Как провести проверку кадрового делопроизводства в филиале компании. Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит Образец приказа о проведении аудита кадрового делопроизводства

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита.

Кадровый аудит – это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки послеувольненияобиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии,увольнениепо инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.

Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.

В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.

После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы:

• документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
• документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189, 190 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	п. 8 ст. 86 ТК РФ
Инструкция по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Положение об оплате труда	ст. 135 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание	ст. 57 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	ст. 91, 99 ТК РФ
Приказы по основной деятельности	Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда	п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»
Журнал учета мероприятий по контролю	ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
Трудовой договор	ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовая книжка	ст. 65, 66 ТК РФ
Личная карточка	п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приказы по личному составу	ст. 62, 68, 84.1 и т.д.
Заявления работников	ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ	Условия, при которых документ становятся обязательным
Должностные инструкции
Положение о премировании	Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение о неразглашении коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек. Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).

Пример из практики:

По итогам кадрового аудита, который мы проводили у клиента нашей компании, были выявлены отдельные нарушения кадрового учета и рисковые ситуации:

• Нет обязательных локальных нормативных актов.
• Нет документов по штатному расписанию.
• Нет графика отпусков.
• Отсутствуют табели учета рабочего времени.
• Нет обязательных кадровых журналов.
• Нет приказов по основной деятельности по кадровому учету.
• Нет приказов по личному составу.
• Нет личных карточек работников.
• Отсутствуют документы об ознакомлении с локальными нормативными актами.
• Отсутствуют согласия на обработку и передачу персональных данных.
• Нет должным образом оформленных должностных инструкций на работников, хотя в трудовом договоре делается ссылка на должностную инструкцию.
• Ответственные лица Общества не проверены на дисквалификацию.
• В содержании трудовых договоров допущены ошибки, такие как: отсутствуют паспортные данные работника и ИНН работодателя, нет условия об обязательном страховании работников, не прописаны периодичность и даты выплаты заработной платы, не указана дата начала работы.
• Некорректно ведутся трудовые книжки работников, а именно: во многие трудовые книжке не внесены записи о приеме, переводах, неправильно вносятся записи в книжки.

Для устранения данных нарушений, нами был написан подробный отчет о результатах кадрового аудита и к каждому нарушению даны инструкции по исправлению. В результате клиент быстро привел документы в порядок, следуя подробным рекомендациям.

Нет сомнений в том, что кадровый аудит- важнейший инструмент снижения рисков, связанных с нарушениями ведения кадрового учета. Многие руководители считают, что кадровый аудит никому ненужная и дорогостоящая процедура, но это ошибочное мнение, так как проведение кадрового аудита поможет определить реальное состояние дел, выявить нарушения и ошибки. Частные изменения трудового законодательства, сложность его правильного применения, участившиеся проверки работодателей со стороны трудовой инспекции и других контролирующих органов, ужесточение ответственности за нарушение трудовых прав работников указывают на необходимость проведения кадрового аудита. Кадровый аудит можно провести собственными силами и в данной статье был описан порядок его проведения.

Аудит — это процедура независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта на предмет выявления рисков и возникновения конфликтных ситуаций. Аудит бывает внутренним, когда проводится силами самой организации, и внешним, когда для оценки деятельности в той или иной области компании привлекаются сторонние специалисты на договорной основе. Чаще всего термин «аудит» употребляется применительно к проверке бухгалтерской отчетности компаний, однако есть и иные виды, например, кадровый аудит. Многие слышали это словосочетание, а вот в чем суть данной процедуры, не представляют. Сегодня мы поговорим именно об аудите кадровой документации, расскажем, для чего он необходим, когда и кем проводится.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности. Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек);

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);

— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Трудовой кодекс.

Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений. Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации.

Что проверяем?

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

3. Включить в состав комиссии:

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

С приказом ознакомлены:

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся:

1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.

3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г. Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н. Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.

6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.

7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

8. Приказы по личному составу:

— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).

Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.

9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.

Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены. Например, в силу требований ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.

