000:

Мы видим две записи по этому регистру, сделанные в приход, то есть в плюс. Если пролистать экран в право, то мы увидим в первой строчке сумму к выплате "-6 500", а во второй "50 000".

Остаток по этому регистру -6 500 + 50 000 равен 43 500, который и должен попасть в документ "Ведомость на выплату из кассы", когда мы нажимаем на кнопку "Заполнить".

Ещё раз повторюсь - ведомость на выплату определяет нашу задолженность по заработной плате перед сотрудником не по 70 счёту, а по регистру "Зарплата к выплате" .

Получается мы знаем, что зарплата к выплате заполняется на основании этого регистра, но даже видя записи регистра не можем понять что не так.

Скорее всего мы не видим всей картины (может быть существуют другие записи по этому регистру) и напрашивается некий инструмент для анализа регистра подобный бухгалтерским отчётам.

Учимся анализировать регистры

И такой инструмент есть, он называется "Универсальный отчёт ".

Переходим в раздел "Отчеты" пункт "Универсальный отчёт":

Выбираем тип регистра "Регистр накопления", регистр "Зарплата к выплате" и нажимаем кнопку "Сформировать":

Получилось не очень информативно:

Всё потому, что требуется предварительная настройка отчёта, нажимаем кнопку "Показать настройки" и на закладке "Группировка" добавляем поле "Сотрудник":

На закладке "Отборы" делаем отбор по нашей организации:

Нажимаем кнопку "Сформировать":

Вот это уже более интересно. Видим остаток к выплате нашему сотруднику те самые 48 500 рублей!

Снова заходим в настройки отчёта и добавляем на закладку "Показатели" новое поле "Регистратор":

Снова формируем отчёт:

Вот теперь мы прекрасно видим, что 5 000 появились как результат операции (видимо ввода остатков) 31 декабря 2014 года.

И нам нужно либо изменить эту операцию, либо вручную откорректировать регистр "Зарплата к выплате" и закрыть эти 5 000 рублей, например, 31 декабря 2015 года.

Давайте пойдём вторым путём. Итак, наша задача - сделать так, чтобы на начало 2016 года по регистру "Зарплата к выплате" не было нашей задолженности перед сотрудником.

Это делается ручной операцией.

Учимся корректировать регистры

Заходим в раздел "Операции" пункт "Операции, введенные вручную":

Создаём новую операцию концом 2015 года:

Из меню "Ещё" выбираем пункт "Выбор регистров...":

Указываем регистр "Зарплата к выплате" и нажимаем ОК:

Переходим на появившуюся закладку регистра и делаем расход на 5 000 рублей:

Этим самым мы как бы отнимаем от регистра 5 000 рублей по сотруднику, чтобы выйти на ноль к началу 2016 года.

Проводим операцию и заново формируем универсальный отчёт:

Всё получилось! Видим, что наша ручная операция от 31.12.2015 вывела остаток в ноль и зарплата к выплате после начисления равна ожидаемым 43 500.

Замечательно. И сейчас мы проверим это в ведомости на выплату.

Но прежде я хочу обратить ваше внимание на ещё один важный момент:

Обратите внимание, что остатки на начало и на конец по группировке "Сотрудник" показывают ерунду. Это никакая не ошибка, это нюанс, который нужно учитывать, связанный с архитектурными особенностями 1с.

Запомните. В том случае, если универсальный отчёт выводится с детализацией до документа (регистратора) - остатки по группировкам будут показывать ерунду.

Если нам требуются остатки по группировке сотрудник - нужно сначала удалить из настроек добавленный нами показатель "Регистратор".

Регистры накопления составляют основу учёта числовых значений. Они накапливают и содержат такие направления информации, как планирование, взаиморасчёты, складской учёт.

Сведения о регистре накопления

Регистр представляет собой таблицу (по типу Excel), содержащую всю необходимую информацию об оборотах компании. Поступления, списания и остатки хранятся в одном месте, что упрощает процесс постройки отчёта. Благодаря такой постройке работы руководство может оперативно просматривать нужную информацию и принимать быстрые координационные решения.

