Как заполняется реестр сдачи документов. Реестр переданных документов образец бланк. Указанные возможности реализованы в программе
В любом делопроизводстве ключевым фактором являются документы.
На протяжении своей жизни, документы проходят множество этапов,– от заполнения и сортировки, до занесения их в архив.
В том случае, если их количество довольно-таки внушительное, необходимо составлять реестр документов. Если быть точнее, то необходим письменный перечень для лучшего функционирования компании и удобства поиска необходимого документа.
Понятие реестра документов и правовое регулирование вопроса
Под понятием реестр документов подразумевается список или иными словами перечень документации, которая подлежит хранению. По требованию, любой из документов выдается на определенный период, четко под запись.
Законодательные акты, которые четко регламентируют оформление, хранение, в том числе и составление реестра документов, включают в себя:
- Закон РФ “О порядке ведения реестра документов для ООО”, в котором четко описана форма сохранности всей документации, а также ведение реестра;
- Закон РФ “ О реестре ”, согласно которому все документы, в том числе и других ценных документов, подлежат включению в реестр документов для обеспечения их сохранности.
Назначение
В первую очередь реестр документов служит для того, чтобы существенно упростить работу всем сотрудникам, которые работают непосредственно с этой документацией.
Само определение реестра означает журнал , в котором заносятся все документы (как входящие, так и исходящие).
Реестр документов по праву считается одним из ключевых моментов в любом архиве.
Реестр должен включать в себя грамотную опись, в которой по желанию можно за короткий срок отыскать необходимый документ, а также главную информацию о том, что в нем непосредственно находится.
Более того, благодаря реестру можно быстро узнать местоположение документа (кому выдан и на какой период).
Исходя из этого, основными функциями реестра принято считать:
- хранение документации;
- учет;
- передача либо выдача третьему лицу по требованию.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Порядок подготовки документов к учету и составлению для них реестра
Порядок подготовки документов
к учету заключается в следующем:
- Следует собрать необходимую документацию по каждой категории по отдельности. Кроме того, распоряжения и так далее рекомендуется также сортировать по их авторству.
- На следующем этапе формируются папки для их дальнейшего хранения, а затем в хронологическом порядке, в том числе с присвоением каждой их них инвентарного номера.
- На третьем этапе создается так называемая таблица, в которой описывается вид документа и его непосредственное предназначение. Следует также учитывать, что в этой таблице должна быть вся важная информация по каждому документу, дабы не открывать сам документ при первой необходимости.
Что касается реестра документов ЗАО, ОАО и так далее, то он в свою очередь в обязательном порядке должен содержать всю информацию, которая поможет в короткие сроки идентифицировать зарегистрированных в реестре юридических и физических лиц.
В процессе ведения реестра, необходимо вести записи в хронологическом порядке. Это позволит избежать в дальнейшем всяких недоразумений.
Правила оформления и составления
Оформление, в том числе и составление реестра документов, может осуществляться несколькими вариантами :
- электронным;
- рукописным.
В том случае, если реестр на протяжении всего периода заполняется разными людьми, последняя графа должна обязательно указывать на того, кем была внесена последняя запись. В случае, если реестр ведется в рукописном варианте, помимо указания лица, которое заполняло последним, должна быть и именная печать.
Все технические ошибки, которые могли произойти в результате заполнения реестра, должны быть изменены только по приказу вышестоящего руководства. Ошибки должны быть исправлены на протяжении 3 суток с момента обнаружения некорректных данных.
Для того, чтобы изменения в реестре были согласно действующего законодательства, следует изначально написать письменное заявление, в котором указывается вид ошибки и должностное лицо, которое ее допустило.
В процессе изменения ошибки, необходимо это фиксировать по инвентарному номеру и графе, также запись подтверждается подписью ответственного лица и штампом (для рукописного варианта).
Правила ведения
Ключевыми моментами в ведении реестра документов являются:
- проверка всей документации, которая подлежит включению в реестр;
- присвоение каждому документу индивидуального регистрационного номера;
- внесение необходимой информации об авторах того или иного документа.
Подразделение, которое непосредственно отвечает за ведение реестра, обязано регулярно проверять комплектность и правильность оформления документации, которая подлежит включению в реестр. В частности:
- если проверка документации прошла успешно, ей присваивается индивидуальный номер;
- при выявленных нарушениях в документации, она возвращается обратно для корректировки.
Кроме того важно помнить о таких моментах , как:
- лица, которые непосредственно отвечают за ведение реестра, назначаются согласно приказу вышестоящего руководства. Они несут полную ответственность за ведение всей документации, в том числе и ее сохранности;
- вся документация, которая находится в реестре, в обязательном порядке должна находиться в безопасном месте, где ей гарантирована сохранность;
- необходимая документация, которая находится в составе реестра, выдается только лично по приказу вышестоящего руководства на определенный срок.
Безусловно, составить реестр задача не такая уж и сложная, как многие ее описывают. По сути, это так называемая опись, обратившись к которой можно в короткие сроки найти необходимый документ.
Правильно составленный реестр поможет существенно сэкономить время на поиск необходимых документов.
В свою очередь, он включает
в себя такие основные пункты, как:
- содержание . Это, пожалуй, один из основных пунктов в реестре. Четко прописанная информация в нем поможет не только быстро отыскать необходимый документ, но и снизить вероятность непосредственного обращения нему. В этом пункте должны быть прописаны все ключевые моменты документа;
- регистрационный номер . Он является обязательным условием в ведении реестра документации, поскольку благодаря инвентарному номеру документа, можно за считанные секунды оттаскать его месторасположение, тем самым существенно увеличить свою ;
- дата занесения в реестр . Пункт, который является весьма необходимым в реестре. Проблема в том, что многие забывают, какой именно документ им нужен, однако помнят число, когда он был занесен в реестр. Обратившись к таблице со временем, можно с легкостью отыскать документ.