А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от 16.02.2005 N 159 утверждена примерная форма контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы. Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме. А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения. На основании ст. 84.1 ТК РФ они должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст. 57 ТК РФ обязательны для включения в их текст.

Локальные нормативные акты, книги, журналы учета

Начнем с того, что на основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством.

Следующие документы также необходимо проверить.

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот документ регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

2. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях. Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.

3. Положение о хранении и защите персональных данных работников (или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования). Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст. 87 ТК РФ.

4. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст. 135 ТК РФ — системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

Если в учреждении разработаны иные локальные нормативные акты, регламентирующие какую-то область трудовых отношений, рекомендуем проверить их на предмет наличия условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, и юридической силы (учтено ли в необходимых случаях мнение представительного органа работников, утвержден ли документ руководителем учреждения, ознакомлены ли с актом работники и пр.). Это могут быть:

— коллективный договор;

— договор о коллективной материальной ответственности;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций. С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а она прописывается либо в трудовом договоре, либо, чтобы его не загружать, в должностной инструкции. Поэтому иногда инструкция просто необходима.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

Наименование журнала	Нормативный акт
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним	Пункты 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, форма установлена приложением 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее	Те же
Журнал учета проверок	Статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141

Кроме названных обязательных журналов в учреждении могут вестись иные журналы для систематизации информации по кадровому учету, такие как:

— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.

Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление. Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается. Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана.

Примечание. Анализ системы регистрации и систематизации документов очень важен, поскольку даёт информацию о том, как в учреждении организована система хранения документов.

Аудит программного обеспечения

В настоящее время большинство учреждений ведет кадровую документацию с помощью специализированных программных продуктов, а это значит, что проверять придется и их.

Инспектируя, обязательно проверьте, обеспечивает ли программа возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства (возможно, что разработчики программного продукта «потеряли» отдельные необходимые реквизиты), все ли унифицированные формы содержатся в программе, насколько часто она обновляется, все ли формы документов актуальны.

Следующий немаловажный аспект, который нужно проверить, — порядок доступа к программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации. При этом необходимо выяснить, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает возможность доступа к электронным формам документов тех сотрудников, в чьи служебные обязанности не входит работа с такими данными.

Аудит программного обеспечения работы кадрового подразделения позволит определить возможные каналы несанкционированного доступа или утраты кадровой информации, а также оценить целесообразность использования конкретного программного продукта.

Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства.

Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.

Итоги аудита документов кадровой службы

Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски. Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45).

В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).

В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности. Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки.

И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.

Выявленные нарушения	Нарушенный нормативный акт	Возможное наказание	Рекомендации по исправлению
1. Штатное расписание и документы по оплате труда
Установлена вилка окладов в штатном расписании	Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ. Нарушен принцип одинаковой оплаты за равный труд		Разработать дифференцированную систему оплаты труда, например, ввести доплату работникам, имеющим дополнительные качества
2. Трудовые книжки
В раздел «Сведения о поощрении» внесена запись о приеме на работу	Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек	Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ)	Оформить вкладыш в трудовую книжку и перенести в него ошибочно внесенные в раздел «Сведения о поощрении» записи
3. Приказы об увольнении работника
В основании расторжения не указывается часть статьи Трудового кодекса	Формы Т-8, Т-8а, ст. 84.1 ТК РФ	Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ)	Указывать в дальнейшем
4. Журналы регистрации и учета кадровых документов
Нет журнала учета мероприятий по контролю	Статья 16 Федерального закона N 294-ФЗ	—	Оформить
5. Иные нарушения
Не проводится проверка на наличие дисквалификации при приеме работников на руководящие должности	Статья 32.11 КоАП РФ	Административный штраф до 100 000 руб. (ст. 14.23 КоАП РФ)	Перед заключением трудового договора с работниками, претендующими на руководящую должность, направлять запрос о возможной дисквалификации физического лица в ФНС, ведущую реестр дисквалифицированных лиц

Второй – исходящая информационно-справочная документация:

• ответы на входящие запросы;
• инициативные и информационные документы организации (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

Третий – внутренняя информационно-справочная документация:

• внутренняя переписка (докладные, служебные, объяснительные записки);
• другие документы (протоколы, планы, акты, отчеты и т. п.).