Существует два вида регистров накопления: обороты и остатки. Обороты отвечают за поступление и реализацию объёма продаж. Остатки контролируют систему остаточного регистра.

Остатки напрямую зависят от оборотов. При заполнении реализации программа автоматически считывает продажи товаров, и вносит изменения в графу "Остаток".

Как произвести запись

Для того, чтобы сделать запись в регистр накопления, необходимо пройти несколько этапов:

• Выбрать необходимую таблицу;
• Выбрать нужный раздел;
• Внести записи;
• Сохранить данные.

Система довольна проста и содержит в себе всего несколько шагов. Это значительно упрощает работу с документами и позволяет хранить всю информацию в одном месте.

Корректировка записей

Для внесения изменений служат стандартные программы. Для корректирования необходимо воспользоваться документом "Операция", в табличной части выбрать нужный раздел и внести требуемые изменения.

‎Где найти регистр накопления в системе

Регистры накопления являются программистскими объектами. Найти данную программу можно в пользователе "Администратор" в меню "Операции".

Обычные пользователи не работают с такими программами, а только считывают результаты и изменения в отчётах.

Регистры накопления являются очень важным механизмом в системе учёта. При правильном и точном заполнении они упрощают работу сотрудников с приходами и расходами компании, помогают в принятии мгновенных решений, облегчают систему постройки отчётов и заполнения различной документации.

Ранее в конфигурации был еще документ «Корректировка записей регистров», но в последних релизах данный функционал полностью заменен «Операцией».

Иногда возникают такие ситуации, когда нет подходящего документа для формирования нужной проводки.

Например, в моей базе данных я даже не стал искать документ, который сформирует мне проводки по .

Я сразу зашел в раздел «Операции, введенные вручную» и сформировал проводку 75.01 – 80.09:

Расскажу по порядку, как это делается.

В форме списка операций нажимаем кнопку «Создать».

Нам откроется список, в котором присутствуют три пункта:

• операция — это ручная операция для произвольной корректировки регистров;
• – сторнирует любой существующий документ любой датой;
• типовая операция – выбирается из ранее внесенных шаблонов операций.

Произвольная корректировка

Итак, создаем операцию, внесенную вручную. Указываем содержание операции (необязательно, но самим же потом пригодится) и общую сумму операции. Не забываем про дату операции.

Заполняем, соответственно, дебет, кредит и субконто для каждого из них. Здесь указываем сумму уже самой проводки. Кстати, в последних релизах общая сумма операции считается сама путем сложения сумм проводок, но ее можно редактировать.

Нажимаем кнопку «Записать и закрыть». После этого данный оборот по введенным счетам будет попадать и в оборотно-сальдовую ведомость и отражаться в балансе.

Вот такой гибкий и удобный инструмент имеется под рукой у бухгалтера.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Сторно документа

Может понадобиться, когда необходимо отменить движения определенного документа в закрытом периоде. Заполняется документ еще проще, чем обычная операция:

1. Создаем новый документ.
2. Указываем организацию.
3. Выбираем сторнируемый документ. Нюанс в том, что сначала надо выбрать тип документа (например, реализация товаров), а затем уже конкретный документ из списка.

После выбора документа 1С 8.3 автоматически заполнит проводки со знаком «минус»:

Обратите внимание, что Вы можете корректировать данные, если считаете, что нужно сделать сторно не на все проводки документа.

Типовые операции

Типовая операция — очень удобный функционал, который позволяет запомнить шаблон проводок для хозяйственных операций, который используется в учете регулярно.

Рассмотрим пример: необходимо сделать шаблон типовой операции, которым мы бы смогли начислять налог ЕНВД раз в квартал.

Для начала заполним справочник «Типовых операций». В интерфейсе он находится на вкладке операции:

Заполним новый вид операции, назовём его «Начисление ЕНВД»:

Обратите внимание, аналитику и сумму будущего шаблона можно заполнить сразу, а можно оставить это поле как «Параметр», который будет заполняться в момент ввода операции:

В нашем случае сумма налога и субконто постоянны, поэтому я поставил фиксированные значения.