Особенности составления и содержания реестра для передачи документов
Для передачи необходимой документации необходимо создать так называемый акт приема/сдачи. Действующим законодательством не предусмотрена определенная форма заполнения, что приводит к частым неразберихам.
Единственное, что необходимо знать при формировании , так это то, что его в обязательном порядке должно быть несколько экземпляров.
Подобный документ может быть использован как для внутренней отчетности, так и внешней.
Это единственный документ, благодаря которому можно в дальнейшем избежать различных недоразумений и подтвердить факт передачи документов третьему лицу.
Что касается самого ведения реестра, то в этом плане достаточно иногда контролировать законодательные акты, дабы во время изучить возможные в нем изменения.
Преимущества использования
На сегодняшний день реестр документов ведут абсолютно все, – от начинающего предпринимателя до крупных компаний.
В первую очередь это связано с его ключевым преимуществом
, – существенная экономия времени при поиске необходимого документа. Правильно составленный реестр позволяет за короткий срок отправлять уведомления, запросы, отыскать необходимый документ по требованию налоговой инспекции и так далее.
Кроме этого, реестр позволяет просто осуществлять свою трудовую деятельность на качественном уровне.
На сегодняшний день существует огромное количество компаний, которые оказывают помощь в формировании реестра.
Но, как показывает практика, сделать это самостоятельно не составит большого труда, и более того, позволит существенно сэкономить бюджет.
Стоит также отметить, что отсутствие реестра документов хоть и не преследуется по закону, но вправе существенно испортить жизнь предпринимателям. Ведь в первую очередь это связано с тем, что за годы работы может накопиться огромная стопка документов, а если проверяющий орган потребует предоставить какой-либо один из них, а предприниматель не знает где он? Вот в этот момент, могут начаться серьезные проблемы.
Как правильно оформить данный документ в 1С:Бухгалтерия 3.0, рассказано в следующем видеоуроке:
Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.
Ведение реестра документов
Реестр документов удобно заполнять в Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.
Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.
В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.
Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel
Создание печатной формы
Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.
В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:
Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр...».
Заполнение печатной формы
Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel - «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».
В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР("Печать ДМО"!G1;"Реестр ДМО"!A2:J102;2;ЛОЖЬ)
Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».
Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.
Вы можете скачать ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Сопроводительный реестр документов. Форма № 16
код по окуд 0903014 типовая форма no. 16 кладовая кому: бухгалтерии сопроводительный реестр документов за 20 года no. +-+ наименование номера количество отметка бухгалтерии документов документов +-+-+-+-...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Реестр приемки-сдачи документов. Форма № м-13
Новлением госкомстата ссср от 28.12.89 nо. 241 +-+ (предприятие) код по окуд +-+ (структурное подразделение) реестр nо. приемки - сдачи документов по за 20 г. (приходу или расходу) +-+ nо. группы материа-количество номера первичны...
Учредительные договоры, уставы → Образец. Перечень и отдельные формы документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности
Отдельные формы документов , представляемых в комитет по управлению имуществом для исключения ликвидируемого предприятия из реестра реестра (прилагается). 2. устав ликвидируемого предприятия. 3. договор...
Учредительные договоры, уставы → Образец. Перечень документов для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности
Отдельные формы документов , представляемых в комитет по управлению имуществом для исключения ликвидируемого предприятия из реестра собственности 1. письмо-заявка об исключении из реестра (прилагается) 2. устав ликвидируемого предприятия 3. учредител...
Документы делопроизводства предприятия → Сопроводительный реестр сдачи документов (Унифицированная форма N ТОРГ-31)
документ "сопроводительный реестр сдачи документов (унифицированная форма n торг-31)" в формате excel вы можете получить по ссылке "скачать файл" ...
Документы делопроизводства предприятия → Реестр документов, подтверждающих произведенные расходы (приложение к декларации о совокупном годовом доходе)
приложение к письму гнс рф от 20.01.97 nо. пв-6-08/58 реестр документов , подтверждающих произведенные расходы +-+ no. наименование содержание документасумма отметка о возвращении...
Договор банковского счёта. Расчётно-кассовое обслуживание → Образец. Сопроводительное письмо к документам по экспортному аккредитиву (используется при отправке документов за границу)
При ответе ссылайтесь на наш номер when replying please refer to our -+- no. - препровождаем вам при этом следующие документы : we send you enclosed herewith the following documents/nous vous remettons ci-joint les documents suivants: - тратта с...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма)
приказ об открытии и порядке ведения реестра акционеров (к положению о реестре акционеров и порядке его ведения) (типовая форма) к положению о реестре акцион...
Защита прав собственности → Образец. Выписка из реестра акционеров
(наименование общества) выписка из реестра акционеров номер выписки nо. г. "" 20 г. держатель реестра : кому выдана: настоящая выписка...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Реестр чеков
реестр чеков no. +-+ +-+ лист "" 20 г. дебет - разные кредит сч. no. +-+ банк получателя код -+- получатель...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Журнал выдачи выписок из реестра акционеров
журнал выдачи выписок из реестра акционеров - no. дата фамилия, имя, отчествономертип выписки подписьподпись выдачи акционера счетаобыкн./залогрегист-...
Опись документов - образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья .
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье .
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