Учет информационно-справочных документов Учет входящей и исходящей информационно-справочной документации в кадровой службе ведите в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции. Обработкой входящей корреспонденции может заниматься специально уполномоченный сотрудник кадровой службы (секретарь, делопроизводитель).

Приказ о проведении аудита кадровой документации (образец заполнения)

Фактически отработанное работниками время фиксируется в табеле учета рабочего времени. Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР).

Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок. Однако, согласно ч. 4 ст. 168 ТК РФ, иметь коллективный договор либо ЛНА, регламентирующий порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, обязаны все негосударственные работодатели.
Компенсация расходов, которые сотрудники несут во время командировки, может быть принята в качестве затрат организации, согласно Налоговому кодексу РФ, только если это указано в коллективном договоре либо ЛНА.

Приказ о проведении кадрового аудита (образец заполнения)

Организационные документы К организационным документам, в частности, относятся: Распорядительные документы К распорядительным документам относятся:

• приказы и распоряжения, в которых отражаются вопросы работы с кадрами;
• документы по личному составу, отражающие движение и учет кадров (личные карточки, личные дела).

Подготовка организационных и распорядительных документов При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т.

д.).
Основными из них являются: — Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек); — Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек); — Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1); — Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»; — Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»; — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Порядок проведения внутреннего кадрового аудита

Внимание

В таком журнале контролирующие органы делают запись о проведенной проверке. Типовая форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141.

Помните, что журнал должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя. 10. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2).
Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (приложение №3). Обязанность ведения этих журналов установлена Порядком учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г.
№ 739н. 11. Локальные нормативные акты.

Проверяем документацию кадрового подразделения

Важно

В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)). В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности.

Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки. Также, назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации.

Проводим внутренний кадровый аудит

Разовые кадровые аудиты проводятся либо новым должностным лицом, принимающим дела, либо с привлечением внешних специалистов. Можно заключить договор на оказание услуг со специалистом либо с организацией, специализирующейся на проведении кадрового аудита.

С чего начинать проведение внутреннего кадрового аудита? Необходимо проверить наличие (отсутствие) ЛНА у работодателя и соответствие их нормативным требованиям. У любого работодателя, независимо от организационно-правовой формы и формы собственности, обязательно должны быть в наличии ЛНА.

РИСКИ, ВОЗНИКАЮЩИЕ ПРИ ОТСУТСТВИИ ТЕХ ИЛИ ИНЫХ ЛНА Положение об оплате труда Этот документ не является обязательным ЛНА работодателя. Для начисления заработной платы достаточно иметь трудовые договоры с работниками и соответствующие приказы (о приеме на работу, переводе на другую работу и т.

п.). Однако ст.
Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов – какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3) Таблица 3 Сверка документов Документ есть Документ отсутствует Правила внутреннего трудового распорядка Положение о защите персональных данных Положение о премировании Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка Положение об оплате труда Положение о премировании Штатное расписание График отпусков … … Экспертиза документов После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Приказ о проведении кадрового аудита образец

Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). Единый перечень документов, которые инспекция может запросить у организации, законодательством не установлен. Список таких документов определяется индивидуально для каждого случая проверки в зависимости от целей ее проведения и отражается в распоряжении (приказе) о проведении проверки (п.

8 ч. 2 ст. 14 Закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ). В частности, трудовая инспекция может запросить:– учредительные документы организации, а также приказы, подтверждающие полномочия ее должностных лиц;– трудовые договоры с сотрудниками;– личные карточки сотрудников;– штатное расписание;– трудовые книжки сотрудников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек;– приказы по кадрам (прием, перевод, отпуск, увольнение и т.

Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям. В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами.

Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит. После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения кадрового аудита следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.
Назначить ответственным за проведение аудита кадровой документации заместителя генерального директора по общим вопросам Мишина Г.С. 5. Назначить лицом, уполномоченным взаимодействовать с консалтинговой компанией ООО «Бест Консалт» по вопросу проведения аудита кадровой документации, начальника отдела кадров Давыдова А.М. 6. Начальнику канцелярии Кругловой М.С. выдавать по запросу руководителя рабочей группы Давыдова А.М. документы по личному составу для проведения аудита в соответствии с инструкцией по делопроизводству ЗАО «Цветы России» согласно утвержденному графику проведения аудита. 7. Обязать членов рабочей группы выдавать документы, содержащие персональные данные работников, с соблюдением правил, установленных положением о порядке работы с персональными данными работников ЗАО «Цветы России». Генеральный директорК.А.
ТК РФ установлено требование, согласно которому системы оплаты труда у данного работодателя устанавливаются или коллективными договорами, соглашениями, или ЛНА. Следовательно, система оплаты труда (даже такая простая, как чисто окладная) должна фигурировать в коллективном договоре либо в ЛНА: ПВТР (в разделе «Оплата труда работников») или самостоятельное Положение (когда система оплаты труда более сложная). При наличии премиальной системы оплаты труда Положение об оплате труда и премировании работников является документом, регламентирующим:

• принципы формирования системы оплаты труда;
• порядок расчета денежного вознаграждения за труд;
• критерии и процедуру оценки труда.

Говоря об оплате труда работников, следует обратить внимание на расчетные листки по заработной плате.

Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ . При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами. Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит. Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли .

Основные вопросы

Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка . Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.

Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка . Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.

Также нужно выяснить, что проверять:

• правильность ведения делопроизводства;
• расстановку кадров.

Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания . Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.

С чего начать

Отправная точка кадрового аудита – издание приказа ( ). В приказе
обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:

• кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
• юриста;
• бухгалтера;
• представителя администрации.

После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов :

• подбор методических и правовых документов;
• проверка наличия обязательных документов и дел;
• оформление отчёта.

Подбираем методические материалы

Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу) . В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:

• Трудового кодекса;
• Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
• Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
• Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).

Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+» .

Проверяем документы делопроизводства

Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в
которую потом методично придётся вносить данные . Титульная страница ведомости должна содержать:

• название («Ведомость проверки кадровых документов»);
• основание (реквизиты приказа);
• состав комиссии;
• период аудита.

Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:

• «порядковый номер»;
• «Документ отсутствует»;
• «Документ есть, но требует изменений»;
• «Документ соответствует законодательству».

Важно

Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника , например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.

В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:

Перечень документов

• трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
• трудовые книжки;
• штатное расписание;
• книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
• график отпусков;
• табель учёта рабочего времени;
• личные карточки;
• приказы о приёме на работу;
• приказы о переводах, увольнении;
• приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
• приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
• личные дела;
• заявления работников (могут подшиваться к приказам);
• правила внутреннего распорядка;
• положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
• инструкции по охране труда;
• журналы ознакомления с ЛНА;
• колдоговор (при наличии);
• должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
• перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
• графики сменности;
• договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).

Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации :

• бланков трудовых книжек и вкладышей;
• учёта проверок;
• трудовых договоров;
• приказов по личному составу и по основной деятельности;
• заявлений.

Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:

• включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
• подписаны ли все личные документы и приказы;
• правильно ли заполнены трудовые книжки;
• прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
• соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.

Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии , а по результатам её заполнения составляется отчёт.

Оформляем отчёт

Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта . Он составляется в свободной форме и может содержать элементы структуры:

• название и дата документа;
• сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
• данные об обнаруженных недостатках (кратко);
• рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).

К отчёту прилагается копия ведомости.

важно

Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел , что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.

В заключение совет : если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию , в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.