После того как шаблон готов, можно переходить к созданию проводок на его основе. Это можно сделать как из формы списка документов «Операции», так и непосредственно из нашего шаблона — «Типовой операции»:

После нажатия на «Ввести операцию» 1С 8.3 сформирует нам новый документ, где нам останется заполнить лишь дату и организацию. После чего нажать на кнопку «Заполнить»:

Документ готов! В следующий раз, чтобы сделать этот документ, понадобится максимум 20 секунд.

Корректировка проводок непосредственно в документе

Почти каждый документ в программе формирует записи в бухгалтерский регистр. Но иногда проводки формируются некорректно. Это может зависеть от ряда причин:

• неверная настройка программы;
• неверно заполнен документ;
• ошибка в программе.

Рассмотрим пример, с которым столкнулся я лично. У меня не закрывался месяц. Ошибка выходила примерно такая: «Не указано подразделение в операции Начисление амортизации».

Причем операция эта создается автоматически (). Подразделение у меня везде указано. Вопрос: «Что делать?».

Документ предназначен для корректировки записей регистров накопления, сведений и для ввода остатков.

По кнопке «Настройка состава регистров» верхней командной панели формы открывается форма настройки состава регистров. Флажками отмечаются те регистры, записи по которым планируется ввести.

На форме документа появляются закладки, соответствующие выбранным регистрам.

В табличные поля на закладках вводятся необходимые данные. Табличные поля поддерживают множественное выделение строк.

Документ содержит сервис автоматического заполнения движений.

Сервис становится доступным при установке флажка «Использовать заполнение движений» на закладке «Заполнение движений» . При этом становится видимой табличная часть «Заполнение движений» .

В документе в табличной части «Заполнение движений» указываются выполняемые действия, документы, на основании которых они выполняются и примечания.

Колонка «Действие» обязательно должна быть заполнена.

Действия могут быть предопределенными (включенными в состав типового решения) и подключаемыми (внешними обработками).

В состав предопределенных действий включены:

- «Сторно движений документа» - создаются движения по регистрам накопления и регистрам бухгалтерии аналогичные движениям указанного документа, но с отрицательными значениями. Если сторнируемый документ имеет движения по регистрам сведений или регистрам расчета, эти движения будут проигнорированы.

Колонка «Документ» может быть не заполнена, если она не требуется для выполнения указанного действия.

При нажатии на кнопку «Заполнить движения» для каждой строки табличной части «Заполнение движений» выполняются указанные действия и, при необходимости, заполняются движения регистров накопления, регистров сведений и регистров бухгалтерии. Заполненные движения регистров отображаются на соответствующих закладках.

После заполнения движения можно отредактировать или удалить.

При повторном нажатии на кнопку «Заполнить движения» задается вопрос об очистке уже существующих движений регистров. В случае положительного ответа созданные документы очищаются и в результате выполнения указанных действий их движения заполняются заново.

Подключение внешних обработок

Подключаемое действие представляет собой внешнюю обработку, которая подключается через справочник «Дополнительные внешние обработки по заполнению табличных частей» .

В модуле обработки обязательно должна присутствовать экспортная процедура

Инициализировать(ОбрабатываемыйДокумент, КорректировкаЗаписейРегистров, ДействиеНеВыполнено) Экспорт

КорректировкаЗаписейРегистров - документ-объект «Корректировка записей регистров» , в который необходимо добавлять корректирующие движения по регистрам накопления, регистрам сведений и регистрам бухгалтерии;

ДействиеНеВыполнено - переменная, в которую следует установить «Истина» , при возврате из действия до его завершения. Пользователю будет выдано сообщение с номером строки табличной части «Заполнение движений» , действие в которой не выполнено.

В табличной части «Заполнение движений» не обязательно указывать обрабатываемый документ (например, для алгоритмов, создающих движения регистров не на основании данных документов). Поэтому контроль заполнения обрабатываемого документа необходимо проводить непосредственно в модуле внешней обработки.

Программа 1С позволяет проводить корректировки регистров. Сразу необходимо сказать, что регистрами признается набор записей, формируемых документом проводок и записей. Корректировка регистров в программе возможна двумя способами:

• Операциями, введенными вручную;
• Через документ, формирующий проводки.

Ручная операция

В случаях, когда программа не имеет документов, обеспечивающих объективное отражение проводимых операций, например, с уставным капиталом, операции проводятся в ручном режиме. Для этого требуется перейти в раздел «Операции, введенные вручную», после чего создать проводку Дебет 75.01 Кредит 80.09.

Для этого первоначально необходимо зайти в меню «Операции» — «Бухгалтерский учет» — «Операции, введенные вручную».

В списке операций требуется нажать на кнопку «Создать». После этого пользователю открывается отдельный список, представляющий три пункта:

• Операция – ручные действия для введения корректировок в регистры;
• Сторно документа – позволяет сторнировать документы на любую из дат;
• Типовая операция – выбираемая из набора существующих шаблонов.

Произвольная корректировка

При создании в ручном режиме операции требуется отразить ее содержание и сумму, а также дату создания. После этого посредством кнопки «добавить» поля вносятся в табличную часть документа. Для каждой из строк требуется внести данные по дебету, кредиту и сторно. Указывается и сумма, отражаемая в проводке. Итоговая сумма в программе формируется автоматически на основе сложения сумм, указанных в построчных значениях. При необходимости доступна ее ручная корректировка.

Завершается операция кнопкой «Записать и закрыть». После этого оборот отразится, и в оборотно-сальдовой ведомости и в балансе.

Сторно документа

Потребность в сторно возникает в ситуациях, когда необходимо провести отмену движения документа в рамках определенного временного интервала. Заполнить данный документ не представляет никакой сложности. Для этого необходимо:

• Создать новый документ;
• Выбрать организацию;
• Выбрать документ для сторнирования, причем изначально выбирается тип документа, а затем уже непосредственно документ.

В случае, если сторнирование необходимо только для части существующих проводок, пользователь имеет возможность проведения соответствующих корректировок.

Типовые операции

Типовые операции обладают высоким удобством применения, позволяя единожды создать шаблон, и возвращаясь к нему в дальнейшем в случае необходимости. Например, можно создать шаблон, обеспечивающий проведение операции начисления налога ЕНВД на ежеквартальной основе.

Первоначально потребуется заполнение справочника «Типовые операции». Доступ к нему осуществляется через раздел «Операции».

Создается новый вид операции под названием «Начисление ЕНВД»

Аналитика и сумма шаблона могут быть заполнены пользователем в процессе создания шаблона. Если же установить значение «Параметр», указанные поля будут заполняться отдельно при каждом следующем применении шаблона.

С учетом того, что сумма в рассматриваемом примере остается стабильной, указать ее можно еще в процессе создания шаблона. Если шаблон готов, требуется перейти к созданию непосредственно проводок. Выполнить работу можно, как из шаблона, так и через список документов «Операции».

После того, как пользовать нажимает на кнопку «Ввести операцию», система автоматически создает новый документ, требующий от пользователя только внесения даты и организации, кликнув после этого на кнопку «Заполнить».

На этом все. В случае, если через время подобный документ потребуется сделать еще раз, за счет наличия шаблона на его генерацию уйдет всего несколько секунд.

Корректировка проводок непосредственно в документе

В отдельных случаях при создании документов и их проведении происходит некорректное оформление проводок. Причин этого несколько: ошибки в настройках, ошибки в документе, программные ошибки.

В качестве пример можно рассмотреть ситуацию на конец месяца, когда система выдает уведомление следующего содержания: «Не указано подразделение в операции Начисление амортизации». При этом сама операция проводится системой автоматически и включает в себя при просмотре весь набор необходимых данных. Как поступить в подобной ситуации?

На практике ничего сложного предпринимать не потребуется. Достаточно найти данную операцию и войти в режим просмотра проводок.

После этого пользователю открывается окно следующего вида:

Не сложно заметить, что в графе «Подразделение» пустота, но имеется флажок, указывающий на ручную корректировку. После его установки можно без проблем внести необходимые изменения. Проблема с закрытием месяца успешно решена.

Необходимо отметить тот факт, что ручные изменения не являются вечными. В случае, если документ был повторно проведен или по новой запущены регламентные операции, вносить ручные корректировки потребуется вновь.