Ведение кадрового учета является обязательным для любой компании и подразумевает разработку множества документов. Все кадровые документы должны быть в идеальном порядке, в этом случае компании не страшны риски, связанные с нарушением трудового законодательства, такие как государственные проверки, штрафы, приостановление деятельности, дисквалификация, трудовые споры с сотрудниками. Но не все работодатели уделяют должное внимание правильности ведения кадрового делопроизводства и качеству кадровых документов, вследствие чего в документах возникает беспорядок. Выявить ошибки в ведении кадрового учета и привести документы в порядок поможет проведение кадрового аудита организации.

Кадровый аудит организации или аудит кадровой документации, аудит документооборота - это процедура по оценке системы кадрового документооборота, сложившегося при ведении кадрового учета, включающая в себя проверку наличия всех обязательных кадровых документов и экспертизу кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству Российской Федерации, в целях минимизации рисков штрафных санкций, связанных с проведением проверок соблюдения трудового законодательства, а также рисков трудовых споров и жалоб работников.

Кадровый аудит необходимо проводить в следующих случаях:

• при предстоящей государственной проверке;
• при смене специалиста по кадрам;
• при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
• при смене руководства компании;
• при изменении законодательства.
• Кадровый аудит можно провести самостоятельно или доверить его проведение сторонней организации. Существуют специализированные компании, которые проводят кадровый аудит, они проведут проверку и напишут детализированный отчет, в котором будут указаны ошибки и нарушения, а также рекомендации по их устранению. Но их услуги стоят дорого, поэтому не все руководители соглашаются обратиться к таким компаниям.
• В этом случае поможет проведение аудита кадровой документации своими силами. Для этого нужно издать приказ о проведении проверки, определить ее цели и сроки, а также прописать лиц, которые будут проводить кадровый аудит.
  После издания приказа, необходимо определить этапы проведения кадрового аудита. Из определения аудита кадровой документации следует, что первым этапом является проверка наличия всех обязательных кадровых документов, а вторым экспертиза на предмет соответствия кадровой документации действующему законодательству. Рассмотрим подробнее каждый этап проведения кадрового аудита.

Проверка наличия обязательных кадровых документов

Работодатель несет ответственность за отсутствие обязательных кадровых документов, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, поэтому при проведении кадрового аудита первым делом необходимо определить перечень таких документов и проверить их наличие в компании.

Обязательные кадровые документы можно подразделить на две группы :

• документы, которые обязательны для всех компаний независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности;
• документы, которые становятся обязательными при определенных условиях.

К первой группе относятся документы, обязательность которых прописана в трудовом законодательстве, например, локальные нормативные акты, которые разрабатываются каждым работодателем самостоятельно и которые отражают условия труда именно в данной организации. Перечень всех документов, которые относятся к данной группе, приведен в таблице 1.

Таблица 1 Кадровые документы, обязательные для всех работодателей

Правила внутреннего трудового распорядка	ст. 189, 190 ТК РФ
Положение о защите персональных данных	п. 8 ст. 86 ТК РФ
Инструкция по охране труда	ст. 212 ТК РФ
Положение об оплате труда	ст. 135 ТК РФ
График отпусков	ст. 123 ТК РФ
Штатное расписание	ст. 57 ТК РФ
Табель учета рабочего времени	ст. 91, 99 ТК РФ
Приказы по основной деятельности	Инструкция по заполнению формы Т-3 Постановления Госкомстата от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций», п. 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» и т.д.
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них	п. 40, 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Журнал учета прохождения инструктажа по охране труда	п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ и Минобрахования РФ от 12.02.2003 г. № 1 «Об утверждении Порядка обучения охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций»
Журнал учета мероприятий по контролю	ч. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ « О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»
Трудовой договор	ст. 56, 57, 67 ТК РФ
Трудовая книжка	ст. 65, 66 ТК РФ
Личная карточка	п. 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»
Приказы по личному составу	ст. 62, 68, 84.1 и т.д.
Заявления работников	ст. 80, 127, 128, 255 ТК РФ и т.д.

Ко второй группе относятся документы, которые становятся обязательными при наличии определенных условий, которые могут быть обусловлены спецификой организации или если на данные документы делается ссылка в трудовом договоре, локальном нормативном акте или других документах. Перечень таких документов приведен в таблице 2.

Таблица 2 Документы, которые могут стать обязательными при наличии определенных условий

Документ	Условия, при которых документ становятся обязательным
Должностные инструкции
Положение о премировании	Если не расписана система материального стимулирования в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда или правилах внутреннего трудового распорядка
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение о неразглашении коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники - материально ответственные лица

Также работодатели могут утверждать и другие локальные нормативные акты, обязательное наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, положения об отделах, о персонале, аттестации и т.д.

Завершающим действием первого этапа кадрового аудита является сверка документов - какие документы есть, а какие нужно разработать. Для удобства результаты сверки можно свести в таблицу (таблица 3)

Таблица 3 Сверка документов

Экспертиза документов

После того, как мы определили список обязательных документов, проверили их наличие, необходимо проверить правильность их оформления, а также соответствие требованиям законодательства.

Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании.

Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись. При проверке локальных нормативных актов необходимо использовать соответствующие статьи Трудового кодекса Российской Федерации.

С каждым работником должно быть подписано согласие на обработку и передачу его персональных данных, если работнику, по его просьбе, оформляются справки, то на каждую справку работник должен написать письменное согласие на передачу его персональных данных третьей стороне.

В графике отпусков должны быть указаны не только плановые отпуска, но и должны делаться отметки о фактических отпусках, о переносах отпусков. Сотрудники должны быть письменно уведомлены о дате начала отпуска за две недели.

В организации должно быть актуальное штатное расписание, которое утверждается приказом, если в штатное расписание вносятся изменения, то должны быть изданы приказы о внесении изменений в штатное расписание.

Табели учета рабочего времени должны быть за каждый месяц, в табелях должны отображаться сведения обо всех сотрудниках (об отпусках, больничных, прогулах и т.д.).

Просматривая распорядительные документы, необходимо проверить, чтобы приказы по личному составу хранились отдельно от приказов по основной деятельности. Если компания не использует унифицированные формы документов, а разработала и использует свои формы, то данные формы документов должны быть утверждены приказом руководителя компании.

При аудите трудовых книжек, необходимо проверить наличие приказа по основной деятельности о назначении ответственного за ведение трудовых книжек . Все трудовые книжки должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, все книжки должны быть в наличии и в них должны быть внесены все записи (приемы, переводы, награждения), вкладыши должны быть вшиты в трудовые книжки. Работодатель должен сам закупать бланки трудовых книжек и вкладышей и зафиксировать их в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Бланки трудовых книжек и вкладышей должны храниться в бухгалтерии, которая ведет приходно-расходную книгу, передача бланков в отдел кадров осуществляется на основании служебных записок или заявок ответственного за ведение трудовых книжек. Новые трудовые книжки и вкладыши оформляются работникам на основании их заявлений.

Трудовые договоры должны быть заключены с каждым работником, содержание трудового договора должно соответствовать статье 57 Трудового кодекса Российской Федерации, то есть в трудовом договоре, как минимум, должны быть указаны сведения и условия, предусмотренные данной статьей.

Обратите внимание на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Все кадровые журналы должны быть пронумерованы, прошиты и скреплены печатью и подписью руководителя компании, а книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них опломбированы или скреплены сургучной печатью.

Оформление итогов кадрового аудита

По итогам кадрового аудита, лица, проводившие аудит, составляют отчет о результатах проверки. В отчете по кадровому аудиту отображаются выявленные ошибки и меры, необходимые для устранения данных ошибок, делаются выводы о состоянии кадрового учета и риски, которые возникают у компании.

Отчет можно разделить на два блока.

В первом блоке распишите итоги аудита обязательных кадровых документов по компании (локальных нормативных актов, приказов по основной деятельности, штатного расписания, графика отпусков и т.д.).

Во втором блоке распишите результаты проверки документов по делу каждого сотрудника (трудовой договор, личная карточка, ознакомление с локальными нормативными актами, трудовая книжка).